Managementul Proiectelor - SC Ergostyle SRL

A.Iniţiere şi definire

1. Scrisoare de invitaţie la selecţia de proiecte în cadrul organizaţiei(memo)

Invitaţie

la

Concurs de selecţie de proiecte

Sunteţi invitaţi să participaţi la concursul de proiecte având tema:

’’Dotarea cu scaune ergonomice a sediului CICE’’

PRINCIPII GENERALE, DERULAREA LICITAŢIEI ŞI PROCEDURI DE ACORDARE A CONTRACTULUI

1. Introducere

Contractele de lucrări finanţează lucrări de inginerie (infrastructură, construcţia de structuri, etc). “Contractantul” poate fi orice persoană fizică sau juridică care desfăşoară aceste lucrări.

2. Procedura pentru acordarea contractelor de lucrări în valoare de 5.000 Euro sau mai puţin – LICITAŢIE CU O SINGURĂ OFERTĂ

Beneficiarul poate acorda contracte de lucrări în valoare de 5.000 Euro sau mai puţin, pe baza unei licitaţii cu o singură ofertă.

Dosarul de licitaţie

Dosarul de licitaţie trebuie să conţină toate prevederile şi informaţiile pe care cei invitaţi la licitaţie trebuie să le prezinte: procedurile care trebuie urmate, documentele care trebuie prezentate, condiţii de eligibilitate, criterii de selecţ ie ş i punctajele lor, prevederi referitoare la subcontractare, etc. Beneficiarul contractului este cel care răspunde de redactarea acestor documente.

Conţinutul dosarului de licitaţie

a. Instrucţiunile pentru participanţii la licitaţie

- Tipul contractului (de lucrări)

- Criteriile de selecţie (care se referă la capacitatea participantului la licitaţie de a executa contracte similare, cu referire în mod special la lucrările recente; după această selecţie, singurul criteriu pentru acordarea contractului este preţul).

- Grila utilizată pentru evaluarea ofertelor. Având în vedere natura tehnică a acestora, grila va fi diferită pentru fiecare ofertă, şi va avea un format DA/NU care să permită o evaluare clară a gradului în care oferta corespunde Specificaţiilor Tehnice (care oferă participanţilor la licitaţie instrucţiuni şi indicaţii referitoare la oferte şi definesc mandatul contractantului şi urmează să devină anexă la contract)

- Dacă sunt permise mai multe variante de oferte

- Dacă, şi în ce proporţii, este permisă sub-contractarea

- Moneda utilizată la licitaţii (Euro, ROL)

- Formularul utilizat de o bancă sau de o instituţie asemănătoare pentru a oferi garanţii

b. Proiectul de contract şi anexele

- Anexele tehnice, care conţin planuri şi Specificaţiile Tehnice, precum şi un calendar estimativ pentru derularea proiectului

- Formatul listei de lucrări / bugetului (care trebuie completat de participantul la licitaţie)

- Formularele care trebuie utilizate de o bancă sau de o instituţie similară pentru a acorda garanţii

- Avansul care trebuie plătit în cadrul contractului

- Buna execuţie (10% din valoarea contractului)

- Orice informaţie contractuală suplimentară

c. Formatul ofertei

- Ofertele tehnice şi financiare trebuie trimise într-un singur plic sau pachet sigilat.

- Oferta tehnică trebuie să corespundă Specificaţiilor Tehnice din toate punctele de vedere.

- Oferta financiară trebuie să fie exprimată în Euro şi prezentată în formatul standard pentru a facilita comparaţia cu alte oferte financiare. Dacă acest format nu este respectat, oferta va fi respinsă.

- Perioada de valabilitate a ofertelor este fixată la 90 de zile de la termenul de depunere a ofertelor.

- În cazuri excepţionale, înainte de expirarea perioadei de valabilitate, Autoritatea Contractantă le poate cere participanţilor la licitaţie să prelungească această perioadă cu un anumit număr de zile, dar nu mai mult de 40 de zile.

- Câştigătorul licitaţiei trebuie să-şi menţină oferta timp de încă 60 de zile de la data la care a fost anunţată acordarea contractului

Procesul de evaluare

Ofertele sunt deschise ş i evaluate de un comitet care are competenţele tehnice şi administrative necesare. Membrii comitetului sunt aleşi de Beneficiar şi numără un Preşedinte fără drept de vot, un număr impar de membri cu drept de vot (minimum trei), şi un Secretar care nu votează. Membrii comitetului trebuie să semneze o Declaraţie de imparţialitate şi confidenţialitate (în care se angajează să îşi îndeplinească responsabilităţile cinstit şi corect, să fie independenţi de părţile implicate în proces).

Procesul de evaluare constă în:

- Primirea şi înregistrarea ofertelor:

- Faza de pregătire

- Membrii decid asupra procedurii de urmat şi a grilei de evaluare

- Îndeplinirea cerinţelor administrative (sesiune publică)

- Anunţarea publică a numelor participanţilor la licitaţie, a preţurilor ofertelor, depunerea garanţiilor de licitaţie

- Se verifică dacă ofertele au fost primite la timp, dacă plicul exterior conţine ambele oferte.

- Evaluarea tehnică (sesiune non-publică)

- Respectarea criteriilor administrative: se verifică dacă documentaţia este completă, dacă sunt necesare clarificări suplimentare (referitoare la consorţii, sub-contractare).

- Respectarea criteriilor tehnice

- Comitetul examinează ofertele.

- Regula naţionalităţii şi originii se aplică tuturor experţilor şi sub-contractanţilor şi tuturor articolelor licitate şi furnizate. Ofertele care nu îndeplinesc condiţie de origine vor fi suspendate.

- Fiecare membru votant al comitetului completează individual o grilă de evaluare (cea inclusă în dosarul de licitaţie) pentru a înregistra propria evaluare a fiecărei oferte tehnice şi pentru a stabili dacă ofertele sunt sau nu corespunzătoare din punct de vedere tehnic (dacă îndeplinesc cerinţele tehnice minime şi criteriile de selecţie). De reţinut faptul că toate ofertele tehnice trebuie să fie reţinute de către Beneficiar, indiferent dacă sunt sau nu corespunzătoare din punct de vedere tehnic.

- Evaluarea financiară

- După efectuarea evaluării tehnice, ofertele care nu au fost eliminate sunt evaluate şi din punct de vedere financiar. Greşelile de calcul sunt corectate fără ca acest lucru să afecteze participarea la licitaţie. Ofertele care depăşesc bugetul maxim disponibil sunt eliminate. Se stabileşte care este cea mai avantajoasă ofertă prin analizarea raportului dintre calitatea tehnică şi preţ.