Managementul informațiilor de interes public

CAPITOLUL I

MANAGEMENTUL COMUNICĂRII

INFORMAŢIILOR ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ

Comunicarea are un rol deosebit de important în procesul de conducere având în vedere faptul că de calitatea comunicării depinde înţelegerea problemelor cu care ne confruntăm, relaţiile cu ceilalţi şefi, colegi, subalterni, precum şi capacitatea de a-i motiva şi a-i conduce. În acelaşi timp comunicarea este esenţiala pentru raporturile managerului cu mediul extern al organizaţiei, accesul la sursele informaţionale de care depinde găsirea oportunităţilor pentru serviciile, soluţiile şi activităţile pe care o organizaţie le poate oferi.

Se apreciază că problema comunicării este problema integrării intr-un mediu dinamic, problema circulaţiei ideilor şi soluţiilor destinate realizării acestei integrări, atât prin canalele deschise în organizaţie cât şi prin cele exterioare. Limbaje, coduri, o serie întreaga de tehnici şi mijloace de comunicare din ce în ce mai complexe ne pun deseori în situaţii menite parcă să ne descurajeze. Toate însa, pot deveni accesibile când se pune în mod explicit problema comunicării.

De fapt comunicarea organizaţională este o condiţie “ sine qua non“ nu numai a funcţionării oricărei organizaţii ci chiar a stabilirii celor mai elementare relaţii interumane. Fără comunicare nu există planificare, organizare, coordonare şi control, nici motivare, consultare şi participare, nici procese de grup şi de negociere. Nu se poate realiza deci, nici una din funcţiile de conducere esenţiale .

1.1. Comunicarea în administraţia publică.

Comunicarea face parte din infrastructura administraţiei publice. Orice moment din activitatea acesteia are nevoie de suportul unei comunicări eficace şi eficiente, singura modalitate de corelare şi focalizare a eforturilor. De aceea conducerea administraţiei publice spre realizarea obiectivelor pe care aceasta le are, implică şi o atenţie deosebită pe care managerul trebuie să o acorde comunicării. De fapt pentru un manager, indiferent de locul său de muncă, comunicarea este o stare de spirit şi un instrument. El petrece peste 70% din timp vorbind ; ascultând, scriind, citind. Cu cât poziţia managerului respectiv este mai înalta cu atât acest timp este mai lung. Mai mult este un fapt recunoscut ca însăşi accederea la funcţii superioare este o dovadă a capacităţii respectivului manager de a comunica, a abilităţii sale în valorificarea eficientă a informaţiilor de care dispune în diferite momente.

Având în vedere specificul administraţiei publice, a cărei conducere la vârf este asigurată de persoane alese de către cetăţeni, al cărui obiect de activitate este satisfacerea nevoilor complexe ale unor colectivităţi largi, managementul comunicării în interiorul administraţiei publice dar si, mai ales, în exterior, constituie o cerinţă esenţială pentru îndeplinirea obiectivelor pe care şi le-a asumat.

În principiu, comunicarea poate fi definită ca un proces, de regulă intenţionat, de transfer de informaţie şi înţelesuri între indivizi, grupuri, niveluri ale unor organizaţii în ansamblul lor.

Şi în administraţia publică apreciem că se pot regăsi componentele de bază ale comunicării ca răspunsuri la o serie de întrebări :

1. cine “ emiţătorul“ . De regulă cele două surse de comunicare în administraţia publică sunt executivul administraţiei (ales sau numit) şi cetăţeanul beneficiar al serviciilor administraţiei urmare a :

- propriilor solicitări legate de soluţionarea unor cerinţe personale ;

- strategiilor programelor planurilor de dezvoltare locale sau naţională desfăşurate de administraţie ;

- aplicării unor reglementări la nivel naţional (Legi, Hotărâri de Guvern, Ordonanţe Ordine ale miniştrilor etc.) sau locale (Hotărâri ale Consiliului Judeţean, ale Consiliilor locale, Dispoziţii ale Primarului, ale Preşedintelui Consiliului Judeţean, etc.) ;

- situaţiilor deosebite datorate unor calamităţi naturale (cutremure, inundaţii, secetă) sau unor cauze accidentale (incendii, diverse accidente de circulaţie, prăbuşiri de clădiri, etc.).

2. cui “ receptorul “, cel care primeşte informaţia şi care într-o comunicare reală alternează cu emiţătorul. Rând pe rând administraţia şi cetăţeanul devin “emiţător“ şi “ receptor“ şi “receptor“,“ sursa“ şi “ ţinta “ a informaţiei, dialog care trebuie să se finalizeze prin soluţionarea problemei ce face obiectul mesajului.

În acelaşi timp exista o imensă comunicare în interiorul administraţiei publice. Pornind pe linia ierarhică fiecare informaţie de la cetăţean sau către acesta face obiectul unor ample schimburi de informaţii, în acest context tandemul emiţător-receptor fiind reprezentat de conducători-funcţionari publici. Trebuie subliniat însă că acest nivel de comunicare este subordonat primului, derivând din acesta şi având ca scop soluţionarea problemelor ivite în relaţia administraţie – cetăţean.