Negocierea în Afaceri

1. Etapele procesului de negociere

Negocierea reprezinta un proces complicat şi adesea de lungă durată. Este un proces de comunicare, de relaţionare, de construire a unor punţi între parteneri . Ei se cauta şi se tatonează, se contactează, curtează, discută, poartă corespondenţă, persuadează, dar se şi confruntă, influenţează şi manipulează reciproc, în scopul realizării acordului de voinţă.

Analiza procesului complex al negocierii evidenţiază existenţa unor etape distincte, cu eventuale întreruperi şi perioade de definire a punctelor de vedere ale partenerilor de negociere. În cadrul unor asemenea etape, dialogul părţilor va concretiza în mod treptat punctele de înţelegere şi înţelegerea însăşi. Practic, fazele, etapele procesului de negociere sunt următoarele:

1. prenegocierea are ca punct de plecare prima discuţie, când partenerii lasă să se înţeleagă faptul că ar fi interesaţi în abordarea uneia sau mai multor probleme. O asemenea etapă va cuprinde:

- activităţi de pregătire şi organizare a negocierilor

- culegerea şi prelucrarea unor informaţii

- pregătirea variantelor şi dosarelor de negociere

- întocmirea şi aprobarea mandatului de negociere

- elaborarea proiectului de contract

- stimularea negocierilor

2. negocierea propriu-zisă demarează odată cu declararea oficială a interesului părţilor în soluţionarea în comun a problemei în cauză, în vederea realizării unor obiective de interes comun şi, mai ales, după ce a avut loc o primă simulare a negocierilor care vor urma. Practic, negocierea propriu-zisă cuprinde şapte secvenţe, respectiv:

- prezentarea ofertelor şi contraofertelor

- prezentarea argumentelor şi contraargumentelor

- utilizarea unor strategii şi tactici de contracarare

- perioada de reflecţie pentru redefinirea poziţiei

- acordarea de concesii pentru apropierea punctelor de vedere

- convenirea unor soluţii de compromis

- semnarea documentelor.

3. postnegocierea începe în momentul semnării înţelegerii, incluzând obiectivele ce vizează punerea în aplicare a prevederilor acesteia. Acum se rezolvă probleme apărute după semnarea contractului, probleme referitoare în principal la:

- greutăţi apărute ca urmarea unor aspecte necunoscute în timpul negocierii şi la semnarea contractului

- eventuale negocieri privind modificarea, prelungirea sau

completarea cauzelor contractului

- rezolvarea pe cale amiabilă a unor reclamaţii şi a litigiilor apărute

- soluţionarea litigiilor şi neînţelegerilor în justiţie sau prin arbitraj.

Într-o asemenea fază a negocierii va avea loc şi analiza rezultatelor reale ale operaţiunii în cauză comparativ cu cele scontate. Concluziile desprinse în urma unei asemenea analize reprezintă, în cele mai multe cazuri un punct de plecare pentru noi înţelegeri viitoare. Dincolo de aceste trei faze, există însă o activitate susţinută şi permanentă de armonizare tactică a punctelor de vedere, a atitudinilor, a intereselor. Este aşa-zisa etapă a protonegocierii, etapă ce constă în acţiuni şi reacţii ale părţilor manifestate prin actele unilaterale. Asemenea acţiuni cunosc o desfăşurare intensă şi continuă, putând constitui, pentru partenerul de negociere semnale marjatoare sau dimpotrivă, descurajatoare. Cadrul în care are loc protonegocierea (condiţiile interne şi internaţionale, conjunctura politică şi economică, atmosfera creată de mass-media) are un deosebit rol în finalizarea sau în blocarea discuţiilor, protonegocierea neputându-se însă substitui procesului propriu-zis de negociere.

2. Pregătirea negocierii

2.1. Oportunitatea pregătirii negocierilor

Mobilitatea considerabilă a economiei de piaţă contemporane, diversificarea politicilor economice naţionale, precum şi a tehnicilor manageriale specifice acestor afaceri, concurenţa accentuată care caracterizează piaţa, au un impact deosebit asupra comportamentului negociatorilor şi a performanţei în tratative, astfel încât pregătirea minuţioasă a negocierilor condiţionează într-o mare măsură performanţa afacerilor economice. În general se spune că orice negociere constituie un eveniment, partea de neprevăzut ocupând aici un loc important. Corespunzător acestei optici, la ce bun să mai concepi strategii şi tactici, dacă acestea te obligă să ignori intenţiile şi poziţiile reale ale părţii adverse, precum şi schimbările care nu vor înceta să apară pe parcursul procesului, îţi erodeaza flexibilitatea, îţi toceşte intuiţia şi inventivitatea. Riscul comiterii unei greşeli nu condamnă oare dinainte la o pregătire prea riguroasă, care să depăşească cadrul relaţiv al cunoaşterii dosarului şi trecerii rapide în revistă a poziţiilor şi a personalităţii adverse ?

Acesta a fost punctul de vedere care a fost susţinut adeseori înainte de anii 70. Ulterior, această stare de spirit a cunoscut o schimbare radicală, în sensul acceptării necesităţii unei pregătiri amănunţite. O contribuţie importantă a revenit descoperirii scenariilor complexe, prin metoda jocurilor, prin simulări, precum şi a primelor prelucrări de date şi informaţii pe calculator. Chiar dacă şi astăzi, unele lucrări aruncă încă o umbră de îndoială asupra eficienţei unei pregătiri minuţioase, ideea pregătirii temeinice a câştigat o poziţie însemnată iar procesul este ireversibil.În mod practic mai toate lucrările despre negociere, mai ales cele ale autorilor cu o bogată experienţă în domeniul respectiv, fie sub aspect teoretic, fie sub cel practic, insistă asupra avantajelor unei bune pregătiri. Astfel, Lionel Bellenger afirma că „negocierea este un tip de confruntare cu riscuri şi ar însemna o îndrăzneală prea mare să te angajezi la ea fără un minim de reflecţie, de revenire asupra unei hotărâri şi de pregătire ». De altfel, acest autor acorda o mare atenţie riscurilor în care au loc negocierile, frecvenţei relativ ridicate a stărilor de divergenţă şi conflict care pot apărea în timpul tratativelor. Ca urmare, negociatorii trebuie pregatiţi pentru alternative, putând astfel să facă faţă diferitelor situaţii.