Comunicarea Organizațională

1. Ce este comunicarea?

Comunicarea este un proces bidirecțional între oameni aflați la diferite nivele ierarhice, în cadrul tuturor funcțiunilor care are loc în sus, în jos sau pe orizontală.

Pe baza schemei putem spune că orice mesaj are un expeditor şi un receptor/auditoriu. Expeditorul codifică mesajul şi îl transmite folosind un mijloc de comunicare corespunzător. Receptorul primeşte mesajul si îl decodifică, decodificare în urma căreia trimite la rândul său un mesaj către emiţător. Ideal este ca mesajul decodificat să fie identic cu mesajul codificat.

1.1 Elementele comunicării

- expeditorul sau emiţătorul mesajului – cel care iniţiază comunicarea şi codifică mesajul în funcţie de propriile percepţii, atitudini, valori, nivel cultural şi stare emoţională;

- mesajul – este dat de conţinutul ideilor, dar şi de forma în care ele sunt puse spre a fi transmise de către emiţător;

- auditoriul, sau receptorul mesajului – el descifrează mesajul prin metode ca ascultatul, cititul, privitul; decodificarea mesajului primit este dependentă de percepţiile şi abilităţile proprii receptorului, dar şi de influenţele mediului ;

- mijloacele/canalele de comunicare – sunt alese astfel încât să asigure transmiterea nedenaturată a mesajului, şi în funcţie de adecvarea lor la auditoriul/receptorul vizat. Mijloacele pot fi foarte multe, pentru că şi mesajele pot fi transmise în scris, prin sunete, verbal, prin atingere etc. Corespunzător, avem canale (mijloace) vizuale, auditive, tactile, etc. Canalele au suport natural sau tehnic (telefon, fax, mijloace audio-video etc.)

- feedbackul - în fapt, un alt mesaj, pornit de această dată de la receptor. Este un element esenţial al procesului deoarece el îl ajută pe emiţător să ştie dacă şi cum a fost recepţionat mesajul său. Prin repetări sau întrebări, se verifică şi se clarifică înţelegerea reciprocă a mesajului primit după codificare/decodificare.

2. Tipuri de comunicare

În raport de sensul de efectuare a comunicării pe ansamblul organigramei, comunicarea organizaţională poate fi:

a) Comunicare de sus în jos (downward communication), specifică managementului tradiţional, mai puţin eficace, luând forma unor instrucţiuni, ordine, discursuri, întâlniri, convorbiri telefonice sau scrisori, buletine informative, rapoarte etc. Totuşi, acest tip de comunicare se regăseşte actualmente în managementul mai tuturor organizaţiilor, inclusiv companii, întrucât periodic este necesar a comunica salariaţilor misiunea şi poziţia oficială a organizaţiei. Aşadar, elemente din managementul tradiţional coexistă împreună cu elemente moderne tip reengineering şi produc efecte favorabile pentru companii, atât cu privire la diverse practici cât şi cu privire la comunicare. Pentru a pune în mişcare mecanismul de funcţionare al organigramei, pentru a comunica politicile companiei, misiunea ei, formarea de echipe de management etc., în practica managementului zilnic se recurge permanent la comunicare dinspre vârful piramidei către baza ei; sintetizat grafic, acest flux al comunicării zilnice se prezintă după cum urmează:

b) Comunicare de jos în sus (upward communication), care porneşte de la nivelul executanţilor spre vârful piramidei sub formă de informări, rapoarte, memorii, cereri, reclamaţii,