Sistem de Management al Documentelor

Introducere

În ultimele decenii cunoştinţele şi informaţiile au devenit extrem de importante, cu ajutorul acestora extinzându-se puterea de gândire, atât în domeniul afacerilor cât şi în alte domenii, prin intermediul inteligenţei artificiale.

Cunoştinţele reprezintă noua resursă care alături de muncă, bani şi pământ reprezintă baza oricărei afaceri. Astăzi succesul afacerilor este dependent de capacităţile acestora de a-şi proteja, de a achiziţiona şi utiliza propriile cunoştinţe, adică de capacitatea firmei de a-şi dezvolta un management propriu de cunoştinţe.

Trăim într-o lume care se schimbă la fiecare minut. Schimbarea afectează organizaţiile şi permite oamenilor să-şi modifice capacităţile intelectuale. Cheia schimbării şi a creşterii o reprezintă conştientizarea acesteia, schimbul de idei, găsirea unor căi de inovare care să plaseze atât oamenii cât şi firmele în fruntea competiţiei. Aceasta presupune învăţare, inovare şi adoptarea unui comportament proiectat să sporească performanţele şi calitatea. În felul acesta persoanele inteligente au nevoie de organizaţii inteligente şi reciproc.

Organizaţiile bazate pe cunoştinţe sunt în mod raţional construite pentru a utiliza cât mai bine resursele de cunoştinţe şi capacităţile lor de procesare a cunoştinţelor în scopul creşterii productivităţii , reputaţiei şi inovării.

Proiectul sintetiseazǎ cunoştinţele de bazǎ referitoare la sistemele informatice pentru management, plecând de la premiza cǎ este dificilǎ conducerea unei organizaţii moderne fǎrǎ un minim de cunoştinţe din domeniul sistemelor informatice.

Sistemele informatice joacǎ un rol esenţial în crearea de firme competitive, pentru administrarea afacerilor la nivel global şi furnizarea de produse şi servicii utile clienţilor. Globalizarea afacerilor, apariţia economiei digitale şi extinderea Internetului şi a altor reţele de comunicaţii globale au remodelat rolul sistemelor informatice în afaceri şi management. Internetul asigurǎ infrastructura informaticǎ necesarǎ pentru noi modele de afaceri, noi procese de derulare a afacerilor şi noi modalitǎţi de diseminare a cunoştinţelor.

În ceea ce priveşte conţinutul lucrǎrii, capitolul 1 urmăreşte prezentarea conceptului de proces de afaceri, in al doilea capitol este prezentat managementul de cunoştinţe, precum şi obiectivele acestuia la nivelul firmei. Capitolul 3 prezinta definirea noţiunii de sistem de managementul cunoştinţelor ca sistem bazat pe cunoştinţe, încadrarea lui la nivelul unei firme, şi prezentarea caracteristicilor structurale ale acestuia, iar in ultimul capitol este prezentata o solutie de sistem , si anume, un sistem de management al documentelor.

CAP. 1 Procese de afaceri

În ultimele decenii cunoştinţele şi informaţiile au devenit extrem de importante. Cu ajutorul acestora extinzându-se puterea de gândire, atât în domeniul afacerilor cât şi în alte domenii, prin intermediul inteligenţei artificiale. Cunoştinţele reprezintă noua resursă care alături de muncă, bani şi pământ reprezintă baza oricărei afaceri. Astăzi succesul afacerilor este dependent de capacităţile acestora de a-şi proteja, de a achiziţiona şi utiliza propriile cunoştinţe, adică de capacitatea firmei de a-şi dezvolta un management propriu de cunoştinţe.

Trăim într-o lume care se schimbă la fiecare minut. Schimbarea afectează organizaţiile şi permite oamenilor să-şi modifice capacităţile intelectuale. Cheia schimbării şi a creşterii o reprezintă conştientizarea acesteia, schimbul de idei, găsirea unor căi de inovare care sa plaseze atât oamenii cât şi firmele în fruntea competiţiei. Aceasta presupune învăţare, inovare si adoptarea unui comportament proiectat să sporească performanţele şi calitatea. În felul acesta persoanele inteligente au nevoie de organizaţii inteligente şi reciproc.

Noile tehnologii şi software-ul permit calculatoarelor să imite comportamentul uman în diverse feluri. În prezent, calculatoarele pot vedea, auzi, mirosi iar pentru afaceri pot gândi. Încercările extinderii utilizării calculatoarelor la tot ceea ce poate fi soluţionat de către om a dus la apariţia unui nou domeniu la ştiinţei calculatoarelor: inteligenţa artificială(IA).

În prezent, calculatoarele pot vedea, auzi, mirosi iar pentru afaceri pot gândi. Roboţii sunt o formă binecunoscută de IA. Un robot este un dispozitiv mecanic echipat cu componente care simulează acţiuni umane capabil să ia decizii pe propria răspundere în contrast cu un automobil care aşteaptă comenzi de la conducător pentru fiecare acţiune a sa. Roboţii sunt în uz în foarte multe domenii: medicină, farmaceutică, construcţii etc. Un domeniu foarte nou de cercetare în industria robotică este dezvoltarea de microroboţi care pot fi introduşi în vene, în cord sau în alte organe pentru a le păstra în funcţiune şi a proteja viaţa omului. Recent, Camera de Comerţ a S.U.A. a difuzat un raport din care rezultă că 70% din 500 de companii principale folosesc inteligenţa artificială ca pe o componentă a suportului de luare a deciziilor, iar vânzările de software dedicat domeniului sunt de aproximativ un miliard de dolari anual.

Încercările extinderii utilizării calculatoarelor la tot ceea ce poate fi soluţionat de către om a dus la apariţia unui nou domeniu la ştiinţei calculatoarelor: inteligenţa artificială(IA).

IA oferă utilizatorului un sistem expert care poate capta expertize ce pot fi puse la dispoziţia celor care nu sunt experţi, în aşa fel încât aceştia să le poată utiliza. De asemenea, un sistem expert poate rezolva o problemă sau să înveţe cum să rezolve o problemă.

Creşterea activităţilor de comerţ electronic, de afaceri inteligente pe Internet, de tehnologii de procesare şi comunicare distribuite, au adus schimbări fundamentale la nivelul modelelor de afaceri, ale societaţilor şi economiilor. Clienţii, furmizorii, partenerii de afaceri cer din ce în ce mai mult de la întreprinderi, în toate procesele de schimb. Organizaţiile explorează noi pieţe, noi servicii si noi produse ca răspuns, pentru a forţa astfel avansul tehnologic, strategiile de afaceri, globalizarea şi diminuarea ciclurilor de producţie. Întreprinderile trebuie să poată oferi o bogată paletă de servicii, în scopul creşterii veniturilor şi productivităţii. Pentru a răspunde tuturor acestor exigenţe complexe, întreprinderile au nevoie în viitor de noi tipuri de instrumente specializate, de noi tipuri de servicii avansate care să suporte noile tipuri de afaceri.

Business Intelligence – BI are drept scop achiziţia, organizare, analiza şi partajarea cunoştinţelor efective implicate în luarea deciziilor cu aplicaţii în domeniul de afaceri. Obiectivul de piaţă general al î este denumit şi inteligenţă competitivă.

Inteligenţa competitivă este un proces sistematic de culegere, analiză şi transformare a datelor şi informaţiilor, cu privire la capabilităţile, motivele, intenţiile şi practicile competitorilor sau a viitorilor competitori, în scopul obţinerii unui plus de cunoaştere pentru asigurarea avantajului competitiv pe un anumit segment de piaţă.

Inteligenţa competitivă nu înseamnă doar găsirea informaţiilor. Înseamna analizarea informaţiilor într-un proces continuu şi transformarea acestora în cunoştinte ce se leagă de planificarea strategică a organizaţiei. Aceste cunoştinte se referă la: competitori, tehnologie, furnizori, materiale, tendinţe pe piaţă şi în industrie, schimbări politice şi economice. Tehnologiile pot sprijini creearea întreprinderilor inteligente ,care nu vor furniza numai servicii mai bune focalizate pe clienţi, dar vor susţine necondiţionat eficienţa afacerilor, prin construirea de relaţii cu furnizorii şi alţi parteneri de afaceri pe baze mai flexibile, mai adaptate la schimbările în timp real, la exigenţe care se modifică permanent, în mod nepredictibil.

Cunoştinţele reprezintă un amestec fluid de experienţă conceptualizată(adică căreia i sa găsit la un moment dat o reprezentare suficientă din punct de vedere a unei semantici operatorii), valori, informaţie contextualizată, capacitate de tip expert şi intuiţie, care împreună trebuie să permită generarea de experienţă nouă şi inovatoare. Cunoştinţele sunt cele care stau la baza dezvoltării unor sisteme inteligente, sisteme pe care se bazează întreprinderea moderna, întreprinderea inteligentă, sisteme care permit sinteza de valori noi pentru aceasta şi pentru tot complexul de procese de afaceri aferent ei. Abilitatea companiilor de a exploata bunurile lor intangibile reprezintă de departe aspectul decisiv în asigurarea unui avantaj competitiv. Cum pieţele se schimbă, tehnologiile proliferează, competitorii se înmulţesc, iar produsele şi serviciile se uzează, companiile de succes trebuie să aibă abilitatea de a-şi crea noi cunoştinţe consistente şi înglobarea lor în noi servicii şi produse.