Descrierea Microsoft Access 2003

1 Noţiune de bază de date.Tipuri de BD.

Printre multiplele forme de organizare a datelor, bazele de date ocupă un loc aparte.

O bază de date (BD) reprezintă o colecţie de date integrată, anume structurată şi dotată cu o descriere a structurii şi a relaţiilor dintre date.

În funcţie de modul de organizare a informaţiilor, se cunosc cîteva modele de BD:

ierarhic (arborescent), reţea, relaţional ş.a.

Modelul ierarhic.Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentată sub forma unui arbore în care nodurile exprimă colecţii de date, iar ramurile reflectă relaţiile de asociere între înregistrările colecţiilor de date superioare şi inferioare.

Accesul la înregistrările colecţiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adică se parcurg toate colecţiile aflate în subordonare ierarhică dintre colecţia – rădăcină şi colecţia cercetată. Unui element superior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior îi corespunde un singur element superior.

Modelul reţea. Modelul reţea se aseamănă cu cel ierarhic, diferenţa constînd în aceea că unui element inferior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.

Modelul relaţional. Modelul relaţional este în prezent cel mai răspîndit model de baze de date. Acest model are o singură structură de date: relaţia sau tabelul. O bază de date relaţională este un ansamblu de relaţii (tabele) grupate în jurul unui subiect bine definit. Deci, o relaţie poate fi redată printr-un tabel, în care fiecare rînd reprezintă o înregistrare diferită, iar fiecare coloană un atribut. Coloanele tabelului sunt identificate prin nume diferite şi reprezintă cîmpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. În fiecare coloană datele trebuie să fie de acelaşi tip. Căutarea în acest model de BD se face secvenţial toate articolele şi comparînd criteriile de căutare. Articolele ce satisfac conditiei căutării se selectează şi pot fi afişate.

Subiectele pe care se axează tabelele unei BD pot fi cele mai diverse: activitatea unei firme, stocarea mărfurilor la un depozit, rezultatele unui recensămînt,etc. Deşi în modelul relaţional principala structură de date o reprezintă tabelul, o bază de date este mai mult decît o simplă mulţime de tabele.Pe parcurs vom vedea că între tabelele bazei de date există o interdependenţă strînsă, în timp ce între tabelele de calcul obişnuite această interdependenţă practic lipseşte.

Gestiunea bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care facilitează şi supervizează introducerea de informaţii în baza de date, actualizarea şi extragera din bază, controlul şi autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie să fie capabil să îndeplinească următoarele funcţii:

-de descriere ,care rezidă în definirea structuriidatelor, a relaţiilor dintre acestea şi a condiţilor de acces la informaţile conţinute în baza de date;

-de actualizare, care presupune inserarea, redactarea şi suprimarea datelor;

-de interogare a BD, care permite obţinerea diferitor informaţii din BD conform unor criterii de căutare;

-de obţinere de date noi, care constă în prelucrarea informaţiei iniţiale în scopul obţinerii unor totaluri, medii etc.;

-de întreţinere, care constă în crearea copiilor de rezervă, compactarea BD şi repararea ei în cazul deteriorării;

-de securitate a datelor, care rezidă în protejarea BD împotriva accesului neautorizat şi în atribuirea drepturilor de acces.

Administrarea bazelor de date.

Administrarea BD presupune coordonarea lucrărilor de proiectare a BD, protecţia (securitatea) informaţiei, dezvoltarea BD,etc. Aceste funcţii le îndeplineşte Administatorul Bazei de Date (ABD). El defineşte obiectele sistemului , elaborează principiile de protecţie a datelor, răspunde de alegerea şi implimentarea SGBD, asigură funcţionarea normală a sistemului.

§. 2 SGBD Access. Caracteristica generală

La începutul anilor 80 s-a produs o trecere în masă la elaborarea şi utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date de tip relaţional.Acest fenomen se explică prin atingerea unor limite tehnice şi prin flexibilitatea redusă a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri arborescente şi reţea care se foloseau pînă atunci .Înzestrate cu limbaje de generaţia a patra şi cu generatoare de aplicaţii puternice , SGBD de tip relaţional oferă numeroase facilităţi de proiectare şi dezvoltare a aplicaţilor .Cele mai răspîndite SGBD de acest tip sunt: Oracle, Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urmă fiind subiectul capitolului de faţă.

Sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access 2003 (şi versiunile care l-au precedat) a fost realizat de corporaţia Microsoft şi reprezintă o nouă ideologie în acest domeniu, avînd performanţe sporite.

Lansarea sistemului MS Access 2003

SGBD MS Access funcţionează numai în mediul Windows. Există mai multe modalităţi de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutivă a acţiunilor Start/All Programs(sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2003.

Ca rezultat, obţinem o fereastră, asemănătoare cu cea din figura 1.

Figura 1. Lansarea sistemului Access

Crearea / accesarea unei baze de date

După cum am mai menţionat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele. Dar o bază de date poate conţine şi alte elemente care se creează pe baza tabelelor (interogări, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, împreună cu tabelele, formează aşa-numitele clase de obiecte ale bazei de date.

Pentru a crea o bază de date nouă, în zona Open a ferestrei reprezentate în figura 1 alegem opţiunea Create a new file, iar în caseta urmatoare - opţiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura .2

Pentru a deschide o bază de date existentă în zona Open a ferestrei reprezentate în figura 1 executăm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectăm opţiunea More pentru a accesa o bază de date amplasată pe un dispozitiv de memorie auxiliară. În caseta de dialog care apare indicăm numele BD

Figura.3

(de ex., BIBL) şi localizarea ei (discul, dosarul).Obţinem o fereastră în care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.