Folosirea Ms Access în Gestionarea unei Baze de Date

Noţiuni introductive

Bazele de date reprezintă colecţii de date organizate într-un mod riguros, bine stabilit. Ele nu conţin date care nu sunt necesare în vederea prelucrării sistemelor de gestiune( informaţii nesemnificative cum ar fi în cazul cărţii de telefon, tipul sau culoarea acestuia).

De regulă, bazele de date sunt organizate pe patru niveluri

- nivelul conceptual

- nivelul extern

- nivelul logic

- nivelul intern(fizic)

Nivelul conceptual se referă la programatorii care cunosc datele referitoare la problema care este studiată, sau care obţin aceste date de la specialiştii implicaţi în domeniul respectiv.

Nivelul extern reprezintă designul pe care îl are baza de date, modul în care datele vor fi organizate în vederea utilizării şi prelucrării. Tot nivelul extern realizează şi operaţiile de acces secvenţial la informaţiile conţinute de baza de date. Astfel, un utilizator va avea acces numai la anumite date, existând situaţii când accesul îi este interzis, sau permis numai pe bază de parolă. De asemenea, la acest nivel informaţia poate fi prezentată sub diferite forme, pentru a se face o distincţie, sau o individualizare.

Nivelul logic reprezintă modul în care vor fi organizate datele din punct de vedere logic. Există mai multe tipuri de modele:

- modelul ierarhic

- modelul reţea

- modelul relaţional

- modelul orientat pe obiec

Modelul ierarhic: model de tip arbore, în care nivelul cel mai de sus se numeşte rădăcină, care poate avea oricât de mulţi descendenţi. Relaţiile dintre date sunt de tip părinte-copil. Este modelul cel mai puţin folosit în realizarea nivelului logic

Modelul reţea: este asemănător modelului ierarhic, cu diferenţa că un copil poate avea mai mulţi părinţi. Este un model care poate prelucra date complexe, dar care are o structură destul de complicată. Este puţin folosit în gestionarea bazelor de date.

Modelul relaţional: este modelul cu cea mai largă răspândire, fiind uşor de utilizat şi având o flexibilitate deosebită, care face ca manipularea datelor să se facă uşor, fără a altera integritatea datelor existente. Datele sunt stocate în tabele, tabelele fiind formate din înregistrări, acestea fiind la rândul lor formate din câmpuri. Între tabele se pot realiza legături, care uşurează cu mult operaţiile de prelucrare a informaţiilor. Sistemele de gestiune a bazelor de date care folosesc modelul relaţional sunt Oracle, Access, Iformix etc.

Modelul orientat pe obiect: cel mai nou tip folosit de sistemele de gestiune al bazelor de date. A apărut ca urmare a diversificării tipului de informaţii care trebuie gestionate de către bazele de date(este vorba de hărţi, programe orientate pe obiect, programe dinamice, simulatoare, animaţie etc.)

Nivelul intern în cadrul acestui nivel, se vor utiliza şi prelucra informaţiile din schema conceptuală, în funcţie de sistemul de gestiune al bazei de date. Ca sistem de gestiune al bazei de date putem folosi: Oracle, Access, DB2, Ifromix, Fox. Sistemul de gestiune al bazei de date este răspunzător de stocarea datelor, prelucrarea lor, asigurarea securităţii informaţiilor, asigurarea accesului concurenţial(astfel încât baza de date să fie utilizată în reţea de mai multe persoane în acelaşi timp)

Ce este Access

Programul Microsoft Access face parte din pachetul de programe Microsoft Office şi este destinat proiectării şi gestiunii bazelor de date, fiind bazat pe modelul logic relaţional.

Realizarea unei baze de date funcţionale se aseamănă oarecum cu rezolvarea unui puzzle. Pentru a reuşi, mai întâi trebuie adunate toate piesele, apoi trebuie proiectată o structură corespunzătoare naturii acestora, după care este construită interfaţa care permite introducerea şi extragerea cu uşurinţă a componentelor dorite, simplu şi eficient.

Microsoft Access oferă utilizatorului posibilitatea de a manipula datele conform nevoilor sale specifice. Efortul iniţial necesar creării unei baze de date este deseori mai mare decât cel necesar realizării unor foi de calcul tabelar, sau a unui document, dar eforturile depus va fi recompensat în momentul în care se ajunge în situaţia extragerii informaţiilor. Baza de date permite localizarea cu repeziciune a anumitor elemente, compararea statisticilor pe diverse perioade de timp, obţinerea cu uşurinţă a unor rezultate tipărite.

La una din extremele pieţei se găsesc produse simple, care pot fi învăţate cu uşurinţă(pachete de programe care nu pot realiza mai mult decât operaţii uzuale de stocare şi căutare) La celălalt capăt se află unele din cele mai complexe programe de calculator existente, care rulează pe mai multe calculatoare, în mai multe locaţii, pentru a colecta şi distribui simultan cantităţi uriaşe de date de-a lungul globului pământesc. De exemplu, societăţile bancare care utilizează baze de date dedicate pentru a urmări în timp real comerţul mondial.

Access este una din soluţiile de mijloc, fiind unul din cele mai bune sisteme pentru baze de date disponibil pentru calculatoare personale. Fiind proiectat astfel încât să fie prietenos şi cât mai uşor de folosit, utilizatorii care nu doresc să se implice în proiectarea bazelor de date complexe pot să-l folosească, preluând pur şi simplu elemente din caseta cu multe aplicaţii. Dadabase Wizard pune la dispoziţie o interfaţă prietenoasă şi simplă pentru a putea începe imediat. Prin câteva răspunsuri la întrebări simple, Access creează în mod automat diferite tabele, interogări şi formulare.