Proiect Management

1. Despre firma

Organizatia internationala “ Caral” hotaraste sa infiinteze o sucursala in Romania pentru ca piata din Europa de Est este intr-o continua dezvoltare. Aceasta este o firma care efectueaza cercetari de piata, in special pentru societati care se ocupa cu comercializarea de bunuri si servicii.

Aceasta organizatie este un ansamblu de valori date de scop, membri, context, piata si mediul intern si extern. In contextul actual foarte multi dintre clientii sai externi au venit in Romania sa-si comercializeze produsele si bunurile pe care le produc si de aceea firma se gandeste sa-si deschida o sucursala aici. Organizatia nu reprezinta un scop in sine, ci apare mai mult ca un raspuns la o solicitare a mediului, raspuns pentru satisfacerea unei nevoi. Se poate privi organizatia ca un mecanism de realizare a cerintelor impuse din afara. Acestea duc la realizarea faptului ca firma este limita temporal, adica procesul va trebui sa fie rapid si foarte bine realizat.

Factorii pe care ar trebui sa se bazeze organizatia sunt:

- strategia sau scopul pe care ar trebuie sa-l atinga concretizate in deschiderea unei filiale in Bucuresti in primul an si a inca cinci sucursale in tara in cel de-al doilea an.

- statutul legal, raspunderea si sursele de finantare trebuie sa corespunda legilor aflate in vigoare in Romania, de aceea specialistii organizatiei trebuie sa fie foarte bine informati.

- metodele tehnologice prin care se implementeaza strategia.

- procesul informational procedurile de luare a deciziilor, planificare si control, functionarea si obtinerea resurselor.

- distributia geografica a resurselor si a pietelor sau clientilor tine cont de deschiderea primei filiale in Bucuresti unde se afla majoritatea firmelor mari.

- scala si gama de activitati si resurse care trebuie controlata.

Pentru a atinge si indeplini nevoia careia ii raspunde, organizatia actioneaza in virtutea unor obiective constient propuse care se definesc mai intai prin crearea unui sector de piata si apoi prin cucerirea altor sectoare de piata in urmatorii ani. Pentru atingerea acestor scopuri organizatia va tine cont de urmatoarele directii de centralizare a atentiei :

- Formalizarea indica gradul conform caruia o organizatie este preponderent formala sau informala. Un nivel ridicat de formalizare este dat prin reglementarea intensa, prin norme, prin regulamente, a comportamentului organizational. In cadrul organizatiei noastre realizarea unei retele formale cat mai puternice va fi un scop major. În mod obisnuit, cu cât o organizatie este mai mare, cu atât este mai puternic formalizata, pentru a se garanta mentinerea si coerenta în activitate. Nu numai marimea, dar atât scopurile, cât si natura activitatii contribuie la cresterea formalizarii.

- Intensitatea administrativa asigura suportul dintre activitatile de factura administrativa (de executie) si cele de conducere (de decizie si control). Astfel, pot exista organizatii cu structuri preponderent administrative (cele mai multe) sau preponderent de conducere (de regula, cele politice).Centralizarea are în vedere natura procesului de adoptare a deciziilor de concentrare a puterii; spre vârful ierarhiei (structuri centralizate) sau spre nivelurile inferioare ale acesteia (structuri descentralizate). Eu voi incerca realizarea unei structuri administrative-descentralizate pentru a motiva mai bine salariatii.

Marimea organizatiei se refera la numarul membrilor sai, aspect extrem de important, care poate genera o “dilema organizationala” (pâna la ce nivel organizatia îsi poate mari numarul de membri fara a-si diminua functionalitatea?). Tendinta cresterii numarului de membri implica adâncimea specializarii, multiplicarea subunitatilor functionale, intensificarea formalizarii dar si dificultati tot mai mari în controlul si coordonarea organizatiei, în realizarea cooperarii. La inceput acesta problema va fi minora pentru organizatie dar pe parcurs ea va deveni o problema importanta a organizatiei.

O structura optima, universal valabila, a organizatiei nu exista. Optimul structural este determinat de scopurile organizatiei, de influentele mediului, de specificul activitatii, în ultima instanta de conditiile concrete ale realizarii proceselor esentiale ale organizatiei: productia (realizarea “produselor” specifice); sustinerea (asigurarea “intrarilor” si a “iesirilor”); mentinerea (asigurarea functionalitatii interne); adaptarea (prin feed-back-ul dintre “iesiri” si “intrari”) si conducerea. In cazul meu voi incerca crearea unei organizatii cat mai adecvata scopurilor noastre, pietei dar in primul rand clientilor nostrii.

2. Bugetul sucursalei din Romania

Daca analizam structura unei organizatii observam in cadrul ei existenta unui macromediu si a unui micromediu. Macromediu organizational se refera la totalitatea factorilor care nu influenteaza imediat activitatea organizatiei, ci in timp. Micromediul se refera la factorii care afecteaza zilnic activitatea organizatiei. Un bun management trebuie sa tina cont de acesti factori si sa ii ia in calcul in mentinerea unui bun buget, a unei bune planificari organizationale.

In cadrul acestei firme managerul tine cont in primul rand de faptul ca vrea ca totul sa se petreaca cat mai rapid si este sustinut de o firma multinationala care vrea ca in primii doi ani sa-si creeze o clientela fidela. Pentru inceput el vrea sa-si serveasca clientii la fel de bine ca in occident si dupa aceea sa cucereasca noi segmente de piata. Bugetul va arata astfel:

- Pentru primul an avem o investitie de 200 000 de $ care vor pune firma pe picioare. In primul rand vor fi platite toate taxele si contributiile cerute de statul roman pentru constituirea unei firme. Dupa acesta firma isi va cumpara un sediu, il va amenaja, il va dota corespunzator si va achizitiona doua masini. Dupa aceasta va angaja oamenii necesari functiilor create si va achizitiona o retea de calculatoare si sisteme informatice adecvate activitatii. Se preconizeaza ca aceste activitati vor dura circa trei luni dupa care incepe desfasurarea efectiva a activitatii.

- Dupa aceste activitati firma va incheia contracte si va incerca sa castige cat mai multi bani. In primele luni se vor contacta clientii organizatiei care au sucursale in Romania dupa care se vor contacta noi clienti.

- In urma activitatii desfasurate in primul an se va optine un profit care se preconizeaza a fi suficient de mare pentru a deschide cateva sucursale pe teritoriul tarii si a le dota corespunzator. Deci in al doilea an vor fi deschise cel putin trei succursale in tara.

- In urmatorii doi ani toate sucursalele vor aduce profit si acesta va reusi dupa previziunile expertilor sa acopere cheltuielile si atfel sa se amortizeze banii investiti. Se va incerca prin toate procedurile legale ca o parte cat mai mare a banilor sa se amortizeze in primul an pentru ca banii sa nu se devalorizeze.