Monitorizarea, Controlul și Evaluarea Proiectelor Publice

1. Delimitari conceptuale

Proiectele publice sunt instrumente de punere in practica a strategiei administratiei, a autoritatilor publice, folosind resurse investitionale pe o perioada limitata si intr-o stricta localizare la nivel national sau local. In managementul proiectelor publice, este utila definirea initiala a proiectului in termenii rezultatelor si efectelor pe care proiectul trebuie sa le produca. Proiectul este rezultanta unui proces complex, transpunerea sa în practică realizându-se prin activităţi şi sarcini.

Acest lucru ajuta la corelarea rezultatelor reale ale proiectului (fie acestea sisteme computerizate, proceduri, politici sau altele) si a activitatilor proiectului cu obiectivele organizationale si orientarea institutiei.

Un proiect utilizeaza intrari sub forma bugetului si resurselor.

In mod normal, managerul departamentului transforma rezultatele proiectului in efectele/beneficiile dorite, furnizand astfel beneficii principalelor parti interesate de proiect.

Pentru a cunoaşte eficienţa şi eficacitatea unui proiect, acesta trebuie obligatoriu să treacă prin fazele de monitorizare, evaluare si control.

Monitorizarea, evaluarea si controlul nu reprezintă evenimente ce au loc în mod obligatoriu la finalul proiectului, ci sunt procese ce pot avea loc în plină desfaşurare a proiectului, ele ajutând factorii de decizie să înţeleagă mai bine eficienţa acţiunilor şi proiectului.

1.1 Monitorizarea proiectelor

Prin monitorizare se intelege acel proces ce permite obtinerea informatiilor care sa permita cunoasterea si intelegerea stadiului proiectului la un moment dat, precum si tendintele de derulare a activitatilor incluse in proiect. Monitorizarea se poate face prin discutii cu personalul implicat in derularea proiectului, prin inregistrarea rezultatelor si a problemelor aparute, prin observarea activitatilor derulate. Monitorizarea permanenta a proiectului (se monitorizeaza activitatile, stadiul realizarii planurilor, costurile, rezultatele proiectului) permite raportarea realizarii acestuia, pentru ca asa se obtin informatiile a caror procesare sprijina procesul de raportare.

Monitorizarea este deseori înţeleasă ca fiind activitatea de audit sau de control, acestea din urmă fiind axate îndeosebi pe modul în care resursele sunt folosite în conformitate cu obiectivele stabilite, cu reglementările în vigoare. Activitatea de monitorizare este însă diferită de activităţile de audit şi control.

Spre deosebire de activităţile de audit şi control, activitatea de monitorizare constă în:

- colectarea continuă a informaţiei despre stadiul implementării proiectului cu scopul de a corecta deficienţele;

- evaluarea progreselor intermediare şi oferirea de informaţii legate de evoluţia indicatorilor de performanţă;

- modul în care resursele alocate şi serviciile furnizate şi-au atins ţinta;

- eventualele schimbări socio-economice care ar rezulta în urma implementării unui proiect.

Dintr-o altă perspectivă, monitorizarea poate fi definită ca raportarea de rutină a informaţiilor privind desfăşurarea activităţilor şi realizările din cadru unui program sau proiect aflat în stadiul de implementare şi include, plecând de la aceste informaţii, măsurile care ar trebui întreprinse, dacă este cazul, pentru remedierea situaţiilor.

Monitorizarea este extrem de importanta in planificarea si implementarea unui proiect. Poate fi comparata cu mersul pe bicicleta; doar privind inainte poti alege directia corecta.

Informatiile obtinute prin monitorizare pot fi folosite pentru:

- A analiza situatia comunitatii si a proiectului initiat;

- A determina daca resursele implicate sunt utilizate corespunzator;

- A identifica problemele cu care se confrunta comunitatea sau proiectul si posibilele solutii;

- A se asigura ca toate activitatile sunt efectuate corect si la timp de catre personalul adecvat;

- A folosi experienta acumulata dintr-un proiect in cele care urmeaza;

- A determina daca modul in care proiectul a fost planificat este cel mai adecvat pentru rezolvarea problemelor aparute pe parcurs.