Sisteme ERP-SAP

CAPITOLUL I. NOŢIUNI INTRODUCTIVE

1.1 Scurt istoric

Soluţiile ERP se referă la managementul resurselor de întreprindere, fiind centrate de diverse modele de afaceri care s-au dovedit de succes pe plan internaţional.

Din anul 1960, când a apârut pentru prima data conceptul de MRP (Material Resource Planning), cuprinzând doar un mecanism de calcul al necesarului de materiale, conceptul a suferit schimbari şi a evoluat în sistemul ERP de azi, precum şi în sistemele ERP de mâine. În anii 80 s-a incorporat planificarea la MRPII, iar în anii 90 s-a introdus ERP (Enterprise Resource Planning), care a fost extins în domeniul finantelor, resurselor umane şi previziunilor. În prezent ERP-urile se extind pentru a include şi supply chain management (SCM) - e-business şi managementul relaţiilor cu clienţii (MRC).

În zilele noastre, companiile sunt obligate sa gaseasca cele mai bune căi pentru a furniza produse şi servicii de cea mai buna calitate. Un ERP integreaza informaţiile utilizate de catre funcţiile şi departamentele unei companii: finanţe, distribuţie, resurse umane, gestiunea calitaţii, raportarea sau monitorizarea, structurându-le într-un sistem coerent şi unitar.

În anii ’90 tot mai mulţi manageri au înţeles necesitatea abordării unei soluţii unitare pentru administrarea eficientă a companiei. Soluţia pentru aceste cerinţe a fost software-ul ERP (Enterprise Resource Planning), care are rolul de a integra punctele cheie ale unei afaceri şi de a oferi o perspectivă globală a ceea ce se întîmplă în cadrul structurii organizaţionale. La fel, CRM (Customer Relationship Management), că strategie utilizată pentru dezvoltarea unei conexiuni strânse între producator şi client, constituie motorul unei afaceri de succes.

Este evident, asadar, că un business infloritor, care, prin cumulare, generează o stare economica prosperă, nu poate fi conceput fără o bună planificare şi organizare a resurselor interne ale intreprinderii sau a relaţiilor cu clienţii. ERP devine tot mai complex şi astfel au apârut noi abrevieri, derivate din ERP : SRM (Supplier Relationship Mangement)-managementul relaţiei cu distribuitorii, SCM (Supply Chain Management)-managementul lanţului de distribuţie sau PLM (Product Life-Cycle management)-managementul ciclului de viaţă al produsului.

ERP este o aplicaţie multi-modulară care integrează procesele economice şi optimizează resursele disponibile ale întreprinderii.

ERP nu este un instrument magic, care transformă totul peste noapte.

ERP nu se vinde cu garanţia succesului (se pot citi destule istorii de implementări eşuate).

Chiar dacă piaţa romanească a soluţiilor ERP nu este foarte dezvoltată, aşa cum reiese şi din studiul IDC, este indubitabil interesul crescând al companiilor, indiferent de mârimea acestora, pentru administrarea riguroasa, analitică şi eficienta a tot ceea ce înseamna resursă a intreprinderii - producţie, resursă umană, volum de vânzări, contabilizarea finanţelor, dar şi tot ceea ce implica relaţia cu clienţii, cu furnizorii, marketing, imagine. Aceasta deoarece managerii au inţeles că succesul afacerii depinde, aşa cum este firesc, de folosirea metodelor moderne de administrare a resurselor companiei, ecuatie în care pionul principal este calculatorul, prin facilitaţile pe care le oferă un software adecvat.

Pentru a se oferi o imagine a ceea ce înseamnă abordarea eficientă a unei soluţii ERP, a modului în care se poate recupera investiţia într-o astfel de aplicaţie software, dar şi care este rolul departamentului IT în reuşita implementării soluţiei, s-a apelat la experienţa în domeniu a unora dintre principalii furnizori de soluţii ERP/CRM pe piaţa românească.

1.2 Metodologii eficiente de implementare a unei soluţii ERP/CRM

Ceea ce urmăreşte oricare dintre firmele furnizoare de soluţii ERP/CRM este, firesc, să caştige de partea sa cât mai mulţi clienţi şi dacă se poate, cât mai importanţi. Pentru aceasta, la fel de firesc, trebuie câştigată încrederea beneficiarilor şi acest lucru începe cu procesul de implementare a soluţiei.

Managerii înteleg cu uşurinţa că abordarea unei soluţii ERP este o investiţie în creşterea eficienţei, dar nu toţi realizează schimbarea organizaţională pe care o implică această implementare, atât la nivelul top-managementului, cât şi al departamentelor vitale ale companiei. Acesta este motivul pentru care Scala Business Solutions acordă o importanţă deosebită momentului implementării, utilizând o metodologie special creată pentru a susţine companiile în această tranziţie: ''Pentru că o soluţie ERP/CRM să fie implementată rapid şi să ruleze eficient este necesar ca furnizorul să poată oferi un ritm al implementării personalizat, urmărind în acelaşi timp, pe baza unei metodologii ce şi-a dovedit valoarea în timp şi în sute de alte proiecte, nişte obiective bine definite şi comensurabile. Şi, poate cel mai important aspect ce trebuie luat în calcul, echipa de consultantă a furnizorului trebuie să fie alcatuita din profesionişti cu experienţă îndelungată care, în afară de cunoasterea profundă a produsului, este necesar să aiba şi cunoştinţe despre mediul de afaceri, care să le permită să înţeleagă specificul fiecărui client în parte şi sa ofere soluţii personalizate unor cerinţe speciale''.

Foarte asemănător este şi punctul de vedere al managementului de la LLP Bucharest, care consideră că succesul implementării unei soluţii ERP/CRM rezidă în capacitatea de a răspunde în cunoştinţă de cauză întrebarea multiplă: ''Ce, cum, cu cine implementez?''. Dintre aceste elemente, ponderea în succesul implementării este de 40% pentru soluţia propriu-zisă şi caracteristicile sale pur tehnice şi funcţionale, în timp ce integratorului îi revin 60%. Cu alte cuvinte, ''implementatorul şi experienţa acestuia (sau, dimpotrivă, lipsa ei) reprezinta factorul determinant al succesului unui proiect, cu accentul pus pe următoarele aspecte: urmărirea a cel putin doua proiecte realizate de acesta şi discuţii directe cu beneficiarii, gradul de specializare pe respectiva soluţie ERP a implementatorului, experienţa consultanţilor de implementare''

Suita de aplicaţii ERP continută în pachetul integrat SIVECO Applications inglobeaza expertiza acumulata în cei 10 de ani de activitate de către specialiştii din cadrul companiei: produsul este permanent actualizat, ţinând cont de solicitarile clienţilor, de modificările ce intervin în legislatia internă şi internatională, precum şi de mediul de afaceri din România. Flexibilitatea produsului este pusă în evidentă de posibilitatea de reproiectare rapidă a fluxurilor informatice la implementare, ceea ce permite punerea la dispoziţia clienţilor de soluţii ''croite'' pe condiţiile concrete ce ţin cont de derularea proceselor interne şi a relaţiilor cu partenerii lor de afaceri. Aşadar, respectarea condiţiilor specifice ale clienţilor la implementarea unei soluţii ERP face parte din politica de companie a SIVECO România.

Iată însă că pe o cu totul altă poziţie se situează o companie multinaţională, cu o experienţă de 30 de ani în dezvoltarea de soluţii pentru e-business, cum este SAP: ''Dacă se doreşte ca o soluţie ERP/CRM să fie implementată rapid, atunci trebuie evitată parcurgerea unor paşi aşa-zişi standard ca, de exemplu, definirea cerinţelor, proiectarea soluţiei, dezvoltarea specificaţiilor etc. Toate aceste etape sunt mari consumatoare de timp şi, în plus, conduc la o soluţie extrem de personalizată, dificil de întretinut ulterior''. Totuşi, practicile moderne de afaceri oferite de SAP pentru fiecare domeniu de activitate fac posibil ca implementarea unei soluţii SAP sa garanteze o rulare eficientă şi la standarde internaţionale.

Metodologia de implementare ''fast-forward'' oferită de Oracle este bazată pe instalarea unor module sau pachete de aplicaţii pentru arhitecturi care permit standardizarea şi soluţii cu caracteristici repetitive. Politica companiei de implementare a unei soluţii ERP/CRM constă în integrarea tuturor proceselor de business într-un sistem unitar, bazat pe o arhitectură robustă şi o bază de date centralizată, scopul fiind obţinerea unei cote ridicate de profitabilitate.

În ceea ce priveşte rapiditatea implementării unui sistem ERP/CRM, ''durata de implementare poate varia de la câteva săptămâni la câţiva ani, în funcţie de complexitatea proiectului, existenţa unui sistem anterior, numarul de module alese pentru implementare, interoperabilitatea cu alte sisteme, experienţa echipei, tipul şi calitatea serviciilor asigurate de furnizorul software sau de integrator''. Cu o experienţă de 8 ani în implementarea de soluţii ERP, Crescendo International apreciază că este vorba, în primul rând, de un transfer de tehnologie şi de ''know-how''. Acest din urmă element constituie valoarea adăugată, conţinând analiza de business, modelarea proceselor de intreprindere, definirea, realizarea şi testarea solutiilor.