Managementul prin Bugete

1.1 Aplicarea bugetării în întreprindere

Pentru viaţa unei întreprinderi este esenţial a planifica, a prevedea necesarul de finanţare şi sursele de capital posibile. Prin bugetare se stabilesc resursele şi responsabilitaţile pe fiecare centru de activitate. Ca urmare, bugetul reprezintă previziunea cifrată a afectărilor de resurse şi de responsabilităţi pe centre de activităţi în vederea realizării cât mai eficiente a obiectivelor strategice ale întreprinderii. Procesul bugetar are rolul de a orienta activitatea tuturor compartimentelor spre acelaşi obiectiv: rentabilitate, lichiditate, diminuarea riscurilor. Bugetele armonizează activitatea tuturor compartimentelor funcţionale ale întreprinderii, întrucât toate sunt antrenate în procesul bugetar. Deoarece fiecare compartiment este tentat să-şi adjudece cât mai mult din capitalurile mobilizate de întreprindere, bugetele au rolul sa coordoneze compartimentele chiar dacă întreprinderea este obligată sa sub-optimizeze activitatea unui compartiment.

Managementul se bazează pe două componente: strategie si organizare .Strategia reprezinta un ansamblu de acţiuni organizatorice în vederea atingerii obiectivelor stabilite. Ea se realizeaza pornind de la o analiză internă şi externă, se continuă cu determinarea factorilor cheie de succes şi se finalizează cu definirea cuplurilor piată-produs-tehnologie pe care se bazează dezvoltarea întreprinderii. Consecinţa analizei manageriale o reprezintă formularea unei viziuni asupra viitorului prin activitatea de planificare. Planificarea este o acţiune prospectivă care introduce viitorul în actiunile din prezent şi care marchează voinţa întreprinderii de a actiona asupra viitorului.

Procesul bugetar are în vedere următoarele aspecte: definirea obiectivelor şi a mijloacelor, planurile de actiune care să explice cum pot fi atinse obiectivele cu mijloacele existente şi, în ultimul rand, bugetele care cifrează într-o formă contabilă efectele planurilor prevăzute.Un buget este un plan detaliat exprimat in unităţi cantitative care arată modul cum o organizaţie va obţine şi va utiliza resursele într-o perioadă de timp. Pentru ca un sistem bugetar să funcţioneze trebuie, în primul rând, să traducă strategia întreprinderii, să respecte structura organizaţională, să previzioneze obiectivele, mijloacele, resursele şi să asigure urmărirea realizărilor.Referitor la modul de realizare a bugetelor, pot fi urmărite în funcţie de raportul între centralizare şi descentralizare mai multe abordări:

● O abordare descendentă conform căreia planurile şi bugetele sunt stabilite la nivelurile ierarhice superioare, fiind apoi aplicat principiul descentralizării. Avantajele acestei abordări le reprezintă: minimizarea efortului şi a timpului, scăderea costului procedurii şi creşterea eficacităţii sale , aceste avantaje fiind utilizate în stabilirea politicii financiare a grupului, pe când dezavantajul îl constitue lipsa de adaptare la condiţiile locale ale pieţei şi lipsa de motivare a personalului.

● O abordare ascendentă în care operaţionalii sunt cei care propun bugetele, urmând ca acestea să fie aprobate de către managementul superior. Bugetele se constitue în planuri de afaceri care reprezintă elementul justificativ al cererii de finanţare a activităţii în cadrul diviziunii respective. Principalul avantaj constă în motivarea managementului de nivel inferior şi utilizarea cunoştinţelor acestuia despre piaţa locală, iar dezavantajele sunt legate de costul şi durata unui asemenea proces precum şi dificultatea asugurării coerenţei globale.

Datorita acestor avantaje şi dezavantaje ale fiecărei metode, întreprinderile încearcă să combine în diferite variante cele două abordări astfel încât bugetul devine subiectul unei perioade lungi de negocieri şi simulări. Acestea au un anumit parcurs, pornind de la nivelul ierarhic superior unde, în functie de strategia întreprinderii, managementul superior alege prin simulări câteva variante de buget care cuprind obiectivele cifrate ale perioadei viitoare la care se ataşează politicile alese pe termen lung si anume: diversitatea produselor si a pieţelor, creşterea salariilor. Acestea sunt trimise la nivelurile ierarhice inferioare unde are loc transformarea bugetului din termeni monetari în termeni fizici in urma căruia se intocmesc pre-bugetele. În urma întâlnirilor dintre diferitele niveluri ierarhice,are loc sinteza pre-bugetelo, negocierea şi evaluarea lor cu participarea controlorilor de gestiune.

Structura întreprinderii şi mai ales adaptabilitatea acesteia la condiţiile reale ale întreprinderii este foarte importantă în eficacitatea procesului bugetar. Gradul de centralizare a întreprinderii trebuie să se păstreze în procesul de stabilre şi negociere a bugetelor deoarece dacă într-o structură puternic descentralizată unele obiective sunt impuse şi nu negociate,viziunea actionarilor despre întreprindere se schimbă iar ei sunt demotivaţi.

Fiecare organizaţie are un manual de proceduri bugetare, care descrie modul de realizare a bugetelor şi forma acestora, calendarul bugetar şi persoanele implicate în acest proces. Calendarul bugetar si anume, timpul consacrat proceselor de negociere şi fixare a obiectivelor, are o incidenţă directă asupra calităţii procesului bugetar deoarece dacă bugetarea este începută prea repede (aprilie), există prea multe incertitudini referitoare la obiective şi vor fi necesare multe ajustări şi corecţii pe parcurs. Daca bugetarea începe prea târziu (octombrie), timpul pentru negocieri şi pentru „navetele” bugetare este prea scurt, afectând calitatea comunicării. Calendarul stabilit trebuie să ţină cont de structura organizaţională, natura activităţii, dar şi de ritmul în care se va derula procesul bugetar. Se consideră că spre sfârşitul lunii iulie se poate începe fixarea obiectivelor, astfel încât în octombrie acestea să fie deja stabilite iar la începutul lui decembrie să se definitiveze bugetul detaliat.