Funcția de control, evaluare

I. INTRODUCERE

În literatura de specialitate, funcţia de control este definită de unii autori ca fiind “ansamblul activităţilor de evaluare a rezultatelor, de stabilire a abaterii acestora de la obiective şi identificarea cauzelor care le generează, precum şi de adoptarea de măsuri care să asigure eliminarea abaterilor menţinându-se echilibrul dinamic al organizaţiei”. Alţi autori o definesc ca fiind “monitorizarea activităţilor cu scopul de a asigura ca ele să se desfăşoare în conformitate cu prevederile şi de a corecta deviaţiile negative de la prevederi”. Controlul mai poate fi definit ca fiind “procesul care constă în verificarea şi măsurarea realizării calitative şi cantitative a unor performanţe, sarcini sau lucrări, compararea acestora cu obiectivele planificate şi indicarea măsurilor de corelare ce se impun pe parcursul sau la sfârşitul unor acţiuni”. Prin control se înţelege complex de acţiuni de colectare, prelucrare şi monitorizare de informaţii care asigură managerii că activităţile desfăşurate se realizează conform previziunii, măsurând progresul către obiectivele propuse şi detectând devierile de la planul propus pentru a lua măsurile corective care se impun.

Pentru asigurarea eficienţei activităţii manageriale este ne¬cesar să se organizeze un control sistematic şi exigent asupra tuturor mijloacelor materiale şi băneşti, asupra proceselor economice şi re¬zultatelor obţinute. Aplicarea cu fermitate a controlului presupune întărirea şi perfecţionarea modalităţilor de realizare, cuprinderea în obiectivele de control a laturilor esenţiale ale activităţii societăţii comerciale sau regiei autonome, astfel încât să se asigure o mai bună adaptare a controlului la cerinţele economiei de piaţă.

Controlul este necesar în organizaţiile de afaceri pentru: a anticipa/preveni problemele, a ajusta planurile/strategiile, a iniţia din timp acţiuni corective prin care top-managementul se asigură că întreaga organizaţie se „deplasează" în direcţia bună.

Având un caracter preventiv, constructiv, educativ şi proiectiv, precum şi o mare întindere în timp şi spaţiu, controlul activităţii economice şi sociale a regiei autonome sau societăţii comerciale, joacă un rol deosebit de important. Prin intermediul controlului se poate cunoaşte situaţia din orice domeniu de activitate şi interveni în vederea eradicării fenomenelor negative. Controlul contribuie la dirijarea activităţilor în vederea realizării sarcinilor de plan ori a obiectivelor concepute de manager.

1. Rolul şi scopul controlului ca activitate de management constau în următoarele:

• Permite cunoaşterea situaţiei din firmă în orice domeniu de activitate, inclusiv cauzele fenomenelor şi modul de folosire a resurselor;

• Contribuie la dirijarea activităţilor în vederea celor propuse de manager, sesizând neajunsurile şi determinând măsuri de prevenirea sau eliminarea lor;

• Influenţează înfăptuirea şi a celorlalte funcţii ale managementului, rolul controlului este să măsoare întâi obiectivele şi apoi rezultatele;

• Asigură respectarea şi apărarea intereselor firmei determinând creşterea competitivităţii ei şi permite folosirea mai eficientă a resurselor:

• Face legătura între pregătirea şi realizarea activităţilor contribuind la optimizarea tuturor acţiunilor;

• Permite aprecierea corectă a activităţii oamenilor, ceea ce generează în plan psihosocial realizarea climatului motivaţional al acţiunilor, îmbogăţirea experienţei conducătorului, a asigurării ordinii, disciplinei şi legalităţii, mânuirea corectă a sistemului de recompensare şi sancţiuni;

• Poate preveni acţiunea unor factori perturbatori, înainte de manifestarea acestora;

• Menţine echilibrul între prevederi şi realizări prin măsurarea perfor¬manţelor şi compararea cu realizările.

Scopul controlului este verificarea cantitativă şi calitativă a rezultatelor parţiale sau finale înregistrate de colectivele de lucru sau de către salariaţi, în mod individual, inclusiv dacă se manifestă diferite anomalii: dezechilibre care pot să apară între compartimente, necorelări organizatorice, alocarea incorectă a resurselor etc. În acest fel, controlul este o prelungire a coordonării; efectuarea sistematică a controlului şi evaluării permite managerilor să folosească abaterile de la performanţele preconizate sau de la obiectivele planificate ca mărimi de intrare pentru activităţile care urmează să se desfăşoare ulterior. Un management evoluat include controlul şi evaluarea în activităţile de rutină; la angajare, trebuie să li se explice salariaţilor că evaluarea şi controlul fac parte integrantă din procesul muncii, aceste atribute manageriale nefiind îndreptate împotriva salariaţilor. Controlul nu este un scop în sine ci o activitate managerială care face legătura dintre pregătirea şi realizarea obiectivelor.

Rolul deosebit al controlului constă în contribuţia sa practică atât la constatarea, cât şi la soluţionarea problemelor cu care se con¬fruntă factorii de conducere. Intervenţia imediată cu soluţii con¬crete şi prompte pentru a preveni apariţia unor fenomene negative reprezintă aportul cel mai semnificativ al controlului la realizarea sarcinilor ce revin societăţii comerciale sau regiei autonome.

2. Principalele funcţii ale controlului: a) funcţia de evaluare a rezultatelor, prin intermediul căreia, alături de consta¬tare, se obţine şi o apreciere a performanţelor societăţii comerciale sau a verigilor sale componente şi care se desfăşoară ca constatare prin măsurarea rezultatelor, ca estimare prin compararea rezulta¬telor cu obiectivele şi standardele stabilite iniţial şi ca conturare a abaterilor şi a cauzelor care le-au determinat; b) funcţia recuperativă, determinată de orientarea controlului nu numai spre consta¬tarea şi aprecierea situaţiilor de fapt, ci şi spre efectuarea corectu¬rilor care se impun pentru înlăturarea deficienţelor apărute şi a cauzelor care le-au generat; c) funcţia preventivă, care se manifestă nu după ce au apărut abaterile faţă de valorile preconizate, ci îna¬intea producerii lor; d) funcţia informatică, în sensul că informaţiile furnizate de control oferă date asupra modului cum se realizează deciziile adoptate, asupra tuturor aspectelor din viaţa societăţii co¬merciale; e) funcţia educativ-stimulativă ce derivă din faptul că activităţile de control acţionează ca forţe ce stimulează eforturile unităţilor pentru depăşirea situaţiei prezente şi obţinerea unor re¬zultate economice superioare.