Planul de contingență

NOTIUNI GENERALE

O premisa de baza pentru un bun management strategic este conceperea unor planuri de actiune pentru a gestiona evenimente favorabile sau nefavorabile inainte ca acestea sa devina o realitate.

Planurile de contingenta se pot defini ca planuri alternative ce pot fi puse in aplicare daca anumite evenimente nu se dezvolta conform asteptarilor.

Planurile de contingenta sunt alternative la planul de lucru initial. Aceste alternative presupun modalitati de lucru total diferite de ceea ce s-a facut pana in acel moment.

De obicei, se schimba doar modalitatea de lucru nu si cadrul de timp in care se desfasoara proiectul. Tranzitia de la planul initial la planul de contingenta se face rapid si lin. Practic, planul de contingenta este o reactie instantanee la modalitati de lucru nefunctionale.

Planurile de contingenta sunt elaborate pentru a raspunde la intrebarile formulate astfel: „Ce ar fi daca ?” (Ce ar fi daca produsul nu se vinde bine- Ce ar fi daca directorul se opune propunerii mele de proiect- Ce ar fi daca la evenimentul organizat de mine ar veni prea multi participanti- etc.).

Planurile de contingenta, prin natura lor, trebuie sa fie concepute intr-o maniera flexibila: nu putem prevedea toate riscurile posibile legate de proiectul nostru. Aceasta flexibilitate inseamna posibilitatea de a adapta planul de contingenta la orice situatie neprevazuta careia planul de lucru initial nu ii poate face fata.

Etimologic, contingenta sugereaza “legatura” si “puterea in legatura”, sugestia acoperind atat elementele alcatuitoare ale organizatiei, in concretetea si specificitatea lor, cat si raporturile organizatiei cu exteriorul, altfel spus, situatiile specifice fiecarei organizatii si fiecarei solicitari cu care se confrunta.

Planul de contingenta este implementat in situatii de genul:

- Defectiuni tehnice majore;

- Reducerea drastica a fortei de munca active in firma;

- Dezastre naturale;

- Demisii;

- Greseli in lant la nivel administrativ;

- Grave probleme de comunicare in cadrul proiectului;

- Un plan si un program al resurselor ineficient;

- Schimbari politice majore;

- Intarzieri pe drumul critic.

Este foarte util sa pregatiti aceste planuri de contingenta in paralel cu planul initial de lucru.

Planurile de contingenta sunt strans legate de monitorizarea proiectului: daca indicatorii de monitorizare nu sunt atinsi sistematic atunci este absolut necesar sa schimbam modul de lucru. Este recomandabil sa se schimbe cu totul modul de lucru pentru ca un petic pe o haina noua nu reinnoieste haina ci o urateste.

Deci planificarea de contingenta cauta sa identifice dinainte acele aspecte din planul de baza care pot esua, sa decida modul in care vor fi confruntate situatiile adverse si sa ofere pregatire in acest sens. Implicit, planurile de contingenta vizeaza toate directiile de dezvoltare si trebuie incorporate ca elemente ale oricarui tip de plan.

Obligatoriu, trebuie sa tinem minte cele doua intrebari cheie:

- Ce anume ar putea sa mearga rau?

- Ce-ar fi daca s-ar intampla ?

Planurile de contingenta pot fi elaborate pentru riscuri individuale sau riscuri de grup. Planificarea de contingenta se face fie in acelasi timp fie dupa ce au fost identificate riscurile care pot afecta proiectul in cauza.

Planurile de contingenta pot merge de la alocarea unor fonduri banesti pentru acoperirea depasirilor minore pana la planificarea ampla a refacerii resurselor, manoperei sau serviciilor pierdute. Fiecarei optiuni alternative definite trebuie sa-i fie identificate avantajele si dezavantajele, iar varianta optima trebuie prezentata conducerii in vederea aprobarii.

Strategiile generale care pot fi adoptate in alcatuirea unui plan de contingenta sunt:

- Sa nu se faca nimic (dar alegerea acestei optiuni trebuie sa fie facuta in cunostinta de cauza, nu pentru ca nu a avut nimeni timp sa caute alte posibilitati);

- Sa se pregateasca dinainte proceduri alternative descrise in detaliu (de exemplu sa se prevada o revenire la un stadiu mai timpuriu al proiectului, astfel incat sa se reia activitatea din punctul respectiv) sau sa se prevada metodologii alternative are sa fie adoptate in momentul materializarii riscului;

- Sa se discute cu celelalte organizatii interesate (client,contractor, subcontractor) anumite angajamente privind disponibilizarea unor resurse si facilitati necesare în situatia materializarii riscului (PRINCE, 1993).

In functie de natura riscului, planurile pentru situatii neprevazute pot fi destul de detaliate. Daca probabilitatea riscului este mare iar impactul puternic, s-ar putea sa fie intelept sa distribuiti copii ale planului de contingenta detaliat catre toti participantii posibili sau chiar sa organizati o repetitie generala care sa stabileasca clar ce anume trebuie facut daca riscurile se materializeaza. Repetitia generala are meritul de a scoate in evidenta eventualele defecte ascunse ale planului de contingenta, permizand managerului de proiect sa-l modifice in functie de acestea.