Proiectarea sistemului informatic privind evidența livrărilor de produse pe beneficiari la SC Ursus Breweries SA, Sucursala Timișoara

CAPITOLUL 1. ROLUL INFORMATICII ECONOMICE ÎN MANAGEMENTUL FIRMEI

1.2. Sistemul informaţional

Dacă sistemul decizional reprezintă “sistemul nervos” al unei organizaţii, sistemul informaţional este “sistemul circulator”. El oferă materia primă (informaţia) necesară în stabilirea şi îndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor atât manageriale, cât şi de execuţie din cadrul organizaţiilor socio-economice.

Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi la realizarea obiectivelor organizaţiei.

În continuare vom defini fiecare componentă a sistemului informaţional.Datele şi informaţiile reprezintă componentele primare ale sistemului informaţional.Definiţii ale informaţiei sunt multe în literatura de specialitate.

Norbert Wiener, părintele ciberneticii, spunea că “informaţia este informaţie, nici materie, nici energie”. Pornind de la ideea că informaţia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, încercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicaţiilor, informaţia este un mesaj, un semnal ce reflectă starea unui sistem sau a mediului în care acesta funcţionează şi care aduce receptorului un spor de cunoaştere.

Informaţia economică reprezintă acele date care aduc receptorului un spor de cunoaştere privind întreprinderea respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor în cadrul firmei respective.Informaţiile se obţin în general din prelucrarea datelor, ele nu se confundă însă cu acestea.

Data reprezintă o înşiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumită semnificaţie. Datele economice descriu acţiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firmă sau la procese din afara acesteia.

În concluzie se poate spune că orice informaţie este o dată dar nu orice dată este o informaţie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

În literatura de specialitate se întâlnesc diverse criterii de clasificare a informaţiilor. Iată câteva dintre acestea:

1. după modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

2. după gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3. după direcţie: descendente, ascendente, orizontale;

4. după provenienţă: exogene, endogene;

5. după destinaţie: interne, externe;

6. după obligativitate: imperative, nonimperative

7. după natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producţie, financiar-contabile, personal.

Această clasificare se referă la informaţia economică utilizată în procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

1. după formă: analogică, digitală;

2. după natura sa: date, texte, imagini fixe, secvenţe audio, secvenţe video;

3. după suport: magnetice, optice, opace, transparente.

În raport cu natura lor specifică, informaţiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaţionale:

a) Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informaţiei numerice, după reguli matematice şi logice, şi este larg răspândită în activităţile care solicită un mare volum de calcule, de situaţii şi de rapoarte: economie, proiectare, management, statistică etc.

Prelucrarea datelor în sisteme informatice se realizează în mod diferit, în funcţie de modul de organizare a acestora în colecţii de date.

Datele organizate sub forma fişierelor de date se procesează cu ajutorul unor programe de firmă, denumite interpretoare sau compilatoare care diferă în funcţie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date(SGBD), dintre care cele mai răspândite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funcţiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilităţi integrate de tratare a informaţiei(texte, tabele, baze de date, grafică etc.)cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezintă un interes deosebit datorită uşurinţei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele şi a îmbinării procesării datelor cu procesarea de texte în cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operaţii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, în paragrafe, în fraze şi în cuvinte, este supus unor operaţii vizând forma caracterelor şi mărimea acestora, forma şi mărimea paginii, modul de aşezare a textului în pagină.

Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaţii lingvistice cum sunt: despărţirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical şi ortografic al textului analizat. În urma acestor operaţii rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afişare pe ecran ori imprimat pe hârtie sau pe microfilm în vederea arhivării.

Procesarea textelor se realizează fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinaţie principală, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) şi ale sistemelor integrate(WORKS).

c) Procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern şi eficient a tehnicilor informatice şi electronice în vederea receptării, memorării şi prelucrării grafice a imaginilor conţinute în documente.

Un document poate conţine informaţii provenite din surse diferite: situaţii şi rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conţinând texte obţinute în urma procesării textelor, tabele şi reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schiţe şi desene tehnice, grafică bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini şi fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.