Optimizarea activității de aprovizionare - cale de creștere a competivității

Introducere

Cea mai importantă verigă a economiei, Societatea comercială, este o structură cu organizare independentă şi patrimoniu propriu, este un sistem cu funcţia de a transforma intrările aprovizionate în produse şi servicii distribuite, în baza unei cereri analizate sistematic, cât mai eficient satisfăcute folosind forţa de muncă a personalului şi mijloacele de muncă, informaţia, tehnologiile, agregate printr-un proces organizat şi condus în baza unor strategii, metode, tactici. Subsistemul aprovizionare se manifestă ca centru de profit prin controlul pe care îl poate avea asupra costurilor specifice: de achiziţie, de gestiune, costuri suplimentare de prelucrare. Cererea, organizarea şi conducerea unui proces eficient de prelucrare a aprovizionărilor prin care să se obţină profit necesar susţinerii activităţii şi remunerării factorilor pe o perioadă lungă de timp, sunt condiţiile necesar de a fi îndeplinite cumulativ pe o perioadă îndelungată de timp, în condiţii de mediu economic deseori instabil, turbulent, nefavorabil, greu de previzionat.

Societatea comercială este un sistem deschis şi scalabil, parte a mediului economic. Trebuie să prezinte o mare mobilitate pentru adaptarea la condiţiile variabile ale mediului economic şi mediului social cu care interacţionează. Conectarea dinamică cu acestea asigură succesul. Este formată dintr-un ansamblu de elemente interdependente aflate în interacţiune (personalul, mijloacele de producţie, materiile prime, produsele finite, semifabricatele, ansamblul cunostinţelor şi informaţiile… ) şi este sub influenţa unor factori externi. Interacţiunea lor se manifestă în mod sinergic, rezultanta fiind potenţialul întreprinderii. Potentialul întreprinderii se manifestă în relaţia de schimb şi interesează Aprovizionarea, determinând puterea de negociere şi puterea financiară, atractivitatea pentru colaborare.

Societatea comercială este un sistem organizat raţional, la nivel de activităţi, operaţiuni, sarcini. Organizarea este mijlocul prin care se realizează obiectivele firmei, economii “de scală”, şi este condiţionată în ceea ce priveşte conţinutul şi modul de manifestare, de sistemul de obiective ale firmei. Obiectivele managerilor cu aprovizionarea derivă din obiectivele generale ale întreprinderii şi constă în a achiziţiona cât mai ieftin stocurile necesare în gama sortimentală dorită, ţinând cont de nivelul de calitate cerut, şi a stoca materiile prime şi materialele cu costuri cât mai mici, în limitele estimate, a le pune pe acestea la dispoziţia producţiei sau distribuţiei în cantitaţile şi la termenele cerute, planificate, evitând penuria. Teoria sistemelor, teoriile situaţionale, integrative, previzionale, sunt folosite de un management care reacţionează la schimbare, gestionează schimbarea. “Design-ul organizaţional, tipul, forma şi stilul concret de management sunt dependente de factori şi parametrii organizaţionali interni şi externi”, “cei mai importanţi parametrii situaţionali sunt mediul extern, tehnologia, competenţele şi motivaţia personalului”.

Avantaje majore provin de la sistemele ale căror activităţi sunt complementare. Aceste complementarităţi survin când o activitate în desfăşurare aduce companiei avantaje nu numai în acea activitate, şi, de asemenea aduce beneficii în alte activităţi. Cooperarea Marketingului cu Logistica este “o reală sursă de avantaj”, “o viziune modernă a relaţiilor organizaţiei cu piaţa, partenerii de afaceri şi clienţii”1. Cooperarea în marketing şi logistică au fundamentat conceptele şi practica pentru managementul transorganizaţional. CFPR (Colaborarea în planificare, prognoză şi reaprovizionare)- este o strategie în care “actorii” din lanţul de aprovizionare- distribuţie, acţionează pentru îmbunătăţirea relaţiilor de parteneriat prin conducerea împreună a proceselor de planificare, prognoză şi reaprovizionare prin partajarea informaţiilor.

Sunt recunoscute ca fiind funcţii ale înrtreprinderii funcţiile: de cercetare- dezvoltare, comercială, de producţie, de marketing, de resurse umane, financiar- contabilă. În administrarea unei întreprinderi, unele activităţi precum producţia, vânzarea, aprovizionarea, coincid cu funcţiile acesteia.

Capitolul 1 Subsistemul de Aprovizionare

Activităţile economice sunt activităţi având rezultate utile, au randamente de procesare optime fiind relaţionate şi conduse. Funcţiile întreprinderii sunt un grup de activităţi omogene, specializate ale acesteia, sau acţiuni ale elementelor în sensul satisfacerii scopului sistemului. Sunt definite precis.

Funcţia Comercială cuprinde activitatea de realizare a obiectivelor ce se referă la stabilirea legăturilor unitaţii cu producatori, grosişti, detailişti, în vederea procurării resurselor necesare desfăşurării activităţilor de producţie şi de desfacere. Funcţia Comercială cuprinde subfuncţiile: Aprovizionare tehnico-materială, Desfacerea şi Marketingul. “Includerea activităţilor de marketing în cadrul funcţiei comerciale diminuiază considerabil locul şi rolul marketingului în activitatea întreprinderii, reducând şansele acesteia de integrare organică în cadrul mediului şi de valorificare a acestei integrari”1. Logistica şi marketingul nu trebuiesc privite separat, în caz contrar fiind ignorată o sursă reală de avantaj. Activităţile de natură logistică sunt considerate adecvate numai în măsura în care concordă cu strategia de marketing a organizaţiei2.

1.1 Aprovizionarea, o funcţie a întreprinderii

Aprovizionarea, subfuncţie a funcţiei comerciale sau de producţie şi prima fază a logisticii, cuprinde activitaţi tactice şi operative ce pun la dispoziţia întreprinderii resursele materiale comandate, şi resursele informaţionale procurate de pe piaţa de aprovizionare în condiţii de concurenţă, în vederea realizării producţiei sale de bunuri şi servicii, şi activităţi de administrare ale acestora. Cumpărarea3 constă în decizia de a achiziţiona în condiţii de securitate, cost, calitate specificată, a resurselor în cantităţi potrivite la termenele stabilite, din surse potrivite. Elaborarea programelor de aprovizionare în funcţie de previziunile cu privire la desfacere pentru evitarea rupturilor de stoc, definirea standardelor de calitate şi a preţurilor de cumpărare, fixarea regulilor de control al mărfurilor recepţionate şi buna gestionare a stocurilor, gestionarea informaţiei, gestionarea relaţiilor cu furnizorii revine aprovizionării.