Managementul situațiilor de criză în administrație

INTRODUCERE

În această lucrare numită “Managementul situaţiei de criză în administraţie” sunt prezentate aspectele teoretice şi practice întâlnite în cazul apariţiei unei situaţii de criză într-o instituţie aparţinând administraţiei publice din Romania. Lucrarea este structurată pe patru capitole.

În primele două capitole ale lucrării sunt prezentate aspectele teoretice ale administraţiei publice din România, al trilea capitol referindu-se la managementului crizelor, iar în capitolul patru este prezentat un studiu de caz referitor la modul de aplicare al principiilor managementului crizei într-o situaţie de criză în cadrul Administraţiei Finanţelor Publice din Drobeta-Turnu Severin.

În cadrul Capitolului 1 ”Sistemul administraţiei publice din Romănia ” s-au prezentat următoarele aspecte:

- clasificarea administraţiei publice;

- autorităţile administraţiei publice structurate pe cele două tipuri de administraţie, cea de stat şi locală. În cazul autorităţilor administraţiei publice de stat sunt prezentate: guvernul, administraţia de specialitate (ministerele, autorităţile administrative autonome, serviciile publice deconcentrate) şi instituţia prefectului, evidenţiind atribuţiile pe care le au acestea în cadrul statului de drept. În cazul autorităţilor administraţiei publice locale sunt prezentate: consiliul judeţean, consiliul local, primarul şi serviciile publice locale, modul în care se constituie acestea (vot sau hotărâri ale consililor) precum şi atribuţiile pe care le au în desfăşurarea activităţilor lor;

- aspecte referitoare la, funcţia publică (definiţie, clasificare în funcţii publice generale şi specifice), funcţionarul public (clasificare în funcţie de nivelul studiilor absolvite, de nivelul atribuţiilor pe care le au în desfăşurarea activităţilor de conducere sau de execuţie, de modul de încadrare în funcţie de vechimea în muncă), accesul la funcţia publică (promovare, transfer, redistribuire şi concurs, condiţiile care trebuie îndeplinite pentru a accede în funcţia de funcţionar public), personalul contractual;

- autorităţile responsabile cu gestionarea corpului funcţionarilor publici cu referire la: Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici (atribuţii), Institutul Naţional de Administraţie (atribuţii).

În cadrul Capitolului 2 ”Mediul intern şi extern al administraţiei” s-au prezentat următoarele aspecte:

- factorii care influenţează mediul intern şi extern al instituţiilor publice cu referire la factorul politic, factorul economic, factorul social, factorul tehnologic, factorul de mediu. Este prezentat modul în care aceştia influenţează administraţia şi efectele pe care le generează;

- mediul intern al instituţiei publice, alcătuit din personalul care îşi desfăşoară activitatea în instituţiile publice, calitatea acestuia, relaţiile dintre angajaţi, structura organizatorică în cadrul unei instituţii publice (organigrama Consiliului Judeţean Mehedinți);

- mediul extern al instituţiei publice, relaţiile mediului extern cu instituţia publică.

În cadrul Capitolului 3 ”Criza şi managementul crizei în administraţia publică” s-au prezentat următoarele aspecte:

- aspecte generale referitoare la definiţia termenului de ”criză”, se face o analiză a fenomenului ”criză” prezentându-se originea şi cauzele apariţiei situaţiilor de criză în cadrul administraţiei, caracteristicile crizelor, efectele negative ale producerii acesteia. Sunt prezentate cauzele interne şi externe care pot genera apariţia unei situaţii de criză;

- tipurile de criză întâlnite, criteriile de clasificare a crizelor (după tipul de soluţii şi modul de rezolvare, după tipul de mediu, după domeniul în care apare criza, după urgenţa rezolvării, după nivelul la care apare criza), tipologia crizelor.

- managementul crizei, modul de comportament şi atitudine pe care trebuie să îl aibă o instituţie într-o situaţie de criză (atitudinea reactivă şi pro-activă), etapele fundamentale ale managementului de criză (prevenţia şi corecţia), etapele desfăşurării unei crize (pregătirea crizei, criza acută, faza cronică a crizei, finalul crizei), modul de formare şi atribuţiile ”centrului de criză”, recomandări în legătură cu conduita personalului şi a purtătorului de cuvânt pe perioada crizei;

- planificarea în cazul situaţiei de criză, construirea planului de criză, elementele constitutive ale acestuie în funcţie de modelul de criză;

- erori în gestionarea crizelor (tratarea cu indiferenţă a crizei, considerarea costurilor de gestionare a crizei ca fiind ridicate şi a acţiunilor întreprinse ca fiind ineficiente, erori în managementul crizei, fiind prezentate şi exemple semnificative;

- strategii de gestionare a crizei, modurile în care comunicarea poate fi utilizată pentru a reduce la minimum deteriorarea imaginii instituţiei (strategiile negării, strategiile eludării responsabilităţii, strategiile reducerii caracterului periculos al actului), modul de acţiune şi strategia de comunicare în situaţii de criză;

- factorii strategici cu implicaţii majore asupra imaginii organizaţiei (prezentarea punctelor tari şi slabe, ale oportunităţilor şi ameninţărilor).

În cadrul Capitolului 4 ”Studiul de caz” s-a prezentat modul în care au fost aplicate elementele de management ale situaţiilor de criză în cadrul unei situaţii de criză apărute în cadrul Administraţiei Finanţelor Publice Drobeta-Turnu Severin.

S-au parcurs paşii necesari conform principiilor de management cum ar fi:

- identificarea crizei;

- stabilirea echipei de management a crizei;

- alegerea purtătorului de cuvânt;

- pregătirea mijloacelor necesare comunicării evenimentului;

- comunicatul de presă;

- pregătirea centrului de presă şi a listelor de telefoane utile;

- monitorizarea;

- activităţi realizate post criză;

- evaluarea modului în care criza a fost depăşită.

CAPITOLUL 1. SISTEMUL ADMINISTRAŢIEI PUBLICE DIN ROMÂNIA

1.1. CLASIFICARE

Conform Constituţiei, România este un stat naţional, suveran şi independent, unitar şi indivizibil ce se organizează potrivit principiului separaţiei şi echilibrului celor trei puteri: legislativă, executivă şi judecătorească.

Dacă funcţia legislativă în stat este asigurată de Parlament, iar cea judecătorească de instanţele judecătoreşti, autoritatea executivă este reprezentată de preşedintele ţării, care are atribuţia de a veghea la respectarea Constituţiei şi la buna funcţionare a autorităţilor publice, precum şi de Guvern, care are rolul de a asigura politica internă şi externă a ţării şi de a exercita conducerea generală a administraţiei publice.

Activitatea executivă are aşadar două componente de bază, respectiv:

Guvernarea – trasarea deciziilor esenţiale pentru prezentul şi viitorul unei ţări, inclusiv din perspectiva relaţiilor cu alte state sau cu organizaţii internaţionale;

Administrarea – rezolvarea nevoilor curente, cotidiene, ale statului respectiv.

Administraţia publică, în mod tradiţional, presupune două elemente de bază:

- Executarea legii – cuvântul ”lege” fiind înţeles în accepţiunea ”lato sensu”, de act normativ cu forţa obligatorie şi nu în accepţiunea ”stricto sensu”, de act juridic al Parlamentului.

- Prestarea de servicii publice în limitele legii. Prin serviciul public se înţelege activitatea organizată sau desfăşurată de o autoritate a administraţiei publice pentru a satisface nevoi sociale în interes public.

1.2. AUTORITĂŢILE ADMINISTRAŢIEI PUBLICE. PRINCIPII GENERALE

Autorităţile publice care pun în practică deciziile luate în cadrul activităţii executive sunt identificate sub numele de „autorităţi ale administraţiei publice”. Acestea sunt împărţite în autorităţi publice de stat (centrale) şi autorităţi ale administraţiei publice locale. Pentru realizarea sarcinilor ce le revin acestea au posibilitatea de a folosi forţa publică a statului cu care sunt înzestrate.

Autorităţile administraţiei publice de stat sunt:

- Guvernul;

- Administraţia de specialitate: ministerele, autorităţile administrative autonome, serviciile publice deconcentrate;

- Prefectul.

Autorităţile administraţiei publice locale sunt:

- Consiliul judeţean;

- Consiliul local;

- Primarul;

- Serviciile publice locale.

Sistemul administraţiei publice româneşti se guvernează după anumite principii generale care se împart in două categorii:

1. Principii care se aplică în procedura necontencioasă:

- Legalităţii, oportunităţii şi eficienţei;

- Exercitării obligatorii şi cu bună credinţă a competenţelor legale;

- Egalităţii în faţa administraţiei publice;

- Motivării acţiunii administrative şi a măsurilor dispuse;

- Exercitării ierarhice a recursului;

- Transparenţei în activitatea administraţiei publice şi accesul liber la informaţiile de interes public;