Managementul documentelor în format electronic ale firmei, specific mediului de afaceri românesc

Documentele sunt elemente principale pentru succesul companiilor de azi pentru ca odata ce am intrat in sec XXI documentele devin esenta intregii afaceri. Pe masura ce tehnologiile se dezvolta, este de asteptat ca si documentele sa imbrace noi forme si sa ofere noi posibilitati de comunicare. Managerii romani au devenit constienti de importanta managementului documentelor si proiectelor. Procesul este in evolutie si va cunoaste o dezvoltare reala datorita aderarii la UE, moment in care companiile vor fi nevoite sa adopte standardele europene de calitate.

In dictionar, documentul este definit ca: “act prin care se adevereste, se constata sau se preconizeaza un fapt, se confera un drept, se recunoaste o obligatie; text scris sau tiparit, inscriptie sau alta marturie servind la cunoasterea unui fapt real actual sau fin trecut” (DEX 1996) sau mai pe scurt, un document este o foaie de hartie pe care e scris ceva important, ce poate fi o informatie (scrisori, rapoarte, planuri de faceri, facturi, comenzi etc.). Acum, dupa revolutia digitala, este permisa o noua definire documentului: “orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informatie”. Ceea ce inseamna ca un document poate fi aproape orice: imagini, date, desene, holograme, CD-ROM-uri, secvente audio si video etc. Cel mai important lucru este ca documentul va fi definit chiar de autorul sau. In momentul in care autorul il numeste document, este document.

Toate mediile de afaceri gestioneaza evidente manual sau electronic. Evidentele reprezinta dovada mediului in care actionam, ne achitam de anumite obligatii sau ne dezvoltam in relatiile cu clientii. Mediile de stocare a inregistrarilor sau documentelor s-au dezvoltat incercand sa reflecte cat mai corect actiunile curente si de perspectiva ale diverselor domenii de activitate.

In cadrul agentiei la care lucrez am putut remarca importanta unui bun management al documentelor. Fie ca au circuit intern, fie ca se adreseaza cuiva exterior organizatiei, acestea au nevoie de o buna evidenta si arhivare, pentru a fi usor regasite si folosite ulterior. Activitatea agentiei consta in intocmirea unei baze de date cu hostesse folosita in campanii publicitare pentru firmele colaboratoare.

Agentia detine un numar mare de documente ce sunt pastrate in baze de date pe sectiuni pentru a putea gasi foarte usor un document. Informatia poate intra in tipologii diferite in functie de criteriul de analiza retinut. Cateva dintre aceste criterii ar fi: originea, sensul circulatiei in ierarhie, reprezentare, durata de viata, pozitia in procesul prelucrarii, destinatarul, gradul de institutionalizare, structura firmei, finalitatea.

Dupa sensul de circulatie in ierarhie, in cadrul agentiei intalnim informatii descendente (fise de instructiuni ce provin de la manager catre angajati), ascendente (note informative, rapoarte efectuate de angajati), dar si informatii laterale (telefoane, note de informare de la un angajat la altul).

Un alt fel de document pe care il intalnim in agentie este contractul de colaborare cu firmele colaboratoare pentru care agentia presteaza servicii publicitare. Acestea au un circuit intern, au un numar de ordine si contin informatii brute, numite si elementare sau de baza. Aceste contracte sunt arhivate clasic (dosare), dar si pe suport electronic (in fisiere).

Într-un mediu economic puternic concurential, întreprinderea care nu se preocupa de tendintele olutiei pietii sale, de noile produse si de principalii concurenti, de emergenta noilor tehnologii informationale, de stocarea a ceea ce stie si de rezolvarea a ceea ce nu stie risca sa “moara” subit.

Putem sa stim ce “stie” întreprinderea pentru a putea actiona, nu reactiona (“Knowledge Management”)- Chiar si în situatia în care o întreprindere devine interesata de capitalul sau de cunostinte, acceptiunea este în sensul de patrimoniu. Ea se va preocupa sa elaboreze stocuri mari de norme si concepte, proceduri si brevete, gata sa fie puse în practica, dar inutile pentru a rezolva noile probleme, pentru a face fata alegerilor inedite si celor marcate de incertitudine. În fata unui asemenea mediu complex si imprevizibil, o interpretare retroactiva si rationala a informatiilor nu mai este viabila si întreprinderea risca sa fie depasita de situatie, iar functia de documentare (sau memorizare în general) tinde sa devina doar o munca suplimentara, administrativa fara sa reflecte realitatea economica.

Managementul cunoştinţelor constituie dirijarea explicită şi sistematică a cunoştinţelor vitale precum şi procesele asociate de creare, colectare, organizare, difuzare, folosire şi exploatare. Este nevoie de transformarea cunoştinţelor personale în cunoştinţe publice/ corporative, ca mai apoi acestea să fie distribuite pe larg într-o comunitate/organizaţie şi să fie aplicate corespunzător. Cercetările Managerilor Operaţionali demonstrează că companiile adoptă două curente mari în aplicarea managementului cunoştinţelor:

1. Schimbul mai efectiv de cunoştinţe existente – făcînd cunoştinţele implicite mai explicite şi punînd în aplicare mecanisme pentru a le deplasa mai rapid în locurile potrivite;

2. Inovarea – transformînd ideea în produs într-un mod mai efectiv;

Programele Managementului cunoştinţelor includ ,în mod obişnuit, una sau mai multe din activităţile următoare:

- Numirea unui lider de ştiinţă – care să promoveze agenda, să dezvolte un cadru general.

- Crearea echipelor ştiinţifice – oameni din toate disciplinele să dezvolte metodele şi îndemînările corespunzătoare.

- Dezvoltarea bazelor ştiinţifice – cele mai bune practici, directivele expertizelor, inteligenţa de piaţă etc.

- Internet – portalul întreprinderii – un „magazin-la-colţ”, care oferă acces la cunoştinţele explicite precum şi la contactarea directă cu experţii.

- Centre ştiinţifice – epicentrele abilităţilor ştiinţifice şi facilitarea fluxului de cunoştinţe

- Mecanismele de împărtăşire a cunoştinţelor – aşa ca evenimentele facilitate care încurajează schimbul mai efectiv de cunoştinţe.

- Managementul proprietăţii intelectuale – metode care să identifice şi să facă bilanţul capitalului intelectual.

Ce avantaje aduce Managementul Cunoştinţelor companiilor-

Unele avantaje ale MC ţin de economiile întreprinderii, pe cînd altele sunt mai greu de enumerat. În economia informaţională de astăzi companiile descoperă majoritatea oportunităţilor din proprietatea intelectuală, nu din cea fizică – din care şi derivă marea lor valoare. Pentru a obţine valoarea cea mai de preţ din proprietatea intelectuală, practicienii MC susţin că cunoştinţele trebuie răspîndite şi trebuie să servească drept bază pentru colaborare. Dar colaborarea mai bună nu este în sine finalul fericit. Fără un context de afaceri bine poziţionat, MC este inoportun în momentele potrivite. În consecinţă, un program efectiv al MC ar trebui să ajute compania să realizeze una din următoarele sarcini:

- Să sprijine inovaţiile prin încurajarea fluxului liber de idei;

- Să amelioreze deservirea consumatorilor prin operativitate;

- Să mărească veniturile prin oferirea mai rapidă spre comercializare a produselor şi serviciilor;