Documente pentru corespondența străină

1. Einleitung

Der Schriftverkehr ist eine Möglichkeit der schriftlichen Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen. die Geschäftskorrespondeumfaßt die Gesamtheit der Briefe, die zwischen Unternehmen und Behörden oder zwischen behörden und Privatpersonen getauscht werden.

Im Gengensatz zur privaten Korrespondenz, wo in einem Brief mehrere Themen in einem persönlichen stil behandelt werden können, wird in einem Geschäftsbrief eine einzige Fragen im klaren, knappen Stil behandelt. Die Handelskorrespondenz trägt zum reibungslosen Verlauf eines Geschäfts bei bahnt Beziehungen zwischen Geschäftsleuten an und hilft zur Lösung verschiedener Probleme, die im Laufe der Handelstätigkeiten vorkommen können.

Der Geschäftsbrief kann auch als Beweis vor Gericht gelten. Er ist gleichfalls ein Informationsmittel über die Aufgaben und Tätigkeiten eines Unternehmens, sowie über die Waren, die diese den Käufern zur Verfügung stellen.

Die Vielfalt der Geshäftsbriefe wie zB: Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Reklamationen u.a. entsprechen den verschiedenen Funktionen, denen diese Briefe dienen.

Da jedes Problem, das in einen Geschäftsbrief behandelt wird, eine konkrete und aktuelle Frage lösen sollte, ist auch die Beantworung jedes eingetretenen Schreibens eine Pflicht für den Geschäftspartener.

2. Einteilung der Handelskorrespondenz

Eine erste Einteilung – wenn man sich den Schreiftverkehr im allgemeinen bezieht , ergibt sich in:

• Schriftverkehr im öffentlichen Bereich gemeint ist das den, Schreiden an Behörden (z.B. an das Finanzamt, an die Polizei, an die Stadtverwaltung u.a);

• Kaufmännischer Schriftverkehr, gemeint ist die Gesamtheit der Briefe, die in ein Unternehmen ein- oder ausgehen.

Die schriftlichen Mitteliungen können sowohl in der klassischen Form eines Briefes erteilt werden, als auch in der modernerer Auffassung, die heutzutage immer bleibter ist (z.B. e-mail, fax, Telegramme, Internet, u.s.w.).

Der kaufmänische Schriftverkehr im allgemeinen und ins besondere der eigentliche Briefvechsel, kann auch vom Standpunkt der rechtlicher Abmachung zwischen den Handelspartener her betrachtet werden. So werden die Absender und die Empfänger in zwei große Kathegorien eingeteilt: interne und externe.

Deswegen ist eine Einteilung der Handelskorrespondenz vom staupunkt der Rechtslage her zu empfehlen.

• Interner kaufmännischer und öffentlicher Schriftsverkehr, in rumänischer Sprache;

• Externer kaufmännischer Schriftsverkehr, in einer internationalen Fremdsprache.

Dieser ergibt ein beträchliches Betrachtet man den Schriftverkehr, der vor, während und nach dem Abschluß eines Kaufvertrags abgewickelt wird, so ist eine Einteilung der Korrespondenz nach chronologischem Gesichtspunkt sinnvoll. Es werden drei Phasen unterschieden:

• Die vorvertragliche Korrespondenz faßt Voranfragen, Anfragen, Angebote und Bestellungen, Bestätigungen und Absagen u.a.;

• Die Korrespondenz während der Abwicklung eines Kaufvertrags umfaßt Lieferanzeigen, Rechnungen, Versandanzeigen, Frachtpapiere, Zahlungsanzeigen u.a.;

• Die nachverträgliche Korrespondenz umfaßt den Briefwechsel umfaßt, Reklamationen, Mahnungen, Dankbriefe, Antworten u.a.

3. Briefbausteine für Geschäftsbriefe

Jeder Geschäftsbrief enthalt allgemein folgende Elemente: Briefkopf, Anschrift des Empfängess, Geschäftszeichen, Ort und Datum, Betreff, Anrede, Briefinhalt (Text), Grußformal, unterschrift und Anlagen.

Es gibt Unterschiede, was die Seiten gestaltung eines Briefes betrifft. Sie entsprechen den Normen, die für die jeweilige Korrespondenzsprache gültig sind (English, Französisch, Deutsch, usw.)

3.1. Obligatorische Elemente eines Briefes

3.1.1. Der Briefkopf

Nach den DIN – Richtlinien (Deutsches Institut für Normung e.v.) gibt es eine Vielfalt von Mustern und Möglichkeiten den Briefkopf zu gestalten. Die Gestaltung des Briefkopfes hängt von der Tradition oder vom Tätigkeitsbereich der Firma ab. Unabhängig von seiner Form muß ein Briefkopf folgendes enthalten:

• Name der Firma (mit Angabe der Rechtsform, laut Handelsregister z.B. GmbH, AG, Ltd, S.R.L., u.a.);

• Tätigkeitsbereich;

• Hauptsitz der Unternehmung;

• Postanschrift (exact und vollständig);

• Werbewirksames und Firmenzeichen.

I, Briefkopf können auch Telefonnummer, E-mail oder Web – Anschrift, Telex, Telegramm – Kurzanschrift stehen, wie auch Anmerkungen über eventuelle Filialen, Agenturen Vertretungen oder Niederlassungen.

In den französischen und deutschen Handelsbriefen können die Geschöftsangaben auch als Fußnote erscheinen. Für den Schriftverkehr in rumönischer Sprache kann man jedes gewünschte Muster wählen.

Nach DIN – Riochtlinien gibt es zwei Arten von Briefköpfen:

• einen schmalen Briefkopf (Höhe: 27 mm);

• einen breiten Briefkopf (Höhe: 45 mm). Er wird vor allem von Unternehmen, Handelsgesellschaften Institute u.s.w. bevorzugt.

Der Briefkopf steht in der gewöhlten Form auf allen Briefen, die die Unternehmung sendet. Er ist ein sehr wichtiges Marketinginstrument. Mit dem Firmenzeichen bant man die erste Brücke zu den künftigen Kunden und Geschäftspartnern. Für die Gestaltung des Briefkopfs wenden sich viele Unternehmen an Fachleuten. Die Briefvordrucke werden in einer Druckerei bestellt. Briefköpfe werden heute auch am Computer zusammengestellt und erscheinen auf allen in der betreffenden Firma ausgestellten Dokumenten.

S.C.OrizonturiS.R.L

EDITURĂ & TIPOGRAFIE

1900, Timişoara, bd. Revoluţiei 26

tel. (056)145.339

fax (056) 145.338

Model de antet / 45 mm

Helmut Wagner

& Sohn

Textilwarenfabrik

Helmut Wagner & Sohn, Postfach 2 56, 34035 Kassel

Model de antet / 27 mm

3.1.2. Die Anschrift des Empfängers

Die Anschrift des Empfängers steht unter dem Briefkopf und kann höchtens 9 Zeiten umfassen. Sie muß in das Fenster der genormten Fensterbriefhüllen passen. Form und Inhalt der Anschrift richten sich nach den Normen der betreffenden Korrespondenzsprache. Die Anschriften auf dem Briefblatt und auf dem Briefumschlag werden identisch geschrieben.

Hier einige Anschriftbeispiele:

1.Recomandată

2.

3. Doamnei

4. Maria Popescu

5. Str. Amurgului Nr. 9

6.

7. 1900 Timişoara

8.

9.

1.

2. Aviz de primire

3. Domnului director

4. ing. Gabriel Ionescu

5. S.C. Orizontal S.R.L.

6. Bd. Revoluţiei 26

7.

8. 1900 Timişoara

9. 1. Par avion

2.

3. Domnului

4. Ioan Popescu

5. Str. Cişmelei 12, Bl. J2, Ap 3

6. Tomis Nord

7.

8. 8700 Constanţa

9. România