Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA

1.1. Forme de organizare a secretariatului

Compartimentul secretariat este unul subordonat direct conducerii, el are atribuţii şi sarcini complexe, derivând din funcţiile organizaţiei. Autoritatea ierarhică a compartimentului este secretarul şef, şef birou secretariat, şef serviciu secretariat.

Fig. Nr. 1.1 Autoritatea ierarhică a secretariatului

Forme de organizare a secretariatului. Forme organizatorice

În organizaţiile mari conducerea poate fi: centralizată, aşezarea fizică parţial centralizată, parţial necentralizată:

• centralizat: conducere, birou de dactilografie, traducători, protocol, registratură;

• descentralizat pentru secretarele sau şefii de cabinet ai conducătorilor organizaţiei.

Însă în organizaţiile mici, nucleul de secretariat este centralizat.

Avantajele centralizării:

• sunt necesare mai puţine echipamente şi acestea se utilizează la întreaga capacitate;

• se uşurează pregătirea personalului nou;

• se pot folosi standarde de activitate comune pentru tot personalul;

• se poate folosi specializarea muncii pentru creşterea performanţelor.

Fig. Nr. 1.2 Exemplu de fişă a postului de secretară

Titlul postului Secretara personală a directorului de marketing

Compartiment Marketing

În subordinea Director serviciu marketing

Responsabilităţi Pentru personalul inferior din subordinea departamentului marketing.

Obiective generale

să ajute funcţionarea departamentului marketing prin susţinerea efectivă şi eficientă a directorului;

să asigure servicii de secretariat satisfăcătoare prin coordonarea personalului de secretariat subordonat.

Sarcini principale:

1. Secretara trebuie să transcrie documentele după dictare, folosind un computer, redactaează corespondenţa şi face rezumatul rapoartelor. Transmite mesaje interne prin sistemul computerizat.

2. Primeşte şi pregăteşte corespondenţa şi la sfârşitul zilei se ocupă de scrisorile care trebuie expediate.

3. Primeşte vizitatorii.

4. Direcţionează mesajele telefonice şi transmite faxuri.

5. Păstrează agenda directorului, fixează întâlnirile, asistă în alcătuirea programului zilnic pentru a folosi timpul cât mai eficient.

6. Facearanjamentele necesare pentru călătorii.

7. Se asigură că toate scrisorile şi cererile au ajuns unde trebuia şi că toate înregistrările sunt clasate corespunzător pentru a fi regăsite cu uşurinţă.

8. Organizează şi asistă şedinţe.

9. Organizează biroul directorului realizând grafice ce vor fi afişate pe pereţi.

10. Furnizează informaţii folosind baze de date, cărţi de referinţă; asigură circulaţia informaţiilor cerute de director.

11. Controlează banii lichizi, tranzacţiile bancare, şi bonurile de decontare a cheltuielilor.

12. Supraveghează personalul de secretariat inferior, îi ajută să se instruiască, stabilişte îndatoririle, evaluează posibilităţile fiecăruia, şi asigură disciplina la locul de muncă.

13.Organizează conferinţele şi evenimentele speciale după cum e necesar.

14.Controlează stocul de produse de papetărie şi materiale de birou.

15. Se supune regulamentului companiei cu privire la protecţia muncii.

1.2. Modul de organizarea a unui birou de secretariat.

Organizarea biroului este de o importanţă capitală pentru eficienţa muncii în secretariat cât şi pentru sănătatea fizică şi până la urmă şi psihică a personalului din secretariat. Este foarte important ca cei ce lucrează în secretariat să arate grijă faţă de propria sănătate şi pentru a obține un randament maxim.

Secretariatul

În funcţie de specificul şi mărimea organizaţiei secretariatul poate fi un grup de încăperi, o încăpere mare în care lucrează mai multe persoane, cu atribuţii diferite sau cu superiori diferiţi, sau o încăpere în care lucrează o singură secretară, pentru unul sau mai mulţi şefi.

În cazul organizaţiilor mici poate exista o singură secretară. Biroul acesteia poate fi amplasat chiar în aceeaşi încăpere cu cel al superiorului direct sau într-o încăpere alăturată. Încăperea în care lucrează secretara poate să fie folosită şi ca sală de aşteptare pentru vizitatori.