Comunicarea Organizațională

“Dacă A reprezintă succesul in viaţă, atunci A este egal cu x plus y plus z. Munca reprezintă x, y inseamnă joacă, iar z inseamnă să ştii cum si când să vorbeşti .”

Albert Einstein

1.Conţinutul şi semnificaţia comunicării organizaţionale

O problemă importantă cu care se confruntă societatea modernă, ce

afectează direct şi imediat, dar şi indirect, pe termen nedeterminat, viaţa

indivizilor, a colectivelor şi a societăţii în ansamblu, este problema

comunicării.

Caracteristică specific umană, comunicarea este liantul indivizilor

dintr-o colectivitate, ce oferă posibilitatea cunoaşterii opiniilor acestora, a

omogenizării sub aspect psihosocial, asigurând funcţionarea normală a

colectivului, indiferent de mărimea şi natura sa.

Comunicarea este un proces de transfer de informaţii între emiţător şi

receptor printr-un anumit canal. Ea poate fi privită din perspectiva

relaţiilor de comunicare dintre indivizi – comunicare interpersonală –, dar

şi a relaţiilor din cadrul structurilor organizatorice – comunicare

organizaţională – care, desigur, include comunicarea dintre persoane.

Comunicarea organizaţională este un proces, de regulă intenţionat,

de schimb de mesaje între persoane, grupuri şi niveluri organizatorice din

cadrul organizaţiei, cu scopul înfăptuirii atât a obiectivelor individuale, cât

şi a celor colective.

Esenţial este ca, în cadrul organizaţiei, să se realizeze o comunicare

eficientă, care ,,apare atunci când oamenii potriviţi primesc la timp

informaţia potrivită“ [1]. Aceasta presupune stabilirea unei corespondenţe

biunivoce într-un univers spaţio-temporal ce include transferul de informaţii de la expeditorul ce exprimă un gând către destinatarul care

trebuie să-l înţeleagă aşa cum a intenţionat emitentul. De obicei emiţătorul

tinde să modifice prin mesajul transmis comportamentul receptorului în

planul acţiunilor sale.

Pentru orice organizaţie, comunicarea este o cerinţă esenţială în

atingerea obiectivelor stabilite, o condiţie sine qua non a funcţionării sale

eficiente, a stabilirii celor mai elementare relaţii interumane. Comunicarea

constituie premisa exercitării activităţii de management, a funcţiilor

procesului de management. Numai o comunicare eficientă face posibilă

planificarea şi programarea, coordonarea şi controlul, motivarea,

consultarea şi participarea activă a membrilor organizaţiei la înfăptuirea

scopurilor propuse. Fiecare moment din activitatea organizaţiei se bazează

pe o comunicare eficientă, ca modalitate de focalizare şi corelare a

eforturilor.

Comunicarea organizaţională apare la toate nivelurile conducerii, se

realizează pe toate treptele ierarhice şi între acestea, atât pe orizontală, cât

şi pe verticală.

Complexitatea comunicării, scopurile, obiectivele şi implicaţiile sale

au impus o serie de particularităţi comunicării manageriale (faţă de

comunicarea în alte domenii precum jurnalismul, arta, medicina etc.), care

trebuie să respecte o serie de norme impuse de cultura managerială şi de

politica organizaţiei.

Comunicarea managerială este un proces fundamental de

interacţiune reciprocă bazat pe feedback, în care managerii de la orice

nivel transmit idei, sentimente, decizii subordonaţilor cu posibilitatea

verificării manierei de receptare a mesajului de către aceştia. Ea

influenţează şi modifică percepţii, atitudini, comportamente, sentimente,

opinii ale indivizilor şi ale grupurilor şi de aceea constituie o cale prin care

oamenii îşi corelează în mod sinergic eforturile.

În acest proces complex şi continuu de comunicare, atât managerii, cât

şi subordonaţii ,,se descoperă şi conversează, se calmează şi se incită, se

contrazic şi cad de acord, se resping sau se acceptă atât în problemele

majore, cât şi în cele curente ale organizaţiei“ [2].

Comunicarea managerială este o componentă esenţială a comunicării,

în general datorită impactului imediat, direct şi indirect pe care îl are

asupra evoluţiei colectivităţii umane. Ea se află în centrul a tot ceea ce

întreprinde organizaţia, este prezentă în toate activităţile acesteia şi îşi

pune amprenta asupra rezultatelor obţinute, determinând atât succesul, cât

şi insuccesul. Este un important instrument de implementare a

schimbărilor, a strategiilor, având implicaţii majore asupra calităţii şi

eficienţei managementului. Ca stare de spirit şi instrument al conducerii, comunicarea

managerială este prezentă în toate aspectele muncii managerilor, asigurând

operaţionalizarea funcţiilor managementului, sporirea performanţelor

individuale şi colective, statornicirea unor relaţii corecte şi eficiente între

angajaţi atât pe orizontală, cât şi pe verticală. Ea este esenţială pentru

raporturile managerului cu mediul ambiant, pentru accesul acestuia la

sursele informaţionale.

Specialiştii apreciază că, în activitatea sa concretă, managerul are

diferite roluri, în funcţie de modul în care comunică, şi anume:

– roluri interpersonale, ce se exprimă în relaţiile lui cu angajaţii.

Managerul poate juca rolul de: lider, persoană de legătură sau figură de

reprezentare;

– roluri informaţionale, ce se concretizează în acţiunile de creare şi

dezvoltare a reţelei informaţionale. Managerul poate îndeplini rolul de:

monitor, diseminator de informaţii sau purtător de cuvânt;

– roluri decizionale, ce se manifestă în momentele alegerii variantei

optime. Managerul va fi: întreprinzător, rezolvator de disfuncţionalităţi,

responsabil cu alocarea de resurse sau negociator.

Pentru îndeplinirea cu succes a acestor roluri, managerul trebuie să se

bazeze pe următoarele funcţiuni ale comunicării:

– funcţiunea de informare – de monitorizare a informaţiilor interne

şi externe obţinute prin toate mijloacele posibile;

– funcţiunea de comandă şi instruire – de asigurare a unităţii şi

continuităţii acţiunilor colectivului în direcţia obiectivelor stabilite;

– funcţiunea de influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire –

de control asupra informaţiei şi comportamentului angajaţilor;

– funcţiunea de integrare şi menţinere a informaţiilor – asigură

eficienţa activităţii organizaţiei.

Maniera de aplicare a acestor funcţiuni ale comunicării în activitatea

concretă a fiecărui manager depinde de capacitatea de comunicare a

acestuia, de abilitatea lui de a fi bun comunicator, de a valorifica eficient

informaţiile de care dispune la un moment dat.

Un manager, pentru a fi un bun comunicator, trebuie: să întrebe, să

răspundă, să-şi spună punctul de vedere, să se informeze şi să informeze la

rândul lui, să asculte, să consulte, să se documenteze, să înţeleagă şi să

asigure cele mai eficiente relaţii cu subordonaţii, superiorii şi egalii

(colegii aflaţi pe acelaşi nivel ierarhic). El dispune de o serie de sisteme de

transmisie şi de procedee de comunicare pe care le poate pune în acţiune,

le poate dirija, fructifica şi controla în vederea atingerii obiectivelor

asumate. De calitatea comunicării depinde: înţelegerea problemelor cu care se

confruntă colectivitatea, relaţia managerului cu ceilalţi (şefi, subalterni,

colegi), capacitatea lui de a motiva şi a conduce subordonaţii, de a preveni,

controla şi rezolva conflictele ce apar în organizaţie, precum şi puterea lui

de convingere.