Certificarea Sistemelor de Management

Capitolul I. Procesul general de obtinere a certificarii

In conditiile actuale ale globalizarii si a mediului concurential din ce in ce mai agresiv, managementul sistemelor, proceselor si produselor reprezinta o conditie esentiala a succesului oricarei organizatii, indiferent de domeniul in care isi desfasoara activitatea, de dimensiune, de sfera publica sau privata in care se regaseste.

Totodata, prin prisma aderarii Romaniei la Uniunea Europeana si pregatirea agentilor economici in acest sens, se impune crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltarii organizatiilor romanesti si facilitarea accesului acestora pe pietele europene. Pentru aceasta, firmele trebuie sa aiba in vedere identificarea si satisfacerea nevoilor si asteptarilor clientilor si ale altor parti interesate (angajati, furnizori, proprietari, societate), inclusiv a normelor europene pentru stabilirea unui avantaj competitiv si obtinerea, mentinerea, imbunatatirea performantelor si eficientei economice. Acest lucru se realizeaza prin gestionarea eficienta si eficace a aspectelor referitoare la calitate, mediu, siguranta alimentelor, sanatate si securitate ocupationala, securitatea informatiilor, conformitatea produselor, respectarea cerintelor esentiale ale directivelor europene.

Pentru a intampina aceste provocari, organizatiile trebuie sa-si proiecteze si implementeze sisteme de management, prin care sa gestioneze aspectele mentionate anterior (calitate, mediu, etc.), trebuie sa asigure conformitatea produselor cu standardele aplicabile si sa se asigure de respectarea tuturor cerintelor directivelor europene aplicabile. Confirmarea implementarii eficiente si eficace a sistemelor de management sau a conformitatii produselor cu cerintele specificate, o reprezinta evaluarea realizata de catre o terta parte, independenta si impartiala, adica certificarea realizata de catre un organism de certificare.

Conform definitiei elaborate de Organizaţia Europeana pentru Calitate (EOQ), certificarea reprezintă procedura şi activităţile efectuate de un organism de certificare privind analizarea, verificarea şi confirmarea scrisă a calităţii produselor în concordanţă cu specificaţiile (reglementările specifice).

Procesul general pe care trebuie sa-l parcurga o organizatie in vederea certificarii sistemului de mangement consta in parcurgerea urmatoarelor etape:

- solicitarea certificării printr-o cerere de admitere însoţită de dosarul tehnic, care conţine toate datele referitoare la produs, şi de angajamentul producătorului privind respectarea cerinţelor din documentele normative de referinţă;

- analizarea cererii şi a documentaţiei prezentate de solicitant de către organismul de certificare care, în cazul în care constată că documentaţia este necorespunzătoare poate solicita refacerea acesteia;

- efectuarea unor încercări asupra produsului într-un laborator acreditat şi a unui audit la întreprinderea solicitantă pentru a verifica sistemul de management al calităţii şi în special dacă sunt asigurate condiţiile de fabricaţie care să permită realizarea produselor la nivelul declarat precum şi dacă inspecţiile şi controlul tehnic de calitate sunt executate în mod corespunzător. Pe baza datelor obţinute se stabileşte oportunitatea acordării certificatului de conformitate sau se fac recomandări pentru îmbunătăţirea produsului sau proceselor tehnologice. În ultimul caz organismul de certificare repetă lucrările prevăzute în această etapă;

- acordarea certificatului de conformitate, a dreptului de utilizare a mărcii de conformitate şi a licenţei de utilizare a acestora;

- supravegherea producătorului pe toată perioada de acordare a certificării pentru evidenţierea eventualelor abateri în sens negativ faţă de calitatea determinată iniţial.

Motivele care pot determina certificarea pot fi:

Obligatorii: in anumite situatii autoritatile pot solicita certificarea sistemului de management al unei organizatii de catre un organism de certificare cu o reputatie solida sau spre exemplu de catre un organism notificat (pentru evaluarea conformitatii cu cerintele directivelor europene aplicabile).

Semiobligatorii: adesea, achizitorii guvernamentali sau organizatiile mari sau internationale solicita, de asemenea, in mod formal un sistem de management certificat de catre un organism acreditat.

Voluntare: marea parte a certificarilor pentru sisteme de management sunt voluntare. In majoritatea acestor cazuri, organizatiile au decis sa obtina certificarea ca dovada de incredere si credibilitate.

Statistic, conform unui studiu realizat asupra a 10.000 companii localizate in principal in Europa, diferitele motive pentru certificare sunt:

- cerinte ale clientilor - 26%

- dorinta proprie, imbunatatirea eficientei interne - 28%

- dorinta proprie, in scopuri de marketing - 15%

- cerinte ale partenerilor straini - 8%

- piata libera, competitivitate - 16%

- alte motive (inclusiv cerinte legale) - 7%

In functie de strategia si natura activitatilor sale, o organizatie poate opta pentru implementarea si certificarea unuia sau mai multor sisteme de management. De exemplu:

- certificarea sistemelor de management al calitatii (standard de referinta: ISO 9001:2000);

- certificarea sistemelor de management de mediu (standard de referinta: ISO 14001:2004);

- certificarea sistemelor de management al sigurantei alimentului (standard de referinta: