Managementul Timpului - Studiu de Caz

Introducere

Timpul este cea mai preţioasă resursă pe care o avem. De altfel, în unele limbi el este substantivul cel mai des folosit. Timpul este mai valoros decât banii de aceea capitalul – timp trebuie investit cu grijă. Putem descrie vieţile noastre ca timpul alocat nouă, aici, pe pământ cel mai important lucru în viaţă fiind să utilizăm cu maximum de eficienţă timpul.

Timpul care părea odată suficient şi elastic, a devenit o resursă efemeră şi deficitară, iar percepţia noastră despre valoarea lui s-a schimbat dramatic. Valoarea gestionării timpului nu costă în controlul timpului în sine, ci în modul cum folosim timpul pentru a ne îmbunătăţi viaţa, în toate domeniile ei. Ceea ce câştigăm în esenţă prin gestionarea timpului nu este timp mai mult ci o viaţă mai bună. Există cel puţin două feluri de gestionare a timpului: gestionarea a ceea ce se face efectiv în cadrul unui interval oarecare de timp şi gestionarea capacităţii psihologice de concentrare. Gestionarea timpului este singurul mijloc de a duce lucrurile la bun sfârşit, iar acesta cere o disciplină susţinută. Nici un sistem de gestionare a timpului nu funcţionează fără o disciplină solidă.

În cadrul acestei lucrări se prezintă aspecte cu privire la timp şi gestiunea timpului, punându-se accent pe timpul în procesul managerial precum şi organizarea şi programarea timpului de lucru pentru manager prezentându-se programul de activitate săptămânal, programul de activitate zilnic, graficul de muncă săptămânal şi graficul de muncă zilnic. Este de asemenea prezentată problematica flexibilităţii şi amenajării timpului de muncă în ţările Organizaţiei de Cooperare şi Dezvoltare Economică. Studiul de caz privind controlul asupra timpului prin intermediul planificării prezintă paşii parcurşi de către managerii S.C. Mega Mode S.A. în realizarea planificării precum şi modul de folosire matricii priorităţilor. Aspectele privind organizarea eficace a muncii managerilor prin intermediul perfecţionării raporturilor manager – subordonaţi, utilizarea eficace a secretariatului, modernizarea instrumentului managerial sunt prezentate de asemenea în cadrul acestei lucrări.

Studiile de caz din cadrul ultimului capitol prezintă scopul real al gestionării timpului, punându-se accent pe factorii risipitori ai timpului managerului şi anume: întreruperi cauzate de telefon, planificare inadecvată, încercarea de a face prea mult, vizitatorii neinvitaţi, delegarea ineficientă, lipsa spiritului organizatoric, incapacitatea de a spune nu, tendinţa de amânare, şedinţele, lucrul cu hârtii, proasta comunicare. De asemenea este prezentată gestionarea electronică a timpului în cadrul societăţii. Studiul de caz privind bugetul de timp al managerului general al S.C. Mega Mode S.A încheie ultimul capitol.

Această lucrare încearcă să demonstreze că viaţa poate fi într-adevăr plină de succes numai dacă se bazează pe o concepţie articulată despre timp şi viaţă şi anume că fiecare persoană trebuie să facă un efort conştient de folosire a timpului disponibil pentru atingerea ţelurilor profesionale şi personale. Aceasta este singura modalitate prin care se poate stabili o legătură directă prin îndeplinirea sarcinilor şi activităţilor zilnice pe de o parte şi asigurarea satisfacţiei personale şi progresului pe de altă parte.

CAP. 1 FLEXIBILITATEA ŞI AMENAJAREA TIMPULUI DE MUNCĂ

Necesitatea introducerii unei mari flexibilităţi în relaţiile profesionale şi în utilizarea mâinii de lucru se face simţită în toate ţările OCDE (Organizaţia de Cooperare şi Dezvoltare Economică). Începând cu anii 80 Secretariatul OCDE a efectuat o serie de studii privind această problemă, în special în ce priveşte flexibilitatea muncii la nivel de întreprinderi şi instituţii.

Nu există un model unic al flexibilităţii muncii. În funcţie de strategiile lor concurenţiale în special în funcţie de legislaţia naţională, întreprinderile pun accent pe diferite formule: flexibilitatea cantitativă externă (modelarea efectivelor prin angajări şi concedieri), flexibilitatea funcţională, implicând polivalenţa muncitorilor şi diversificarea sarcinilor şi în fine organizarea flexibilă a bugetului – timp.

În ultimul deceniu interesul pentru o organizare mai flexibilă a timpului de lucru a crescut considerabil în paralel cu hotărârea puterilor de stat de a reduce timpul de lucru şi de a introduce diviziunea muncii ca mijloc de luptă împotriva menţinerii crescute a nivelului şomajului. Cu toate acestea problema a căpătat o importanţă particulară: într-o anumită măsură, dezbaterea asupra aspectelor cantitative ale timpului de lucru s-a deplasat în favoarea aspectelor calitative, astfel încât problema duratei de muncă este legată sau chiar eclipsată astăzi de problema organizării flexibile a timpului de lucru. În fapt dacă tendinţa de reducere a duratei săptămânale normale de lucru, începută în anii 50, s-a diminuat sau a încetat în majoritatea ţărilor, fenomenul de diversificare a timpului de lucru a crescut în cea mai mare parte a zonei OCDE.

În trecut tendinţa de reducere a duratei săptămânale de lucru n-a prea modificat repartizarea timpului de lucru: de exemplu în timp ce durata săptămânală de lucru a scăzut de la 48 la 40 de ore, ziua de lucru a rămas în general de 8 ore. Această abordare a fost puţin câte puţin abandonată în favoarea diversificării orarelor de lucru.

S-a spus că patronii au încercat să obţină o mai mare flexibilitate în organizarea timpului de lucru în schimbul acordării de reduceri ale timpului de lucru global: unii observatori au remarcat în acelaşi timp că această evoluţie a survenit după eşecul relativ (cel puţin în raport cu aşteptările iniţiale) al politicii vizând stimularea creării de locuri de muncă prin reducerea uniformă a timpului de lucru. Cu toate acestea diversificarea timpului de lucru se explică şi printr-o preocupare mai generală a societăţii: preocuparea permanentă de a planifica orarele astfel încât să se asigure eficienţa economică ţinând cont în acelaşi timp de preferinţele muncitorilor.

Studiile consacrate acestei probleme au pus în evidenţă un anumit număr de factori legaţi de cerere şi de ofertă care favorizează flexibilitatea în organizarea timpului de lucru. În ce priveşte cererea intrarea masivă a femeilor, în deosebi a mamelor de familie, pe piaţa muncii a jucat un rol important. Pe de altă parte, în majoritatea ţărilor numărul de familii de una sau două persoane fără copii a crescut considerabil şi a scăzut astfel subordonarea la orare familiale stricte. În cele din urmă creşterea nivelului de trai şi a nivelului de instruire, odată cu diversificarea posibilităţilor de organizare a timpului liber a antrenat o evoluţie a mentalităţii privind relaţia între timpul de lucru şi timpul liber, în special în ce priveşte opţiunea pentru câştiguri sau distracţii.

Deoarece priveşte cererea de mână de lucru, flexibilitatea organizării timpului de lucru provoacă interesul întreprinderilor, aceasta pentru că permite o deplină exploatare a capacităţilor de producţie, o mai bună utilizare a instalaţiilor, un orar mai lung al magazinelor şi o mai bună adaptare a producţiei la variaţiile sezoniere şi la fluctuaţiile cererii. În plus având în vedere necesitatea creşterii nivelului de instruire datorată noilor tehnologii, mulţi salariaţi permanenţi absentează de la lucru un timp mai îndelungat. Eventualele efecte negative ale acestor absenţe pot fi contrabalansate prin adoptarea unor orare mai flexibile.

1.1 Problematica flexibilităţii timpului de lucru

Noţiunea de organizare flexibilă a timpului de lucru acoperă în principal următoarele elemente:

a) Organizarea flexibilă a duratei zilnice, săptămânale şi anuale de lucru: orar flexibil, perioade zilnice de repaus, săptămâna de lucru redusă, orar decalat, anualizarea timpului de lucru, a remuneraţiilor, planificarea concediilor anuale, lucrul în schimburi, lucrul la sfârşit de săptămână.

b) Multiplicarea formelor de angajare care se abat de la normele tradiţionale de contract de muncă cu normă întreagă, de luni până vineri, pe durată nedeterminată cum ar fi angajarea cu normă parţială, angajarea temporară sau intermediară, lucrul la cerere sau lucrul la distanţă.

c) Repartizarea mai flexibilă a muncii în timpul ciclului de viaţă: vârsta medie de trecere din şcoală la viaţa activă, concedii de studii, concedii prelungite de studiu sau maternitate, vârsta de pensionare progresivă.