Documentele și Organizarea Lor în Instituțiile Publice

Arhivistica este ştiinţa care se ocupă cu teoria şi practica în arhive. Arhivele ca păstrătoare de prestigii şi antichităţi, ca păstrătoare a cunoştinţei de sine a popoarelor, constituie condiţia „sine qua non” pentru reconstituirea unui popor.

INTRODUCERE

Arhivele au devenit, o dată cu trecerea timpului, instituţii tot mai mult apreciate şi solicitate de societate. Ele conservă informaţie de o varietate şi utilitate extraordinare, constituind o memorie scrisă, un vast depozit de cunoştinţe la care societatea se poate raporta permanent, în tendinţa ei generală de progres. Deşi statul arhivistului nu e încă pus ăn literă de lege, el îşi îndeplineşte rostul prin muncă tăcută într-o lume care va trebui să-l aprecieze şi să-l răsplătească după cuviinţă.

Arhivele ocupă un loc bine stabilit în problema documentării. Cu ajutorul lor se pot studia numeroase teme din toate domeniile de cercetare.

Folosirea arhivelor, păstrătoare ale unor documente unice şi adesea de valoare incalculabilă, nu se poate face oricum. Empirismul şi lipsa de sistematizare le distruge sau le ruinează făcându-le inutilizabile. Ca să se preaîntâmpine aceste neajunsuri şi ca să fie în acelaşi timp la îndemâna oricărei cercetări, există un specific al muncii în arhive.

Ştiinţa arhivistică, prin cercetările ei fundamentale şi aplicative, are scopul să creeze cele mai bune condiţii pentru această muncă, indiferent de cine este nevoit să facă apel la documentele din arhive.

REGISTRATURA

În fiecare instituţie există întotdeauna un oficiu însărcinat cu primirea tuturor actelor intrate, conexiunea celor privitoare la aceeaşi chestiune, transmiterea lor spre lucrare la locul competent şi reprimirea lor după săvârşirea lucrării. Răspunsul se trece la expediere iar restul lucrării, cu menţiunea la acte, trece în arhivă. Toate aceste operaţiuni sau lucrări se fac la registratură.

Lucrările de registratură(de secretariat sau astfel zis corespondenţa oficială) sunt vechi căci datează o dată cu insuşi apariţia statului. Scopul lor era să ajute funcţionarea aparatului de stat. Ţinerea la zi a acestor lucrări influenţează în mare măsură bunul mers şi calitatea activităţii întregii instituţii.

Controlul este o datorie esenţială în orice muncă. El ajută la înlăturarea lipsurilor şi greutăţilor în procesul de producţie şi obţinerea unor rezultate de calitate. Organizarea muncii în aparatul administrativ are importanţă esenţială, iar lucrările de registratură şi arhivă contribuie la buna desfăşurare a acestui proces organizatoric. Deci controlul este necesar şi aici. Şi el se face în primul rând prin studierea actelor, oglinda fidelă a rezultatelor oricărei munci.

În ce priveşte procesul de producţie, mecanismul registraturii este cel dintâi obiectiv al controlului. Dacă acesta decurge normal este sigur că şi activitatea instituţiei are mai puţine deficienţe.

În toate instituţiile, lucrările de registratură pot fi organizate după trei principii:

-Centralizat, toate lucrările sunt concentrate într-un organ mic;

-Descentralizat, lucrările sunt efectuate de diferite servicii distincte în structura instituţiei;

-Mixt, realizarea revine atât organului central cât şi serviciile, însă acestea subordonate celui dintâi.

Alegerea modului de organizare depinde de formule organizatorice ale instituţiei respective, dispoziţia teritorială a diferitelor sale servicii, de caracterul şi volumul lucrărilor, cum şi de alţi factori.

Adunarea actelor la intrare-ieşire

Adunarea actelor la intrare

Actele se adună în instituţie pe mai multe căi: prin înregistrarea directă a celui interesat, prin poştă, prin curier, prin notificări ale instanţelor judiciare şi prin alte mijloace.

Actele oricum ar veni sunt primite de un funcţionar anume însărcinat cu aceasta în cadrul registraturii sau al serviciului de secretariat. Dacă corespondenţa este închisă el o deschide şi-i verifică conţinutul, înapoind imediat emitentului pe aceea care nu corespunde, fiind greşit îndrumată; cea corespunzătoare se ia imediat în evidenţă.

Luarea în evidenţă se face întâi prin aplicarea unei ştampile cu numele instituţiei, cu numărul de intrare şi data înregistrării; în unele cazuri este necesar să se noteze şi ora primirii.

În unele instituţii corespondenţa se deschide numai în prezenţa şefului serviciului sau a reprezentantului său sau persoana careia i se transmite nominal. După ce s-a pus ştampila de înregistrare se notează pe act şi obiectivele de valoare de orice fel eventual anexate, pe care le extrage şi le consemnează la casier confirmând primirea în registrul în care se notează obiectele predate, care îşi asumă astfel răspunderea lor.

Adunarea actelor ieşite

Actele date la ieşire sau pentru expediat sunt totdeauna trimise şefului serviciului intr-o mapă notată „curierul de ieşire” care se predă şefului registraturii.

Ca să-şi poată duce această muncă o registratură are nevoie de o serie de instrumente de lucru dintre care numim: registrul de intrare-ieşire, condica de expedişie, caiet de evidenţă, nomenclator, indici, fişier etc.

Nu putem stărui mai mult asupra acestor instrumente de lucru, dar trebuie să arătăm pe scurt modul cum se face practic înregistrarea hârtiilor atât la intrare cât şi la ieşire.

Înregistrarea actelor la intrare-ieşire

Înregistrarea actelor la intrare

Înregistrarea pentru actele oficiale începe cu 1 ianuarie şi se sfârşeşte cu 31 decembrie al fiecărui an solar sau civil. Pentru diverse motive, mai ales financiare, înregistrarea poate avea şi alt sistem: 1 aprilie-31 martie, 1 iulie-30 iunie etc.

Actele pot fi înregistrate în ordinea lor de sosire sau în ordine progresivă când provin deodată de la aceeaşi instituţie sau se referă la aceeaşi chestiune. În acest caz este suficient să înregistrăm în extenso primul act, iar celelalte se adnotează succesiv cu ajutorul celei mai scurte formule, ca idem sau se întrebuinţează virgulele(„”) în orice căsuţă unde nu se cere o menţiune deosebită.

Înregistrarea constă în scrierea pe actele intrate a unor semne convenţionale de clasare, a datei şi numărului de ordine din registrul de intrare, după ce s-a trecut în registru, în scris clar şi fără ştersături, datele cerute de rubricile registrului.

Înregistrarea actelor la ieşire

Ca şi la actele intrate tot astfel la ieşirea lor se notează în registru datele cerute de coloanele respective din registru.

Se reaminteşte că actul la ieşire se înregistrează în registru la numărul dat lui când a fost înregistrat la intrare şi din care ia naştere răspunsul: dacă actul ia naştere din iniţiativă proprie ia numărul liber din căsuţa coloanei întâi a feţei de intrare, iar peste celelalte casuţe de aici se notează „din oficiu”.

Circulările şi dispoziţiile cu acelaşi caracter, adresate în acelaşi timp mai multor instituţii sau persoane, au un singur număr în registrul de intrare.ieşire.