Managementul aprovizionării cu resurse materiale

In majoritate situatiilor “literature de specialitate”, trateaza problema aprovizionarii fie drept component a functiei comerciale, parte a sistemului organizatoric integrat, subordonat din toate punctele de vedere intereselor productiei, cu rol si atributii in majoritatea de “carausi”, pentru alimentarea consumului productive, fie sistem organizatoric specialization operatiuni comerciale, de tip JIT, cu personalitate juridical cu toate celelalte prerogative ce decurg din acesta.

Aprovizionarea indiferent de marimea agentului economic , (din punct de vedere a valorii si a structurii capacitatii de productie, capitalului social, cifrei de afaceri sau profitului) ramane un proces complicat si permanent, deschis oricaror posibilitati concrete de reconsiderare in sensul imbunatatirii continutului si functionalitatii, astfel incat rolul si scopul acestuia, sa fie dirijat cu effort minim spre randamentul maxim.

Procesul de aprovizionare, tratat prin prisma unor sisteme moderne de management, ofera prilejul utilizatorului de a dispune permanent de imaginea realitatii saupra utilitatii sau inutilitatii unor informatii care prin continutul lor specific, conjuga, amplifica sau perturba sistemul in sine sau poate numai partial, insignifiant. Importanta insa ramane asigurarea posibilitatilor tinerii sub control a factorilor perturbatori, (asupra carora se poate actiona transformadu-i in parte sau in totalitate in informatii pertinente, utile scopurilor pentru care se folosesc), functie de avantajele urmarite.

Pentru ca schimbarea a devenit de acum o necesitate obiectiva, si in domeniul aprovizionarii, un interes prezinta organizarea in sistem Centru de gestiune – Profit. O asemenea variant prezinta o serie de avantaje fata de alte sisteme:

• Posibilitatea de a dispune in limita unor raspunderi precise de un buget de cheltuieli alocat scopului de a achizitiona, numai de la furnizori agreati, audiati, resursele pentru productie: materii , materiale, echipamente tehnice, piese, bunuri, servicii si altele, in conditiile precizate, in exclusivitate de caietul de sarcini si alte documente ajutatoare convenite de parteneri (grafice de livrari,prorame de productie, stocari, transporturi, distributii etc).

• Specializarea, la nivel de inalta competenta pe intreg traiectul raspunderilor-gestiune, cercetare piata, cumparatori- aprovizionare, studii de produse etc.- prin „impingerea spre nou a fiecarui angrenaj, a fiecarei piese”;

• Calitatea de negocia direct cu furnizorii, in baza mandatului acordat de agentul economic in numele caruia lucreaza, avand lbertatea de a actiona de asa maniera incat obtinerea de preturi la produsele pe care le cumpara sub limita mandatului acordat, poate aduce profituri substantiale;

• Dreptul de a fundamenta strategia de lucru pentru perioade de gestiune sau perioade mai mari de timp, de a actiona in intregul sistem, prin parghiile de care dispune pentru infapuirea in cele mai bune conditii a prevederilor programelor de derulare a obiectivelor de aprovizionare s.a.;

Aprovizonarea in sistem Centru de gestiune – Profit i se deleaga toate prerogativele legate de: cunoasterea in cele mai mici detalii a continutului tehnico-economic a caietului de sarcini; marketingul cumpararii; cumparaturile- ca proces in sine, aprovizionarea, depozitarea, eliberarea in consum, alimentarea productiei, logistica, transportul, negocierea preturior cu partenerii, analizele economice de eficienta s.a.

1.1 Managementul aprovizionarii: concept, rol, atributii, trasaturi

Aprovizionarea cu resursele de materiale si de energie necesare reprezinta in conceptia noastra un proces economic complex prin care se realizeaza stabilirae nevoilor materiale ale productiei, organizarea circulatiei si utilizarea judicioasa si completa a resurselor materiale, reducerea continua a consumurilor de materii prime, materiale, combustibili si energie, folosirea intensiva a capacitatilor de productie, atragerea in circuitul economic si in consumul productiei de noi resurse materiale, cresterea vitezei de rotatie a mijloacelor circulante si pe aceste cai, sporirea eficientei activitatii fiecarei entitati economice, prin cresterea tot mai sustinuta a profitului acesteia.

Totodata, activitatea de aprovizionare reprezinta un proces dinamic, in care deplasarea mijloacelor de productie de la furnizori la beneficiari se realizeaza in mod continuu, pe baza tesutului viu de relatii economice dintre intreprinderi, concretizate in programele de aprovizionare si contractele economice de livrare, necesitate obiectiva a desfasurarii neintrerupte a procesului de fabricatie.

Caracterul dinamic al acestei activitati se manifesta atat in etapa de programare, de planificare a aprovizionarii, cat mai ales in cea de realizare efectiva. In etapa de programare, caracterul dinamic al aprovizionarii se manifesta printr-o permanenta corelare cu indicatorii celorlalte activitati ( productie, investitie, vanzare), astfel incat, in diferitele momente de elaborare, sa se obtina variante diferite ale planului de aprovizionare, intr-un cadru permanent si complex de optimizare. In etapa de realizare efectiva a aprovizionarii, caracterul dinamic al acestei activitati se manifesta prin legaturile permanente, operative si intretesute dintre beneficiari si furnizori pentru respectarea obligatiilor asumate prin contractele economice, pentru livrarea si primirea cantitatilor de materiale prevazute, organizarea transporturilor acestora si decontarea costurilor, precum si pentru reglarea operativa a aprovizionarii, solutionarea anomaliilor pot aparea pe parcurs cu deosebire pentru prevenirea intreruperilor in ritmicitatea si continuitatea aprovizionarilor.

Intr-o formulare sintetica, aprovizionarea resurselor de materiale reprezinta activitatea prin care se asigura elementele materiale necesare consumului productiei, in volumul, structura si la termenele care sa sprijine o activitate continua si la capacitate maxima, cu un profit cat mai ridicat, a unitatilor economice.

In raport cu achizitionarea, aprovizionarea are un continut mai larg, achizitionarea este doar un moment al procesului de aprovizionare cu materiale si echipamente tehnice. Achizitionarea, ca o componenta a activitatii de aprovizionare, este precedata, de exemplu, de actiunile de determinare a nevoilor, de stabilirea dimensiunii acestora si a momentelor cand sunt necesare ( care declanseaza actiunea de emitere a cererii sau a comenzii) si este urmata de negocierea conditiilor de furnizare, de aducere efectiva a resurselor materiale.

In sfarsit, alimentarea reprezinta o actiune de finalizare a procesului de aprovizionare, prin trecerea in consum a resurselor materiale aduse-sosite de la furnizori. Alimentarea se desfasoara deci, numai in interiorul unitatii economice prin trecerea materiilor prime dim depozite la punctele de prelucrare-consum in concordanta cu programele elaborate in prealabil. Alimentare se incadreaza deci in sistemul logistic al aprovizionarii care cuprinde, printre altele, fluxul si sistemul de transport intern.