Organizarea unui dineu de stat - SC Lidafest SRL

Cap.I Informatii generale

Denumire: SC LIDAFEST SRL

Locaţie: Sibiu

Logo: Bucuria petrecerilor tale

Adresa: Str. Privighetorii nr.6, Sibiu

Adresa web: www.lidafest.ro

Adresa email: lidafest@yahoo.com

Telefon: 0732 569 821; 0369 321 569

Data infiintarii: 12.2011

Obiectivul infiintarii: organizarea de evenimente corporate, petreceri corporate şi evenimente publice: Conferinte, Petreceri Corporate, Dineuri, Receptii Firme, Lansari Produse, Cocktail-uri, Seminarii, Traininguri, Team-building-uri sau orice alt tip de evenimente.

Clienti: Ne adresăm atât pieţei locale şi regionale cât şi celei naţionale. Principalii clienti vor fi marile companii şi clasa politică.

Agentia va raspunde tuturor cererilor, indifferent de locatie, la nivel national.

Cap.II. Organizare firmă

II.1. Departamente

1) Departamentul de logistică

În cadrul firmei de organizare de evenimente, departamentul de logistică are în atenţie:

- stabilirea locaţiei unde se va desfăşura evenimentul;

- dotările unităţii de cazare precum şi a locului unde se desfăşoară evenimentul;

- logo-ul evenimentului;

- necesarul de obiecte de inventar.

2) Departamentul de servicii

- se ocupă de contractarea firmei de impresariere, firmei de pază şi protecţie, de asistenţă medicală precum şi contractarea furnizorilor de servicii foto/video şi sonorizare;

- se ocupa de rezervarea si comercializarea de bilete pentru diverse mijloace de transport prin intermediul agenţiilor de turism, pentru spectacole si pentru alte manifestari culturale;

3) Departamentul de Chatering: Event Chatering

Cateringul reprezinta un intreg complex de activitati menite a fi pe placul clientului din mai multe puncte de vedere.

Departamentul se va ocupa asadar de amenajarea spatiului (inchis/deschis) unde se va desfăsura evenimentul, de decorarea acestuia, de alegerea muzicii. Iar pentru serviciul de alimentatie se vor incheia contracte cu o firmă de catering mobil în vederea asigurării meniului si a personalului de servire.

4) Departamentul de marketing

În cadrul departamentului, marketingul este privit ca un mod de abordare si nu doar ca un concept. Acesta este o metodă de operare pentru întreaga companie de organizare evenimente, si nu doar o abordare prin prisma promovării.

Principul fundamental al marketingului se centreazã asupra clientului, care trebuie tratat precum un rege. Totul începând de la concept si terminând cu rezultatul final, se desfãsoară având în minte mereu organizarea evenimentelor in conformitate cu motivatiile, nevoile, dorintele si preferintele clientilor (participantilor la eveniment).

Pentru ca un eveniment sã fie organizat cu succes este necesar ca acesta sã fie organizat în conformitate cu un plan de marketing prestabilit si bine organizat.

Echilibrul perfect pentru companie este reprezentat de Mixul de marketing, care în cazul evenimentelor este constituit din aceleasi elemente: pret, produs, promovare si distributie.

Produsul reprezintă rezultatul final – evenimentul în sine, care poate fi un seminar, dineu, cocktail, etc. Acesta implică sprijinul tuturor contribuţiilor, precum programe, prezentări, calitatea produsului şi satisfacţia clienţilor.

Preţul – poate fi evenimentul furnizat la un preţ accesibil pentru client. Ambalarea preţului poate contribui la suportul grupului ţintă sau atragerea turiştilor.

Promovarea se realizează prin intermediul următoarelor instrumente : advertising, relaţiile publice, postere, logo, publicitate, etc.

Place-Locatia atinge urmatoarele aspecte: locul de intalnire, locatia pentru catering, localizarea geografica, transportul, parcarea, facilitatile de cazare, condiţiile mediului înconjurător, etc.

Mediatizarea evenimentului urmăreşte, în primă fază, informarea şi determinarea deciziei de participare a posibililor delegati, la care se adaugă ulterior efortul de promovare a evenimentului în presă şi în mediile de interes. Beneficiarul poate dori conceperea unui logo al evenimentului, folosind servicii de design sau poate apela la convention bureau-ul local, pentru utilizarea unui logo al destinaţiei.

Producerea şi distribuirea materialelor informative respectă câteva categorii uzuale:

-pliantul de prima anunţare a evenimentului (distribuit cu mult inaintea datei evenimentului),

- broşura de invitare a participantilor si oaspetilor speciali (include tematica evenimentului si formularul de subscriere a rezumatelor pe teme de interes profesional),

- pliant pentru a doua anunţare (cuprinde toate informaţiile, tarifele şi serviciile),

- programul lucrărilor ştiinţifice (dacă este cazul unei conferinţe),

- materiale promoţionale pentru eveniment (invitaţii, mape şi broşuri seminar, materiale scrise, obiecte inscripţionate, bannere, etc.),

- organizarea conferinţei de presă – dacă este cazul, crearea unui website dedicat evenimentului şi realizarea în cadrul acestuia a transmisiei audio-video în direct pe Internet pot adăuga prestanţă şi atractivitate evenimentului, fiind accesibile în timp real persoanelor aflate oriunde în lume.

În industria evenimentelor, mai există şi alţi P care sunt incluşi în mixul de marketing, şi anume:

- People (Oamenii)

- Packaging (Ambalarea)

- Partnership (Parteneriate)

- Programul

Prin echilibrarea acestor P-uri, managerul agenţiei va realiza o strategie pentru a maximiza succesul oricărui eveniment.

Agenţia noastră pe lângă adresa web existentă pentru a ne putea face găsiţi de cei interesaţi, mai este promovată de Portalul Eventurism.ro care este primul portal din Romania dedicat organizarilor de evenimente, care se adreseaza atat firmelor organizatoare de evenimente, furnizorilor de servicii pentru organizarea de evenimente corporate (conferinte, training-uri, workshop, team building, lansari de firme, receptii, etc), evenimente private (petreceri pentru copii, petreceri tematice, nunti, etc.), evenimente publice (festivaluri, concerte, expozitii, etc.), evenimente sportive (concursuri sportive, competitii, etc.), cat si persoanelor care doresc sa se ocupe personal de organizarea evenimentului dorit, astfel portalul Eventurism.ro venindu-le in ajutor.

Pentru o mai bună publicitate am achiziţionat pachetul PREMIUM oferit de Portalul Eventurism.ro care presupune:

- Afisarea companiei in lista de firme: denumire, adresa, telefon, email, adresa web;

- Pagina personala a companiei, continand: date de contact, descriere detaliata, galerie foto cu 12 imagini, prezentare video;

- Inscrierea companiei la un numar nelimitat de: localitati, servicii, domenii;

- Contact companie direct din portal

- Prioritate maxima la afisare/cautare

- Recomandare pe prima pagina timp de 3 luni.