Planificarea Proiectelor și Managementul Calității Proiectelor

Capitolul 1.Planificarea proiectelor

În alte lucrări s-a vorbit de costul ridicat care echivalează cu eşecul unui proiect. Aproape toate studiile sfârşesc prin a demonstra că erorile au fost cauzate in principal de către o proastă gestiune a proiectului, în special în faza de planificare. Există două impedimente pentru o bună planificare: primul îl reprezintă paradigmele impe¬rative, iar al doilea este natura fiinţelor umane.

O paradigmă este o credinţă cu privire la cum e lumea. Cineva poate şti ceea ce cred oamenii observând ceea ce fac, deoarece mereu se vor comporta în funcţie de principiile lor cele mai profund înrădăcinate. Nu este atât ceea ce „pretind" a crede, ci ceea ce cred „cu adevărat". Chris Argyris a denumit aceste credinţe „teoria adoptată" de fiecare, contrară „teoriei pe care o practică" fiecare.

În continuare, va fi prezentat un exemplu ce dovedeşte cele spuse ante¬rior:

O persoană care asistase la un training ele instruire axat pe tehnici de gestiune a proiectelor, intorcânduse la instituţie a organizat o reuniune a echipei de proiect pentru a pregăti un plan. Aflat prin zonă, şeful său i-a cerut să iasă un moment din sala unde se desfăşura reuniunea:

- Ce faci- — 1-a întrebat şeful.

- Planific proiectul nostru - i-a explicat persoana.

- Dar nu aveţi timp pentru aceste prostii — i-a spus şeful. Fă-i să iasă din sală şi să se întoarcă imediat la munca lor!

Este clar că şeful persoanei respec¬tive nu credea în planificare. De ce oare atunci 1-a trimis pe acest om la un pro¬gram de formare dacă nu credea în ceea ce îi va fi predat?

Al doilea motiv pentru care oame¬nii nu planifică este faptul că găsesc această activitate foarte complicată. Pe unii indivizi, în special ingineri şi programatori, îi preocupă faptul că trebuie să ajusteze calculele duratei activităţilor pe care trebuie să le desfăşoare utilizând cea mai bună intuiţie a lor. Nedeţinând nici un tip de informaţie din proiecte anterioare pe care să se fixeze, acesta este singurul lucrul pe care-1 pot face. In plus. ştiu că cifrele sunt foarte îndoielnice şi deci au frică să nu-şi piardă posturile, neobţinând astfel obiectivele dorite. Un inginer a făcut la un moment dat următoarea remarcă: „nu poţi programa creativitatea".

Chiar dacă creativitatea nu poate fi programată, trebuie totuşi încercat şi avută permanent în vedere, pentru că dacă nu se va realiza acest lucru, proiectul nu va fi sprijinit.

Astfel, s-a ajuns la următoarea concluzie, creati¬vitatea se poate programa, dar în cadrul unor limite. De fapt, nu există un mai bun stimul pentru gândirea creativă decât nişte perioade riguroase. Dacă oamenilor li se dă tot timpul din lume pentru a face ceva, singurul lucru pe care-1 vor produce va fi de a merge de ici-colo fără să producă ceva.

S-a descoperit totuşi că atunci când li se cere oamenilor să planifice proiec¬tul, găsesc spinoasă această activitate şi se sesizează incomodităţii pe care proiectarea le-o cauzează. Rezultatul este cel pe care îl prezintă curba 1 din figura 1.1. şi care se traduce printr-o mare suferinţă.

Figura 1.1. Cele două curbe ale suferinţei pe timpul duratei unui proiect

Suferinţă

Timp

Pe curba 2 din figură, la început , există multă suferință, dar baceasta se diminuează cu timpul, iar aria totală delimitată de către această curbă este mai mică decât sub curba 1.

1.2. Imperativul absolut al planificării

Dacă se are în vedere funcţia principală a gestiunii se poate spune că este aceea de a asigura că se îndepli¬nesc obiectivele dorite de către firmă, ceea ce se va obţine exercitând un control asupra resurselor insuficiente. Totuşi, cuvântul control are două cono-taţii şi trebuie avut grijă cu fiecare dintre acestea.

O semnificaţie a cuvântului „control" este cea de putere şi domi¬nare. In conducere, este ceea ce uneori denumeşte stilul de conducere de „co¬mandă şi control", care, în cele mai rele cazuri, poate să ajungă să degenereze în frică şi intimidare pentru ca lucrurile să se facă. Această metodă funcţionează atunci când oamenii nu au alte posibi¬lităţi de muncă sau atunci când nu au libertate pentru a abandona firma (cum este cazul unei închisori). Dar într-o economic robustă, foarte puţini ar tolera această clasă de conducere pentru mult timp.

A doua semnificaţie a cuvântului -şi cea care apără directorii - a fost extrasă din următorul citat:

Controlul este exercitat pentru a compara unde s-a ajuns cu unde se presupune că ar trebui să se ajungă, astfel putându-se întreprinde ac{iunile corective necesare în cazul în care apare o deviaţie.