Managementul Timpului

1. Introducere

Acum aproape o sută de ani, autorul care a pus bazele managementului ştiinţific,

Frederick Taylor postula principiul “Evidenţa strictă a timpului şi normarea muncii”, făcând un pas uriaş spre creşterea eficienţei în organizaţie.

Managementul înseamnă conducereae ficientă şi eficace a unei activităţi. Din perspectiva aceasta, managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care răspunde dacă nu ştie să gestioneze eficient resursele.

Iar timpul este o resursă economică preţioasă, pretenţioasă şi ireversibilă: timpul este cea mai rară resursă fiind neînlocuibil dar în acelaşi timp “nelimitat”; este scump dar nu poate fi cumpărat, depozitat, multiplicat iar pierderea sa nu poate fi asigurată nici de cea mai mare firmă de asigurări din lume, deci nu poate fi “despăgubit”; este foarte perisabil şi inelastic.Cu toate acestea, timpul nu este proprietatea nimănui, este impersonal, al tuturor şi nu este reţinut de frontiere fizice.

Managerii preocupaţi de performanţă ştiu însă că timpul este măsurabil şi continuu iar managementul timpului este o o prioritate pentru succesul unei afaceri.

“Factorii de decizie eficienţi nu pornesc de la sarcinile lor, pornesc de la timpul pe care îl au la dispoziţie. Îşi consideră şi îşi ordonează timpul “de care dispun” în cele mai mari perioade de continuitate, ca un proces în trei etape: timp de înregistrare, timp de organizare şi timp de consolidare – baza eficienţei factorului decizional.

Prima treaptă spre eficienţa în conducere este eficienţa folosirii reale a timpului iar organizarea sistematică a timpului este următoarea treaptă.

2 Cauze ale managementului ineficient al timpului

Cu toate acestea, mulţi dintre factorii de decizie se ghidează încă după idei

preconcepute, care pe cât par de rezonabile, pe atât sunt de false: “Sunt tot timpul ocupat, asta înseamnă că sunt extrem de eficient”; “Cu cât dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu atât îmi va ieşi mai bine” sau “O să-mi fac timp de restul mai târziu”.

Sursa problemelor este însă una complexă.

Cauzele pot fi grupate în trei categorii distincte:

1) cauzele exterioare, care sunt determinate de lipsa de organizare: timpii prea scurţi

alocaţi iniţial activităţilor programate, întreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea

membrilor din organizaţie sau din exteriorul acesteia, urgenţele neprevăzute (dacă este

cazul), nepregătirea din timp a ordinii de zi a şedinţelor/reuniunilor;

2) cauzele care ţin exclusiv de persoana managerului, de felul său de a fi şi de a se

comporta sau de situaţia particulară cu care se confruntă (oboseala, depresia, anxietate, probleme personale - preocupări financiare sau de familie);

3) cauzele care ţin de angajaţii proprii şi/sau partenerii de afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul că aceştia “trag de timp, prelungind discuţiile”, faptul că intervin cu o problemă complicată şi greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezintă informaţii nerelevante sau eronate, lipsa de competenţă şi plasarea în responsabilitatea managerului a rezolvării problemelor care cad în sarcina lor.

Toate acestea sunt rezultatul intervenţiei aşa-numiţilor“hoţi” ai timpului: telefoanele care sună fără încetare, vizita unor “musafiri nepoftiţi” care reţin de la lucru, şedinţe prea lungi şi prost organizate, priorităţi care nu au fost stabilite cu claritate sau sunt inexistente pentru manager, lipsa delegării de autoritate şi responsabilitate, amânarea sarcinilor grele sau neplăcute, navigarea pe Internet sau vizionarea unor emisiuni la televizor, lipsa structurii, a organizării, probleme tehnice care nu-şi găsesc rezolvarea, imposibilitatea sau neputinţa manageruluide a refuza etc.

3 Timpul – o resursă importantă generatoare de stres

Timpul este cea mai importantă sursă de stres. S-a demonstrat că există importante legături între prezenţa „stresorilor” datoraţi timpului şi nemulţumirea pe plan profesional şi o serie de afecţiuni, cum sunt: hipertensiunea, nivelul crescut al colesterolului, îmbătrânirea prematură şi altele.