Intranet în Afaceri - SC Electro Ideal SRL

1. Necesitatea Intranetului în afaceri

1.1. Consideraţii generale

Pătrunderea tehnologiilor informatice în viaţa noastră de zi cu zi şi recurgerea frecventă la serviciile din mediul Internet au revoluţionat modul în care se desfăşoară afacerile. Informaţia se poate obţine mult mai uşor şi mai repede iar Web-ul este "motorul" principal al acestui proces de comunicare bidirecţională cu organizaţii şi persoane aflate în exteriorul firmei. Implementarea tehnologiei Web a dus în scurt timp la apariţia site-urilor Internet la toate fimele mari şi apoi la cele de dimensiuni mai restrânse. Tendinţa nu a rămas neobservată şi foarte rapid s-a ajuns la concluzia ca "dacă nu eşti în Internet, nu exişti".

Rezultatele extrem de încurajatoare obţinute prin "exploatarea" site-urilor Internet ne îndreptăţesc să implicăm aplicarea aceleiaşi tehnologii Web şi în interiorul firmei. Abordarea sistematică a acestei teme este imperios necesară şi se concretizează prin construcţia site-ului intranet. Beneficiile acestui demers nu se vor lăsa mult timp aşteptate.

"Un sistem nervos digital este echivalentul digital, dintr-o companie, al sistemului nervos uman: el oferă un flux de informaţie perfect integrat, direcţionat exact acolo unde trebuie şi exact la momentul potrivit în cadrul unei organizaţii. Un sistem nervos digital constă din procesele digitale care permit unei companii să observe şi să reacţioneze la mediul de afaceri, să perceapă mai bine provocările competitorilor săi şi să poată genera şi organiza reacţii în timp util. Un sistem nervos digital porneşte de la o combinaţie de hardware şi software; dar el este altceva decât o simplă reţea de calculatoare: are o mai mare acurateţe, spontaneitate şi mult mai multă informaţie de oferit angajaţilor care lucrează cu ea, adăugând totodată şi o perspectivă mai pătrunzătoare şi o colaborare mai eficientă

Iar pentru că un sistem nervos digital ar aduce beneficii mai mari în fiecare departament şi pentru fiecare angajat în parte, am vrut să le explic că doar ei, directorii executivi, puteau să schimbe în mod hotărâtor concepţiile şi prejudecăţile din companiile lor, pentru a-şi reorienta afacerile în funcţie de fluxul de informaţie şi ţinând cont de stilul de viaţa Web" (Bill Gates – @faceri cu viteza gândului)

1.2. Comunicarea în afaceri

În oricare parte a lumii s-ar afla, orice afacere care se doreşte a fi de succes are nevoie de comunicare, multă comunicare şi la baza acesteia se află informaţia. Termenul de eră a informaţiei a intrat de mult în descrierea uzuală a perioadei în care trăim.

Schimbările în tehnologie şi în business sunt atât de rapide încât lumea pare a fi într-un continuu haos. Teoriile tradiţionale de management şi organizare nu mai sunt suficiente pentru a duce spre acţiuni eficiente.

Cu toate că unii autori separă comunicarea de procesul de management, între acestea există totuşi legături strânse. Importanţa actului comunicării a fost constatată în management mai devreme decât în cadrul afacerilor.

În anul 1987, conform unui studiu efectuat în rândul managerilor, 80% dintre aceştia au afirmat că informaţia scrisă şi difuzată către birourile firmelor lor este o pierdere de timp. Cu aceeaşi ocazie s-a constatat faptul că 76% au considerat că aceste acte erau "prea lungi" iar 58% au susţinut că ele sunt difuzate la prea mulţi angajaţi. Se poate deci trage concluzia, şi multă lume cunoaşte aceasta, că în majoritatea firmelor mari se întâmplă acest lucru şi că actualmente înotăm într-o mare de hârtii.

Soluţia actuală pare a fi organizarea circulaţiei interne a informaţiilor prin alcătuirea unui site Intranet.

1.3. Tehnologia Intranet în afaceri

Este dificil a prezice rezultatele tehnologiei Intranetului, deoarece multe întreprinderi o adoptă pentru a rezolva anumite probleme imediate, dar odată implementată tehnologia va duce în timp la modificări de coordonare şi comunicare benefice pentru întreaga organizaţie. Multe firme utilizează astăzi tehnogiile moderne nu de dragul tehnologiei sau pentru progresul general al societăţii, ci bazându-se pe obiective vagi şi învăţând pe parcurs, din experienţă, adesea nereuşind însă să conştientizeze întregul potenţial al investiţiei lor. Spre exemplu utilizarea programelor desktop creşte costurile de tehnologizare dar micşorează costurile secretariale, de copiere, telefonie, poştă, delegaţii. Intranetul poate duce chiar la reducerea de personal sau eliminarea anumitor funcţii în prezent necesare în comunicarea pe hârtie.