Managementul proiectelor - Elaborarea și selecția

INTRODUCERE

Pentru organizaţiile neguvernamentale din România, finanţarea este şi în prezent cea mai folosită modalitate de obţinere de fonduri, cele mai multe dintre organizaţiile de succes începand în acest mod chiar dacă, ulterior, și-au diversificat opțiunile.

De altfel, pentru organizațiile neguvernamentale acest lucru este și mai la îndemană: proceduri mai facile, experienţă mai îndelungată, motivaţii mai puternice şi mai diverse.

Dar pentru instituţiile publice? Elaborarea unui proiect, căutarea de surse de finanţare pentru el şi elaborarea unei propuneri de finanțare sunt activități care sunt făcute peste îndatoririle obișnuite de serviciu ale functionarilor publici.

Pentru a face acest volum enorm de muncă în plus este nevoie numai de o motivaţie puternică individuală şi de echipă. De aceea, pentru a-şi uşura volumul de muncă, pentru a elilimina procedurile greoaie de administrare a fondurilor și pentru a căpăta experiență, de multe ori administrațiile locale (ca și alte instituții guvernamentale) se asociază în parteneriate cu organizații neguvernamentale.

Un proiect este definit ca fiind un efort temporar depus pentru a crea, cu resurse limitate, un produs sau un serviciu unic.

Un proiect este compus dintr-un ansamblu de activităţi, care se derulează potrivit unui plan pentru a atinge un anumit set de obiective într-o perioadă de timp definită. Imediat ce proiectul s-a realizat, acesta îşi încheie existenţa.

Proiectele au două caracteristici esenţiale:

1. Orice proiect are o dată de început şi o dată de sfârşit. Data de început a proiectului poate fi de multe ori mai putin clară, pe măsură ce o idee evoluează într-un proiect. Data de sfârşit este bine definită.

2. Orice proiect are ca rezultat un produs unic. Rezultatul poate fi tangibil ca de exemplu un produs software, un echipament hardware, sau poate fi intangibil ca de exemplu crearea unui nou departament în cadrul unei organizaţii.

Proiecte există în toate domeniile de activitate. Orice artist, inginer, analist de sistem, cofetar, om de ştiinţă care creează un produs unic coordonează de fapt la un proiect, şi întâmpină problemele specifice cu care se confruntă orice manager de proiect.

Managementul proiectelor constă în aplicarea cunoștintelor, capabilităților, instrumentelor și tehnicilor specifice pentru activitățile unui proiect, care au obiective, scopuri și cerințe definite, referitoare la timp, costuri, calitate și parametri de performanță, activități considerate ca importante și adecvate pentru finanțare. Timpul, costul, calitatea și performanțele sunt constrangeri pentru proiect.

CAPITOLUL I

CONCEPTUL DE MANAGEMENTUL AL PROIECTELOR

1.1 DEFINIREA PROIECTULUI

Managementul proiectelor a devenit o disciplină importantă şi un domeniu de studiu al managementului. „Tehnicile şi competenţele asociate managementului proiectului trebuie privite mai degrabă ca un (nou) mod de a gândi, un mod de a comunica, un mod de a acţiona" .

Cum definim un proiect?

• DEX- proiectul este un plan, o intenţie de a întreprinde ceva, de a organiza sau de a face un lucru.

• un proiect este un ansamblu de acţiuni intercorelate care se derulează într-o perioadă de timp clar definită şi delimitată, acţiuni orientate spre îndeplinirea unor obiective cu caracter unic şi totodată precis.

1.2 STAKEDOLDER-II PROIECTULUI

Înainte de a demara un proiect trebuie să cunoaştem care sunt stakeholder-ii lui. Stakeholder-ul este acea persoană care are un anumit interes faţă de un proiect. Includem: clienţii, furnizorii, sponsorii, managerii, cetăţenii (în cadrul celor de interes public).

Clienţii:

- utilizatorul rezultatelor proiectului;

- persoana care comandă şi finanţează execuţia proiectului;

- persoana care cumpără produsul de serie obţinut prin lansarea în fabricaţie a modelului rezultat în cadrul unui proiect.

Sponsorul:

- cel care comandă realizarea proiectului (poate fi chiar clientul);

- în multe cazuri este o terţă persoană;

- trebuie să se asigure că bugetul de proiect este corespunzător şi că programul de execuţie este realist, iar echipa de proiect are resursele necesare pentru a obţine rezultatele scontate.

Managerul:

- persoana care răspunde de respectarea termenului de execuţie specificat, de respectarea bugetului alocat, de finalizarea acţiunilor prevăzute, atingerea obiectivelor proiectului.