Baze de Date

3.2. DEFINIREA ELEMENTELOR BAZELOR DE DATE DIN ACCESS

Definitia traditionala a unei baze de date este aceea de colectie de date înregistrate înrudite într-un mod organizat. Access este un unicat în cadrul aplicatiilor pentru crearea de baze de date gratie structurii sale cu fisiere complete în care sunt create bazele de date. Un singur fisier.mdb din Access poate contine obiecte de date (tabele, indexuri si interogari), precum si obiecte aplicatie (formulare, rapoarte, macrocomenzi si module de cod VBA). Ca atare, putem sa cream o aplicatie Access pentru baze de date completa într-un singur fisier.mdb. structura de fisiere.mdb completa folosita de Access simplifica operatiile de creare si de distribuire a aplicatiilor pentru baza de date.

Bazele de date Access pot contine urmatoarele elemente într-un singur fisier.mdb:

1. Tabelele – înregistraza datele într-un format pe linii si coloane ca acela folosit de aplicatiile pentru calculul tabelar. Putem sa importam tabele din alte aplicatii pentru baze de date (de exemplu din FoxPro), din baze de date client/server (de exemplu Microsoft SQL Server) si din aplicatii pentru calcul tabelar (cum ar fi Microsoft Excel). De asemenea, putem sa legam la bazele de date Access alte tipuri de tabele pentru baze de date, fisiere formate si alte baze de date Access.

2. Interogarile – afiseaza datele selectate din cel mult 16 tabele. Cu ajutorul interogarilor putem sa stabilim modul de prezentare a datelor, selectând tabelele care compun interogarea si pâna la 255 de câmpuri specifice (coloane) din tabelele selectate. Pentru a determina înregistrarile (liniile) care trebuie afisate, specificam criteriile pe care trebuie sa le îndeplineasca datele din interogare pentru a fi afisate,

3. Formularele – afiseaza datele incluse în tabele sau interogari si ne permit sa adaugam noi date si sa actualizam sau sa stergem datele existente. În formulare, putem sa includem ilustratii si grafice, si chiar prezentari vocale sau muzica. Subformularele sunt formulare continute într-un formular principal.

4. Rapoartele – tiparesc datele din tabele sau interogari în aproape orice format dorim. Access ne permite sa adaugam elemente grafice în rapoarte, astfel ca putem tiparii chiar un catalog complet, cu ilustratii ale produselor folosind o baza de date Access. Facilitatile programului Access pentru lucrul cu rapoarte sunt mult mai flexibile decât cele pe care le ofera majoritatea aplicatiilor pentru gestionarea bazelor de date relationale, inclusiv a celor create pentru calculatoare de putere medie si mare.

5. Macrocomenzile – automatizeaza operatiile executate în Access. Macrocomenzile sunt acum depasite. Ele mai sunt folosite, uneori, pentru a asigura compatibilitatea cu aplicatiile pentru baze de date create cu versiuni anterioare ale programului Access. Microsoft recomanda folosirea codurilorde programare VBA.

6. Modulele – contin coduri VBApe care le scriem noi pentru a crea functii personalizate pe care sa le folosim în formulare, rapoarte si interogari, precum si pentru a subproceduri care sa poata fi folosite de toate modulele de clasa. Prin includerea codurilor VBA în baza de date putem crea aplicatii complete pentru baze de date cu meniuri, bare de instrumente si alte facilitati personalizate.

7. Relatiile – definesc legaturile existente între tabelele dintr-o baza de date.

8. Paginile – sunt pagini DAP (Data Access Pages) cu ajutorul carora putem sa afisam si sa editam datele introduse în Access pentru publicarea ca pagini Web într-un server intranet.

O definitie mai buna pentru o baza de date Access este aceea de colectie de date înrudite si, optional de metode necesare pentru selectarea, afisarea, actualizarea si includerea datelor în rapoarte. Aceasta definitie subliniaza doesebirea dintre Access si alte aplicatii pentru gestionarea bazelor de date. Chiar si sistemele pentru baze de date client/server, cum ar fi Microsoft SQL Server, care includ toate tabelele înrudite într-o singura baza de date, nu includ echivalentul de formulare si rapoarte în aceeasi baza de date. Trebuie sa folosim o alta aplicatie, denumita aplicatie de interfata, ca sa atasam, sa editam si sa includem în rapoarte datele din baza de date client/server. Putem sa folosim programul Access si în scopul de a crea aplicatii de interfata pentru bazele de date client/server legând tabelele din baza de date client/server la baza de date Access.

O baza de date Access are urmatoarele caracteristici:

- Contine interogarile, formularele, rapoartele si macrocomenzilenecesare pentru afisarea datelor într-un mod semnificativ si pentru actualizarea datelor atunci când este cazul;

- Nu este necesar ca utilizatorii bazei de date sa stie cum sa creeze vreunul dintre elementele sale compomente. Toate elementele unei baze de date sunt predefinite în întregime în timpul etapei de proiectare a aplicatiei;

- Este automatizata prin codurile VBA, astfel încât utilizatorii sa-si poata exprima optiunile folosind butoane de comanda sau meniuri personalizate în locul listelor din fereastra Database.

Toate aplicatiile pentru gestionarea bazelor date ne permit sa introducem, sa editam, sa afisam si sa tiparim informatiile continute în unul sau în mai multe tabele împartite în linii si coloane.

În acest moment, definitia aplicatiei pentru gestionarea bazelor de date nu difera de cea a unei aplicatii pentru calcul tabelar. Majoritatea aplicatiilor de calcul tabelar pot imita functiile simple ale unei baze de date.

Principalele caracteristici care deosebesc sistemele pentru gestionarea bazelor de date relationale (RDBMS) de aplicatiile pentru calcul tabelar sunt:

- Toate sistemele RDBMS sunt proiectate pentru a lucra eficient cu mari cantitati de date, cu mult mai mari decât cele care pot fi procesate în mod eficient de programele de calcul tabelar;

- Sistemele RDBMS permit legarea cu usurinta a doua sau mai multor tabele în asa fel încât sa le apara utilizatorilor ca si când ar forma un singur tabel. Acest proces este dificil si chiar imposibil de realizat în programele de calcul tabelar;

- Sistemele RDBMS minimizeaza multiplicarea informatiilor prin folosirea repetarilor numai în cazul acelor date prin care se realizeaza legatura dintre mai multe tabele.

Access are o structura proprie a fisierelor cu baze de date, asemanatoare celei folosite de sistemele RDBMS client/server, care foloseste extensia .mdb. Access se deosebeste de bazele de date traditionale prin faptul ca un singur fisier cuprinde toate tabelele, indexurile, formularele si definitiile pentru rapoarte care sunt înrudite între ele. Fisierul .mdb contine chiar si codurile de programare pe care le scriem în VBA.

În afara structurii cu fisierele bazelor de date având extensia .mdb, Access contine si un fisier principal pentru bazele de date, care se numeste fisier al grupului de lucru si are denumirea System.mdw. acest fisier contine urmatoarele informatii:

- Numele utilizatorilor si ale grupurilor de utilizatori care pot deschide programul Access;

- Parolele utilizatorilor si un cod binar unic, numit System ID (SID), care identifica utilizatorul curent în sistemul Access;

- Preferintele de operare pe care le stabilim folosind comanda Tools, Options din meniu;

- Definitii ale barelor cu instrumente personalizate din Access, create de fiecare utilizator în parte.