Studiu comparativ privind utilizarea tehnologiilor informatice în cadrul întreprinderilor din România - particularizare pe domeniul auditului firmei

1. STUDIU COMPARATIV PRIVIND UTILIZAREA TEHNOLOGIILOR INFORMATICE ÎN CADRUL ÎNTREPRINDERILOR DIN ROMÂNIA. PARTICULARIZARE PE DOMENIUL AUDITULUI FIRMEI

Abstract

In an organization the audit process is very important and useful to obtain a real and economic image about the company, so obtaining advantages against the competitors. Today, this process is realized through the informatics technology, expert system, which contains the knowledge of the experts from the area of the audit.

Keywords: audit, artificial intelligence, expert systems, system expert in audit, informatics tehnology

1. Introducere

Era cunoaşterii, este reprezentată de o societate aflată în continuă transformare determinată de evoluţia tehnologiei şi a telecomunicaţiilor, evoluţie caracteristică tuturor domeniilor, inclusiv domeniului economic. În ultima perioadă inteligenţa artificială în general şi sistemele expert în particular au suferit o dezvoltare ce a condus la o preocupare de a utiliza aceste tehnologii avansate în contabilitate şi audit. Lucrarea de faţă urmăreşte să prezinte utilizarea tehnologiilor inteligente ce devine esenţială pentru contabili şi auditori pentru a putea verifica şi aplica raţionamente contabile produse de marii experţi ai domeniilor contabilităţii şi auditului, cum ar fi determinarea pragului de semnificaţie, controlul intern, evaluarea riscului, identificarea fraudelor etc.

Utilizarea tehnologiilor informatice în domeniul auditului a atras atenţia teoreticienilor din acest domeniu dar şi a celor preocupaţi mai ales de partea practică a sistemelor expert atât din ţară cât şi din afara graniţelor naţionale: Robert J. Thierauf (Profesor emerit în sisteme informaţionale la Universitatea Xavier, Cincinnati, Ohio), Daniel E. O'Leary şi Paul R. Watkins (Profesori de contabilitate la Universitatea din California de Sud), Sabina Mihalache şi Laura-Diana Genete (Universitatea „Alexandru Ioan Cuza”, Iaşi). Contribuţia personală la această temă este de a implementa şi utiliza o tehnologie pentru a eficientiza procesul de audit financiar-contabil.

2. Cuprins

Tehnologiile informatice în domeniul auditului

Termenul de audit provine din limba latină de la cuvântul audit-auditare, ce are semnificaţia de a asculta.

Auditul reprezintă activitatea obiectivă, independentă de înaltă pregătire profesională prin care este analizată o situaţie de fapt şi comparată cu norma ce o reglementează pentru a se observa conformitatea cu aceasta. Prin urmare, o persoană specializată cu o pregătire teoretică superioară, competentă, autorizată şi independentă, îşi exprimă opinia motivată asupra funcţionării corecte şi eficiente a unei entităţi economice cu scopul de a optimiza întreaga activitate a organizaţiei în cauză.

Definiţia formulată de specialiştii în domeniu, Arens şi Loebbecke, este relevantă: „Auditul constă în colectarea şi evaluarea unor probe privind informaţiile, în scopul determinării şi raportării gradului de conformitate a informaţiilor respective cu o serie de criterii prestabilite. Auditul ar trebui efectuat de o persoană competentă şi independentă” .

Prin intermediul auditului, managerul unei entităţi primeşte anumite informaţii relevante, credibile, necesare pentru a-şi întemeia pe viitor anumite decizii strategice şi pentru a corecta eventualele deficienţe ale sistemului, aceste informaţii bazându-se pe analiza efectuată asupra documentelor contabile (situaţiile financiare) de către auditorul.

Tehnologiile informatice au produs schimbări în cadrul organizaţiilor (modalitatea de stocare, prelucrare, transmitere a informaţiilor), determinate de cerinţele lumii moderne. Noile tehnologii adoptate au adus şi beneficii entităţilor, cum ar fi creşterea valorii acestora, creşterea profiturilor, eficienţă, avantaje strategice, concurenţiale etc. Pe lângă beneficii, acestea s-au confruntat cu anumite dificultăţi determinate de modul de implementare, costurile aferente, mentalitatea oamenilor, inexistenţa personalului specializat pentru noile tehnologii.

Tehnologiile informatice utilizate în cadrul auditului urmăresc creşterea eficienţei procesului, creşterea capacităţii de stocare, analiză şi prelucrare a informaţiilor utilizate în domeniul auditului.

Tehnologiile informatice activează şi în sfera auditului financiar unde este necesară calcularea unor indicatori financiari, dar şi analiza evoluţiei lor în timp. În urma interpretării rezultatelor prin intermediul tehnologiilor informatice, auditorul financiar, şi nu numai, obţine informaţii cu privire la evenimentele produse în cadrul organizaţiei, dar şi starea financiară a entităţii auditate. Informaţiile astfel obţinute sunt utilizate pentru a îndepărta anumite disfuncţionalităţi din cadrul sitemului.

Aceste tehnologii informatice prezintă, s-ar putea spune, anumite riscuri ce ţin de modificare unor date, dar şi pierderea lor, accesul neautorizat la unele date, neîncrederea în soluţionarea problemei. Totuşi prezintă anumite avantaje cum ar fi minimizarea timpului necesar procesului de audit financiar bazate pe indicatori financiari, existenţa unui volum de date mai mare ce necesită a fi verificat, furnizarea rapoartelor în timp real utilizatorilor etc.

Impactul tehnologiilor sistemelor expert asupra auditului

Sistemele expert reprezintă o categorie distinctă a sistemelor inteligente, având drept scop reproducerea, cu ajutorul calculatorului a cunoştinţelor şi raţionamentelor experţilor umani. Acestea sunt capabile să memoreze cunoaşterea dintr-un domeniu specific al problemei, stabilesc legături între cunoştinţe, oferind astfel anumite concluzii, soluţii, recomandări, sfaturi, îndrumând astfel utilizatorul final.

La nivelul auditului beneficiile pe care le aduc sistemele expert sunt numeroase şi semnificative: sporirea calităţii prin recomandările ce au la bază expertiza extrasă de la mai mulţi experţi, deciziile pot fi adoptate într-un timp mai scurt, obiectivitatea soluţiilor, existenţa unei baze de cunoştinţe în care este stocată expertiza acumulată de la mai mulţi experţi putând fi utilizată şi de persoane ce nu au calitatea de expert, sistemul este disponibil mai multor utilizatori simultan.

În activitatea de audit, sistemele expert sunt utilizate pentru a implementa programul de audit (planificarea programelor de audit pentru anumiţi clienţi incluzând teste şi proceduri necesare pentrru desfăşurarea procesului de audit), pentru a evalua controlul intern (asistă experţii, auditorii, în procesul de evaluare a controlului intern al clienţilor), pentru a analiza riscul (pot estima riscul de audit prin compararea cu o evaluare performantă a controlului intern sau pot combina evaluarea controlului intern cu analize ale riscului), pentru a prezenta informaţiile în situaţiile financiare anuale (asistă auditorii în aprecierea îndeplinirii de către clienţi a condiţiilor de prezentare a informaţiilor contabile în situaţiile financiare anuale), pentru a asista tehnic procesul de audit (asistă auditorii în probleme ce ţin de desfăşurarea corectă a procesului de audit conform normelor aplicabile).