Comunicarea în organizații - concept, factori de influență, modele

Cap I COMUNICAREA SI ROLUL EI IN MANAGEMENT

Comunicarea este prezenta in tot ce facem in viata si este esentiala pentru a

putea munci si trai. Comunicarea poate fi inteleasa ca transfer de semnificatii intre emitator si receptor prin intermediul unui canal de comunicare. Cei mai multi teoreticienii considera ca exista comunicare si nu doar „transfer” decat atunci cand receptorul emite feed-back. La nivelul comunicarii organizationale nu numai feed-back-ul ci si calitatea si rapiditatea cu care acesta este oferit devin piatra de incercare a oricarei organizatii moderne.

Comunicarea se defineste ca transfer de informatii de la un emitent (expeditor) la un primilor (destinatar), in conditiile realizarii aceleiasi semnificatii a continutului mesajului la cei doi subiecti.

Comunicarea eficienta este conditionata de intelegerea comuna a mesajului. Si

asta este valabil in orice organizatie din care veti face parte

feed-back

EMITENT PRIMITOR

idee codificare mesaj Canale de transmitere receptie decodificare

actiune acceptare intelegere

perturbatii

Comunicarea este modalitatea concreta de lucru a unui manager ,prin care acesta coordoneaza unui grup din organizatie. Succesul in management depinde decisiv de abilitatea de comunicare a managerului.

Un lucru care evidentiaza o data in plus importanta comunicarii intr-o organizatie este ca

avansarea din pozitiile manageriale de mijloc are drept prim criteriu abilitatea de a

comunica cu superiorii.

Foarte important este cum comunicam si cit comunicam ,dar mai ales cit de eficient:

75% dintr-o zi de munca vorbim si ascultam

75% din ceea ce auzim,auzim imprecis

75% din ceea ce auzim cu acuratete,uitam in urmatoarele trei saptamani.

In medie , 75% din timpul de lucru al unui manager se consuma pentru comunicare,avind aproximativ urmatoarea structura:

9% citeste

16% scrie

30% vorbeste

45% asculta

Un lucru care evidentiaza o data in plus importanta comunicarii intr-o organizatie este ca avansarea din pozitiile manageriale de mijloc are drept prim criteriu abilitatea de a comunica ca superiorii.

Categorii de comunicare

Folosind drept prim criteriu scopurile servite de comunicare in mediul organizational,comunicarea poate fi grupata in urmatoarele categorii:

Comunicarea operationala interna:intreg ansamblul de mesaje ce-i leaga pe angajati in actiunile de infaptuire a planului sau operational pentru realizarea obiectului specific de activitate.

Comunicarea operationala interna cuprinde: instructiuni date de supraveghetori lucratorilor,dialogul oral intre lucratori in problemele de munca.

Comuncarea operationala externa: face legatura organizatiei cu oameni si grupuri din afara ei,dar legat de misiunea si obiectivul activitatii sale,respectiv cu furnizori,clienti,cu publicul.

Comunicarea interpersonala: este schimbil de informatii si simtaminte pe care oamenii le angajeaza oriunde si oricind sunt impreuna,fara ca acestea sa aiba neaparat scopuri sau obiective precum cele ale organizatiei.

O alta grupare, al carei criteriu este mijlocul de transmitere a mesajelor, distinge:

comunicarea orala, in scris si nonverbala.

Comunicarea orala este principala forma de comunicare. Intr-o organizatie circa 75% din schimbul de informatii de realizeaza oral.

Formele obisnuit utilizate in comunicarea orla interpersonala include:

-individ-individ (fata in fata);

-telefonul;

-sedinta;

-prezentarea (expunerea).

Comunicarea individ-individ, pentru un manager, este forma potrivita pentru:

delegarea sarcinilor, instruire (pregatire), informare, dezvoltarea si mentinerea relatiilor

umane.

Telefonul, ca mijloc de comunicare, face posibil un rapid schimb de informatii prin

economisirea timpului necesar deplasarii.

Sedintele sunt forme de comunicare directa in cadrul unei organizatii. Sedintele

pot fi informale, de delegare de sarcini, coordonarea resurselor.

Prezentarile pe care managerii trebuie sa le faca, din cand in cand sunt, de

regula, formale , spre deosebire de formele mai sus analizate care obisnuit sunt

informale.

Sansele de a avea o expunere, cuvantare, care sa mareasca audienta si

interesul publicului sau grupului caruia va adresati, vor spori cu siguranta, daca

veti pregati cu atentie continutul mesajului in toate cele trei clasice parti ale sale:

introducere, cuprins, incheiere.

Pregatirea incepe cu colectarea informatiilor de care aveti nevoie pentru intreaga

expunere.

Introducerea are drept scop pregatirea auditoriului pentru primirea mesajului,

precum si deschiderea interesului pentru expunere.

Urmarind obtinerea atentiei inca de la inceputul expunerii, este potrivit sa fie spusa

audientei tema.

Continutul va fi organizat in parti comparabile.

Incheierea trebuie sa reafirme, in final, scopul comunicarii si ea include:

reamintirea temei (subiectului);

o sinteza a punctelor cheie din expunere;

concluzia, principalul mesaj al expunerii.