Registru de casă

2. Prezentarea generala a aplicatiei

2.1. Obiective, performante, limite

Aplicatia isi propune realizarea registrului de casa pe care il intocmeste o firma.

Registrul de casa serveşte ca:

- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii pe baza actelor justificative;

- document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;

- document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii sau de altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi.

La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.

Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.

Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2).

Exemplarul 1 rămâne la casier.

Se arhivează:

- la casierie (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

- denumirea unităţii;

- denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

- numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; încasări; plăţi;

- report/sold ziua precedentă;

Altfel spus, aplicatia isi propune sa realizeze urmarirea intrarilor si iesirilor de bani, in functie de furnizori si de data. Aceasta aplicatie a fost conceputa avand ca idee de baza interactiunea cu utilizatorul. Scopul aplicatiei este de a asista in managementul firmei, executand toate sarcinile administrative care odinioara ocupau tot timpul. Acum, folosind acest program, timpul va putea fi folosit in alte scopuri, mult mai importante.

In cadrul departamentului de contabilitate a unei firme, obiectivul lor este de a evidentia si verifica disponibilitatile corelate cu comenzile, facturile, bonurile executate de firma sau de furnizori. Aplicatia prin modul in care a fost realizata permite intocmirea listelor cu furnizorii existenti impreuna cu comenzile acestora si cu termenele de plata, precum si listele cu facturile platite sau cu cele care trebuie achitate la un termen limita si bineinteles rapoarte ce evidenteaza exact intrarile si iesirile firmei pentru fiecare furnizor in parte la data corespunzatoare. Aceste baze de date contin date referitoare la furnizorii pe care ii detine o societate comerciala si date referitoare la platile facute de catre societate.

Aplicatia care face obiectul acestui proiect este realizata in Access 2003. Catalogul este considerat drept o locatie centrala din care se poate crea, modifica si rula fisierul initial. Limitele intre care poate fi utilizata aplicatia sunt largi, practic constrangerile care sunt constrangeri de tip hard - legate de capacitatea sistemului informatic folosit de firma respectiva, si de capacitatea de prelucrare a unui volum mare de date intr-un interval mic de timp.

Aplicatia poate fi incadrata cu usurinta intr-un sistem informatic deja constituit,ca aplicatie independenta sau ca parte componenta a unei alte aplicatii de anvergura.

Performantele aplicatiei sunt legate intr-o mai mare masura de capacitatea sistemului informatic existent in firma respectiva, de calitatea componentelor sistemului informatic.

2.2. Domeniile de probleme abordate

Aplicaţia se referă strict la urmarirea iesirilor de bani catre furnizori corespunzătoare sumelor din facturile emise de societate, obţinându-se astfel informaţii utile privitoare la situatia platii acestor sume precum si urmarirea intrarilor de bani corespunzatoare platilor facute de catre clienti.

Aplicaţia permite prin modul original în care a fost creată, evidentierea informatizata necesara in derularea activitatilor comerciale ale companiei: de la facturare, baze de date clienti si furnizori, plati, avansuri, consum si gestionare a conturilor contabile pana la rapoartele tipice bazate pe aceste informatii. Extrem de usor de utilizat, rapid, este solutia ideala pentru firma dumneavoastra, indiferent de domeniul de activitate in care lucrati.

Aplicaţia utilizează pentru urmarirea iesirilor si intrarilor de bani, informaţiile stocate într-o baza de date ce vor fi prezentate în cadrul documentaţiei, care pot fi independente sau componente ale unor interogari (query) mai mari care să conţină şi alte date utile aplicatiei si altor aplicaţii. Prelucrarea datelor cu ajutorul aplicaţiei permite urmarirea incasarilor de la beneficiari , precum şi elaborarea de documente care reprezintă suportul fizic al fluxului informaţional al firmei – evidentă clienţilor, (detaliată la nivel de plăţi).

Elaborarea acestor documente se face automat de către aplicaţie, listarea acestora reprezentând doar o operaţie de rutină pe care utilizatorul trebuie să o execute.

Aceasta aplicatie are si o interfata de comunicare cu utilizatorul, usor de utilizat, in care poti adauga, sterge, salva, printa, orice date despre furnizroi sau despre facturile, chitantele sau bonurile fiscale ale firmei.

Interfata are un meniu principal de tipul meniului sistem al limbajului de programare Access care permite 5 opţiuni.

Prima optiune permite vederea tuturor campurilor din registru de casa in functie de zi/luna, care se poate lista prin intermediul interfetei pusa la dispozitie de limbajul de programare Access.

A doua optiune, permite afisarea soldului dupa o anumita caracteristica-data, permite scoaterea de rapoarte cu soldul in orice zi inclusiv ziu recenta.

A treia optiune prezinta incasarile si platile pe o anumita zi in functie de furnizori.

Cea dea patra optiune este formata din 2 formulare care permit modificare-adaugare, salvarea, stergerea, printarea datelor din cele 2 formulare.

Ultima opţiune permite iesirea din aplicatie spre interfata limbajului de programare Access