Auditul Calității

CAPITOLUL I

1.1 Cadrul conceptual al auditului calităţii

Termenul de audit provine de la verbul „audio”, care în limba latină înseamnă „a asculta”.În evul mediu acest termen era utilizat în sensul de a asculta părţile implicate într-un proces. Ulterior a căpătat o largă extindere, în ţările anglo-saxone şi în Franţa, în domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curţii de Conturi. Astfel, în dicţionarul anglo-francez Hachett, din anul 1934,auditul este definit ca reprezentând „verificarea conturilor de către experţi”.

Potrivit Webster’s Encyclopedic, prin audit se înţelege „examinarea oficială sau verificarea conturilor şi înregistrărilor, în special a conturilor financiare”. Aceeaşi semnificaţie este dată termenului de audit în dicţionarele apărute în ţara noastră: „audit: verificare,revizie a conturilor, bilanţ, a verifica conturi”; „audit: revizie (contabilă)”.

Un sens larg dau acestui termen enciclopediile britanice, potrivit cărora prin audit se

înţelege „o examinare” a unei situaţii, într-un anumit sector.

În domeniul managementului calităţii , termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calităţii în ansamblu.

Standardul SR EN ISO 9000:2001 – „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular”, care a înlocuit standardul ISO 8402:1995, prevede ca evaluarea sistemului de management al calităţii (2.8.), respectiv, măsura în care cerinţele sistemului de management al calităţii sunt îndeplinite, să se realizeze prin intermediul auditului, constatările acestuia fiind utilizate la evaluarea eficacităţii sistemului şi la identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire ale acestuia.

Auditarea sistemelor de management ale calităţii are la bază SR EN ISO 19011:2003 - "Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/saude mediu", ce reprezintă în fapt o revizie a standardelor anterioare în domeniu şi care acoperă toate aspectele privitoare la auditare, auditori şi managementul unui program de audit.

Standardul oferă îndrumări cu privire la principiile generale ale auditării interne şi externe, conducerii programelor de audit, efectuării auditurilor sistemelor de management ale calităţii (planificarea, efectuarea şi documentarea lor) şi ale sistemelor de mediu, precum şi cu privire la competenţa auditorilor acestor sisteme. Aceste linii directoare sunt suficient de generale pentru aplicarea sau adaptarea lor în diferite industrii şi organisme.

De fapt, sistemul de management al calităţii este un program complex şi integrat de activităţi iniţiate de conducerea unei organizaţii în scopul implementării unei politici a calităţii şi a îndeplinirii cu succes a obiectivelor calitative propuse. În acest sens, auditul calităţii nu este altceva decât un instrument de management prin care se urmăreşte confirmarea existenţei sistemului de management al calităţii, se evaluează implementarea acestuia şi a eficacităţii lui, prin identificarea domeniilor ce necesită acţiuni corective sau îmbunătăţiri.

1.2 Obiectivele generale şi importantţ auditului calităţii

În mod normal, auditurile calităţii vor fi desfăşurate pentru atingerea unuia sau a mai multor obiective, dintre cele ce urmează:

să se verifice în cadrul unei organizaţii dacă propriul sistem al calităţii funcţionează corect şi satisface în permanenţă exigenţele prescrise (conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calităţii cu exigenţele prescrise în standarde);

• să se determine eficacitatea sistemului de management al calităţii în satisfacerea obiectivelor calitative prescrise;

• să se ofere organizaţiei auditate ocazia să-şi amelioreze propriul sistem de management al calităţii;

• să se realizeze o evaluare iniţială a unui furnizor, în vederea stabilirii unor relaţii contractuale cu acesta;

• să se verifice, în cadrul relaţiilor contractuale, dacă sistemul de management al calităţii furnizorului satisface în permanenţă exigenţele prescrise şi dacă acesta funcţionează corect;

• să se permită certificarea sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate.

Evaluarea implementării sistemului de management al calităţii implică o analiză a dovezilor obiective cu privire la activităţile curente, a înregistrărilor unor activităţi trecute, a atitudinii personalului şi stabilirea măsurii în care cerinţele sunt îndeplinite.

Evaluarea conformităţii sistemului de management al calităţii presupune colectarea dovezilor obiective cu privire la: politica din domeniul calităţii, modul de organizare, resursele existente, precum şi la procedurile scrise şi compararea lor cu cerinţele standardului aplicabil, ale contractului şi/sau cerinţele legale. Dovezile obiective pot fi: specificaţii, înregistrări, instrucţiuni de lucru, observaţii directe ale auditorilor sau chiar afirmaţii directe ale unor persoane avizate. Toate acestea câştigă în valoare în cazul în care sunt şi verificate (documentul este avizat în mod corect).

Evaluarea eficienţei sistemului de management al calităţii presupune stabilirea măsurii în care sistemul de management al calităţii este apt să-şi îndeplinească obiectivele, respectiv, măsura în care el contribuie la obţinerea unui nivel calitativ superior prin prevenirea defectelor produselor/serviciilor şi la creşterea satisfacţiei clienţilor. Evaluarea eficienţei este cea mai dificilă sarcină pentru un auditor, şi se bazează pe următoarele tipuri de înregistrări:

• şedinţe de analiză ale conducerii cu privire la sistemul de management al calităţii;

• concluziile şi constatările auditurilor interne şi ale auditurilor secundă parte (efectuate de clienţi): neconformităţi constatate, acţiuni corective întreprinse etc.;

• modalitatea de atingere a obiectivelor propuse, termene de îndeplinire etc.;

• eşecuri în satisfacţia clienţilor: reclamaţii, refuzuri, reparaţii post-vânzare, întârzieri sau anulări de livrări, plăţi în perioada de garanţie etc.;

• eşecuri în realizarea calităţii specificate: refuzuri, rebuturi, reprelucrări, costul pierderilor etc.

Într-un asemenea audit, auditorul va urmări nu numai existenţa unor asemenea dovezi obiective, ci şi frecvenţa cu care apar anumite probleme, precum şi trendul ce se înregistrează. Unul dintre rolurile importante ale unui auditor este şi acela de a intervieva personalul ce desfăşoară activităţi cu incidenţă asupra calităţii, pentru a stabili măsura în care acesta a înţeles sistemul de management al calităţii şi rolul acestuia, procedurile şi instrucţiunile utilizate, politica şi obiectivele în domeniul calităţii, precum şi utilizarea sistemului în rezolvarea problemelor şi în îmbunătăţirea calităţii. De asemenea, el trebuie să verifice importanţa care este acordată fiecărei probleme a calităţii şi perioadele de timp pentru care ele rămân nerezolvate.

Unele audituri interne pot avea drept scop evaluarea efectului economic şi al eficienţei.