Control și audit în Prefectura Iași

Introducere

Instituţiile publice au un rol important în cadrul statului deoarece prin intermediul acestora acesta îşi îndeplineşte funcţiile sale. De asemenea, procesele economice în economia de piaţă, , sunt influenţate de stat prin pârghiile economico-financiare la dispoziţia sa, utilizate în vederea corectării dezechilibrelor la nivel macroeconomic.

Sfera de cuprindere a instituţiilor publice este vastă, statul acţionând practic în toate domeniile vieţii economice sau sociale. De asemenea, una din caracteristicele cele mai importante ale economiilor secolului XX, care se continuă şi în secolul XXI, este expansiunea sectorului public. Statul, prin intermediul instituţiilor de care dispune sau prin intermediul întreprinderilor a acţionat, în funcţie de politica urmată în diferite perioade, asupra redistribuirii produsului intern brut în economie, a influenţat pozitiv sau negativ desfăşurarea anumitor activităţi.

Conform legii finanţelor publice, în sfera de cuprindere a instituţiilor publice se cuprind: “Parlamentul, Administraţia Prezidenţială, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi publice, instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finanţare a acestora” .

La nivel local, conform reglementărilor legislative privind finanţele publice locale, instituţiile publice reprezintă “denumire generică ce include comunele, oraşele, municipiile, sectoarele municipiului Bucureşti, judeţele, municipiul Bucureşti, instituţiile şi serviciile publice din subordinea acestora, cu personalitate juridică, indiferent de modul de finanţare a activităţii acestora”

1.Controlul intern si controlul financiar preventiv al institutiilor public

Pentru buna funcţionare a activităţii instituţiilor publice s-au instituit reglementări legislative privind controlul financiar intern şi auditul financiar intern.

1.1 Controlul intern al instituţiilor publice

Controlul intern reprezintă ansamblul mãsurilor întreprinse la nivelul unei instituţii publice cu privire la structurile organizatorice, metodele, procedurile şi sistemele de control şi de evaluare, instituite în scopul:

- realizãrii atribuţiilor la un nivel calitativ corespunzãtor şi îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace şi eficient, a politicilor adoptate, respectãrii legalitãţii şi a dispoziţiilor conducerii;

- protejãrii activelor şi resurselor;

- efectuãrii şi menţinerii de înregistrãri contabile corecte şi complete;

- furnizãrii la timp de informaţii corecte şi complete pentru fundamentarea deciziilor conducerii.

Controlul intern în cadrul unei instituţii publice are urmãtoarele obiective generale:

1) Realizarea, la un nivel corespunzãtor de calitate, a atribuţiilor instituţiilor publice, stabilite în concordanţã cu propria lor misiune, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţã;

Regularitatea - caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de operaţiuni din care face parte

Eficacitatea - gradul de îndeplinire a obiectivelor declarate ale unei activitãţi şi relaţia dintre impactul dorit şi impactul efectiv al activitãţii respective

Economicitatea - mãsura în care se asigurã minimizarea costului resurselor alocate unei activitãţi, fãrã a compromite realizarea în bune condiţii a obiectivelor declarate ale acesteia

Eficienţa - raportul dintre rezultatele obţinute şi costul resurselor, utilizate în vederea obţinerii lor

2) protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei.

Deoarece banii publici sunt obţinuţi în cea mai mare parte pe seama prelevărilor de la populaţie, deci sunt “banii naţiunii” gestionarea lor trebuie să se realizeze în condiţii optime, eliminându-se pe cât posibil realizarea de pierderi, stoparea risipei. Pentru aceasta trebuie ca personalul instutiţiei publice să fie pregătit profesional pentru posturile ocupate, să desfăşoare activitatea cu maxim de seriozitate şi profesionalism pentru a se evita greşelile care por să ducă la efecte nedorite. De asemenea, personalul din instituţiile publice trebuie să aibă un dezvoltat spirit de dreptate, cinste, să nu următrească ca prin folosirea banului public, de multe ori printr-o poziţie abuzivă, să obţină avantaje materiale sau de altă natură .

3) respectarea legii, a reglementãrilor şi deciziilor conducerii;

Personalul instituţiilor publice trebuie să acţioneze conform cu legea, să respecte regulile şi reglementările care sunt specifice acestui domeniu. 4) dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de informare publicã adecvatã prin rapoarte periodice.

Pentru atingerea acestui obiectiv este necesar ca organele de conducere să poată să asigure în interiorul instituţiei, precum şi în relaţiile cu terţi a unui sistem de cooperare în privinţa asigurării unui acces rapid la diverse date referitoare la activitatea desfăşurată, să informatizeze activitatea instituţiei publice prin crearea unui sistem informatic care pe baza datelor introduse în el să poată să furnizeze un volum cât mai mare de date şi posibilităţi cât mai ridicate de combinare a lor.

Conducãtorul instituţiei publice trebuie sã asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementãrilor metodologice, procedurilor şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele generale şi specifice de control intern.

Cerinţele controlului intern pot fi generale şi specifice.

Cerinţe generale ale controlului intern - asigurarea îndeplinirii obiectivelor enunţate mai sus prin evaluarea sistematicã şi menţinerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor, proiectelor sau operaţiunilor

- asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere şi de execuţie, acesta având obligaţia sã rãspundã în orice moment solicitãrilor conducerii şi sã sprijine efectiv controlul intern

- asigurarea integritãţii şi competenţei personalului de conducere şi de execuţie, a cunoaşterii şi înţelegerii de cãtre acesta a importanţei şi rolului controlului intern

- stabilirea obiectivelor specifice ale controlului intern, astfel încât acestea sã fie adecvate, cuprinzãtoare, rezonabile şi integrate misiunii instituţiei şi obiectivelor de ansamblu ale acesteia

- supravegherea continuã de cãtre personalul de conducere a tuturor activitãţilor şi îndeplinirea de cãtre personalul de conducere a obligaţiei de a acţiona corectiv, prompt şi responsabil ori de câte ori se constatã încãlcãri ale legalitãţii şi regularitãţii în efectuarea unor operaţiuni sau în realizarea unor activitãţi în mod neeconomic, ineficace sau ineficient

Cerinţe specifice ale controlului intern

- reflectarea în documente scrise a organizãrii controlului intern, a tuturor operaţiunilor instituţiei şi a tuturor evenimentelor semnificative, precum şi înregistrarea şi pãstrarea în mod adecvat a documentelor, astfel încât acestea sã fie disponibile cu promptitudine pentru a fi examinate de cãtre cei în drept

- înregistrarea de îndatã şi în mod corect a tuturor operaţiunilor şi evenimentelor semnificative

- asigurarea aprobãrii şi efectuãrii operaţiunilor exclusiv de cãtre persoane special împuternicite în acest sens

- separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare sã fie, într-o mãsurã adecvatã, încredinţate unor persoane diferite

- asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile

- accesarea resurselor şi documentelor numai de cãtre persoane îndreptãţite şi responsabile în legãturã cu utilizarea şi pãstrarea lor