Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA

Proiect
8/10 (1 vot)
Domeniu: Management
Conține 1 fișier: doc
Pagini : 37 în total
Cuvinte : 11510
Mărime: 210.19KB (arhivat)
Cost: 9 puncte
Profesor îndrumător / Prezentat Profesorului: Catalina Bonciu
UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI FACULTATEA DE ADMINISTRAȚIE ȘI AFACERI MASTERAT ARPAM

Cuprins

CAP. 1 ORGANIZAREA MUNCII DE SECRETARIAT

1.1. Forme de organizare a secretariatului

1.2. Modul de organizarea a unui birou de secretariat.

1.2..1 Noţiuni de ergonomie

1.2.2. Ambianţa la locul de muncă şi eficienţa muncii de secretariat

1.3. Echipamente necesare muncii de birou

1.4. Corespondenţa în munca de secretariat

1.5. Instrumente pentru organizarea şi evidenţa muncii de secretariat

CAP.2 STUDIU DE CAZ - S.C. UBICALC S.A.

2.1..Caracteristicile tipologice ale firmei

2.2.Obiectul de activitate.

2.3. Intrările de resurse materiale.

2.4 Motivarea schimbării informaţionale.

2.5 Perfecţionarea subsistemului informaţional.

2.6 Analiza activităţii de birotică şi secretariat.

2.7. Echipamente şi programe de birotică utilizate în cadrul firmei.

CAP. 3 APLICAŢIE PRACTICĂ - ÎNREGISTRAREA CORESPONDEŢEI ÎN CADRUL FIRMEI S.C. UBICALC S.A.

3.2 Sistemul jurnal - registrul de intrări – ieşiri

3.3. Crearea bazei de date

3.4.. Prezentarea tabelelor din baza de date

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

Extras din document

1.1. Forme de organizare a secretariatului

Compartimentul secretariat este unul subordonat direct conducerii, el are atribuţii şi sarcini complexe, derivând din funcţiile organizaţiei. Autoritatea ierarhică a compartimentului este secretarul şef, şef birou secretariat, şef serviciu secretariat.

Fig. Nr. 1.1 Autoritatea ierarhică a secretariatului

Forme de organizare a secretariatului. Forme organizatorice

În organizaţiile mari conducerea poate fi: centralizată, aşezarea fizică parţial centralizată, parţial necentralizată:

• centralizat: conducere, birou de dactilografie, traducători, protocol, registratură;

• descentralizat pentru secretarele sau şefii de cabinet ai conducătorilor organizaţiei.

Însă în organizaţiile mici, nucleul de secretariat este centralizat.

Avantajele centralizării:

• sunt necesare mai puţine echipamente şi acestea se utilizează la întreaga capacitate;

• se uşurează pregătirea personalului nou;

• se pot folosi standarde de activitate comune pentru tot personalul;

• se poate folosi specializarea muncii pentru creşterea performanţelor.

Fig. Nr. 1.2 Exemplu de fişă a postului de secretară

Titlul postului Secretara personală a directorului de marketing

Compartiment Marketing

În subordinea Director serviciu marketing

Responsabilităţi Pentru personalul inferior din subordinea departamentului marketing.

Obiective generale

să ajute funcţionarea departamentului marketing prin susţinerea efectivă şi eficientă a directorului;

să asigure servicii de secretariat satisfăcătoare prin coordonarea personalului de secretariat subordonat.

Sarcini principale:

1. Secretara trebuie să transcrie documentele după dictare, folosind un computer, redactaează corespondenţa şi face rezumatul rapoartelor. Transmite mesaje interne prin sistemul computerizat.

2. Primeşte şi pregăteşte corespondenţa şi la sfârşitul zilei se ocupă de scrisorile care trebuie expediate.

3. Primeşte vizitatorii.

4. Direcţionează mesajele telefonice şi transmite faxuri.

5. Păstrează agenda directorului, fixează întâlnirile, asistă în alcătuirea programului zilnic pentru a folosi timpul cât mai eficient.

6. Facearanjamentele necesare pentru călătorii.

7. Se asigură că toate scrisorile şi cererile au ajuns unde trebuia şi că toate înregistrările sunt clasate corespunzător pentru a fi regăsite cu uşurinţă.

8. Organizează şi asistă şedinţe.

9. Organizează biroul directorului realizând grafice ce vor fi afişate pe pereţi.

10. Furnizează informaţii folosind baze de date, cărţi de referinţă; asigură circulaţia informaţiilor cerute de director.

11. Controlează banii lichizi, tranzacţiile bancare, şi bonurile de decontare a cheltuielilor.

12. Supraveghează personalul de secretariat inferior, îi ajută să se instruiască, stabilişte îndatoririle, evaluează posibilităţile fiecăruia, şi asigură disciplina la locul de muncă.

13.Organizează conferinţele şi evenimentele speciale după cum e necesar.

14.Controlează stocul de produse de papetărie şi materiale de birou.

15. Se supune regulamentului companiei cu privire la protecţia muncii.

1.2. Modul de organizarea a unui birou de secretariat.

Organizarea biroului este de o importanţă capitală pentru eficienţa muncii în secretariat cât şi pentru sănătatea fizică şi până la urmă şi psihică a personalului din secretariat. Este foarte important ca cei ce lucrează în secretariat să arate grijă faţă de propria sănătate şi pentru a obține un randament maxim.

Secretariatul

În funcţie de specificul şi mărimea organizaţiei secretariatul poate fi un grup de încăperi, o încăpere mare în care lucrează mai multe persoane, cu atribuţii diferite sau cu superiori diferiţi, sau o încăpere în care lucrează o singură secretară, pentru unul sau mai mulţi şefi.

În cazul organizaţiilor mici poate exista o singură secretară. Biroul acesteia poate fi amplasat chiar în aceeaşi încăpere cu cel al superiorului direct sau într-o încăpere alăturată. Încăperea în care lucrează secretara poate să fie folosită şi ca sală de aşteptare pentru vizitatori.

Preview document

Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 1
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 2
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 3
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 4
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 5
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 6
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 7
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 8
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 9
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 10
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 11
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 12
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 13
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 14
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 15
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 16
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 17
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 18
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 19
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 20
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 21
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 22
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 23
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 24
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 25
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 26
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 27
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 28
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 29
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 30
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 31
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 32
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 33
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 34
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 35
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 36
Organizarea Muncii de Secretariat și Utilizarea Sistemului Informatic în Cadrul Firmei SC Ubicalc SA - Pagina 37

Conținut arhivă zip

  • Organizarea Muncii de Secretariat si Utilizarea Sistemului Informatic in Cadrul Firmei SC Ubicalc SA.doc

Alții au mai descărcat și

Performanța și Munca în Echipă

INTRODUCERE Aceasta lucrare are ca scop formarea unor echipe performante, care se caracterizeazâ printr-o coeziune ridicatâ, performanţă,...

Etică în afaceri

1. Ce este etica? Geneza si consacrarea economiei de piata constituie un proces complex ce presupune mecanisme si institutii purtatoare de valori,...

Comportamentul în Afaceri

1 INTRODUCERE In orice parte a lumii , angazatorii cauta angajatul perfect. Abilitatile si experienta conteaza , dar majoritatea companiilor...

Organizarea ergonomică a unui birou

INTRODUCERE Ergonomia este ansamblul integrat al stiintelor care permit obtinerea cunostintelor privitoare la munca umana, pentru a se realiza un...

Managerul Secretariatului

SECRETARUL / SECRETARA - MANAGERUL SECRETARIATULUI CAPITOLUL I -INTRODUCERE Secretariatul trebuie considerat ca un ajutor imediat si...

Mediul și firma

Mediul extern al firmei poate fi impartit in doua mari segmente: - mediul general sau mega-mediul - mediul specific(mediul sarcina);...

Dezvoltarea abilitaților și aptitudinilor - Mijloc de creștere a performanței în echipă

I. Noțiuni generale privind cele două concepte: abilități și aptitudini Perfecționarea este un proces continuu care depinde de dezvoltarea...

Managementul Lucrului în Echipă

I. CONCEPTELE DE GRUP ŞI ECHIPĂ 1.1 Generalităţi Prin noţiunea generală de grup uman desemnăm ansamblurile de indivizi, constituite istoric,...

Ai nevoie de altceva?