Controllingul Sistemelor de Planificare și Control

Repere introductive

Conceptul de controlling in practica firmelor s-a dezvoltat continuu in ultimii douazeci de ani si a devenit o functie de conducere fara de care nu se poate concepe nici o firma moderna. Totusi, in teorie si in practica, dincolo de cercul specialistilor exista diferente majore de opinie in ceea ce priveste termenul de controlling. In mod fals, termenul de controlling este considerat de multe ori a fi sinonim cu notiunea de control. Controllingul este insa mult mai mult, si anume un concept de conducere functional cu rolul de a coordona planificarea, controlul si informarea in directia obtinerii rezultatelor dorite. Controllingul este intr-o buna masura "constiinta economica" a firmei.

Controllingul actioneaza asupra planificarii ca instrument central al conducerii companiei in special din punct de vedere al unei coordonari clare a planificarii si al unei orientari clare a planificarii spre rezultat.

Prin prezentul proiect, mi-am propus o abordare conceptuala a sistemului de planificare si bugetare, pe doua dimensiuni : prima dimensiune, una teoretico-metodologica ( evidentierea unor simpli pasi procedurali privind planificarea si bugetarea ) iar cea de a doua dimensiune se vrea o practica de tipul "asa ar trebui", reprezentand un studiu de caz, pe o companie din vest, in capitolul III.

Motivul alegerii temei a fost fundamentat pe criteriul empiric, dorind sa demonstrez ca intr-un mediu din ce in ce mai dinamic si mai puternic concurential, exista o legatura indisolubila intre controllingul planificarii si bugetarii si succesul economic al unei companii.

Insa flexibilizarea sistemelor de planificare si control, in companiile romanesti, nu corespund inca cerintelor schimbatoare ale pietei de profil. La o analiza mai atenta, asupra firmelor romanesti, putem observa ca in multe din acestea lipseste o planificare permanenta si sistematica a succesului. Lipsesc standardele pentru domeniile individuale care sa indice contributia necesara pentru succes. Astfel, nu poate avea loc nici un control orientat spre rezultat si o analiza a abaterilor, nici nu pot fi verificate consecintele deciziilor asupra rezultatului. Insa tocmai asigurarea succesului, respectiv cresterea eficientei companiei reprezinta - pe langa cunoasterea si reducerea riscurilor - cresterea flexibilitatii prin planificare, precum si reducerea complexitatii, functiile de baza ale planificarii. Sistemul de planificare a rezultatului ( bugetarea ), coordonat cu o derulare clara a planificarii actiunilor, trebuie sa constituie elementul central al unui sistem de controlling efectiv.

Elaborarea bugetului apartine domeniului de activitate al managementului de linie, in care de regula aceleasi persoane sunt responsabile pentru planurile de actiune si pentru bugete. Elaborarea bugetului trebuie diferentiata si prin structura organizatorica in forma in care pozitiile inferioare ierarhic elaboreaza propuneri de buget care sunt prezentate superiorilor pentru a fi aprobate. Managementul de linie se ocupa mai ales pe perioada planificarii cu sarcini de bugetare. Pe de alta parte, pentru numeroasele sarcini ale managementului de bugetare se creeaza de regula un organ special. In acest sens i se acorda o importanta centrala controllerului. Structurarea si conducerea sistemului de bugetare, precum si procurarea de informatii ale unitatilor care trebuie bugetate sunt unele din cele mai importante sarcini ale sale. Companiile mari deleaga de regula aceste sarcini unor departamente independente de bugetare. Pe langa aceasta, multe companii mari constituie comitete de buget, in care sunt reprezentate diverse unitati ale companiei, in vederea distribuirii resurselor. Aici apare de multe ori pericolul ca bugetarea sa se orienteze prea puternic spre obiectivele pe termen scurt ale companiei.

Succesul operativ al unei companii rezulta din exploatarea potentialelor de succes. Daca o firma nu doreste doar sa reactioneze, ci sa structureze in mod constient o evolutie, intreaga companie trebuie sa fie orientata spre potentialele de succes. Astfel compania dezvolta in cadrul planificarii o viziune asupra obiectivelor superioare pentru urmatorii ani. In afara de aceasta, in planificare se decide asupra cailor prin care aceste obiective trebuie atinse.

Cu ajutorul sistemului de planificare si bugetare anuala in legatura cu un Management Accounting adecvat se realizeaza sistemele de baza ale conducerii activitatii operative intr-o companie.