Reproiectarea managerială a sistemului informațional al Primăriei Constanța

INTRODUCERE

Lumea se află într-o complexă revoluţie în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor (IT&C), fapt care transformă complet modul în care mediul economic, cetăţenii şi administraţia interacţionează. Rezultatele obţinute în IT&C, în special Internetul, au redus mult costurile de operare, permiţând firmelor mici să concureze pe aceleaşi baze ca şi firmele mari, în cadrul proceselor de tip Business to Business şi e-Commerce. Aceasta a deschis un drum pe care şi sectorul public trebuie să-l urmeze. Guvernele lumii adoptă guvernarea electronică ca metodă de îmbunătăţire a serviciilor oferite mediului de afaceri şi cetăţenilor, promovând dezvoltarea economică şi socială, mărindu-şi eficacitatea proceselor interne.

Guvernarea electronică reprezintă modalitatea de aplicare şi utilizare a tehnologiilor informaţionale şi de comunicaţii în scopul de a asigura accesul la informaţie şi de a presta servicii publice în regim interactiv. Este un instrument ce contribuie la armonizarea relaţiilor între cetăţeni şi autorităţile publice, în baza respectului reciproc şi a colaborării interesate între stat şi cetăţeni. Guvernarea electronică se afirmă din ce în ce mai mult ca o caracteristică majoră a noii societăţi bazate cunoştinţe. Fenomenul este complex şi se raportează la conexiunile care există între autorităţi şi persoanele fizice şi juridice din societate.

Guvernarea electronică este utilizarea de către autorităţile administraţiilor publice în scopul:

-îmbunătăţirii accesului la informaţiile şi serviciile publice ale autorităţilor administraţiei publice centrale;

-eliminării procedurilor birocratice şi simplificării metodologiilor de lucru;

-îmbunătăţirii schimbului de informaţii şi servicii între autorităţile administraţiei publice centrale;

-îmbunătăţirii calităţii serviciilor publice la nivelul administraţiei publice centrale.

Informaţia este la ora actuală cel mai important lucru oferit de Internet. Avantajele nu sunt legate doar de răspândirea acestei tehnologii, ci privesc posibilităţile de interacţiune cu cetăţenii prin intermediul acestui mijloc de comunicare. Internetul şi tehnologiile digitale oferă un nivel ridicat de interactivitate a sistemelor informatice implementate, comunicarea putându-se realiza bidirecţional.

Soluţiile de e-administraţie îşi propun să rezolve prin instrumente specifice IT modul de comunicare, schimbul de date, activităţile din cadrul instituţiilor, serviciile către cetăţeni, către alte instituţii sau către mediul de afaceri.

Îmbunătăţirile pe care le poate aduce de e-guvernarea pot fi:

-acces direct şi instantaneu. Datorită sistemului de mesagerie electronică (e-mail), municipalitatea poate menţine un canal direct de comunicare cu cetăţenii. Domeniul de aplicare al mesageriei electronice este foarte vast (trimitere de sugestii şi reclamaţii, depunere de cereri, înscrierea la audienţe, rezervări şi închirieri etc.);

-reducerea cozilor şi a blocajelor. Exista perioade în care este o afluenţă masivă a cetăţenilor spre un acelaşi serviciu public. Aceasta produce cozi şi timpi mari de aşteptare chiar dacă se alocă mai multe ghişee sau personal. De asemenea, această avalanşă de etape care trebuie parcurse poate produce blocaje administrative care încetinesc alte procese şi astfel se ajunge la o îngreunare a activităţii, fapt care poate produce suprasolicitarea funcţionarilor. Existenţa lungilor cozi de aşteptare degenerează astfel într-o degradare a serviciilor oferite, conducând în acelaşi timp la o degradare a imaginii administraţiei publice;

-scurtarea timpului procedurilor de rutina. Folosind sisteme informatice moderne, timpul de răspuns între transmiterea cererii cetăţeanului şi primirea unui răspuns scade considerabil. Astfel, parcurgerea etapelor interne necesare parcurgerii unei proceduri particulare devine mult mai fluentă, datorita timpului scurt de circulaţie a documentelor. Aceasta permite reducerea numărului de funcţionari desemnaţi să execute activităţi repetitive, astfel permiţând conducerii să realoce personalului sarcini mai utile şi cu o mai mare valoare;

-rezolvare rapidă şi interactivă. Etapele procedurale sunt rezolvate în acelaşi timp, nemaifiind nevoie ca cetăţeanul să revină în altă zi pentru obţinerea documentelor. A fi capabil de a elibera documente oficiale imediat, este posibil să conducă la eliminarea întârzierilor şi reducerea costurile expedierilor poştale tradiţionale către domiciliul cetăţeanului;

-informaţia este întotdeauna actuală. Sistemul informatic permite o actualizare automată a datelor. Imaginea şi eficienţa administraţiei municipale este îmbunătăţită. Printr-un sistem electronic de servire a cetăţenilor, aceştia pot verifica nivelul utilizării IT în cadrul municipalităţii. Mulţi dintre cetăţeni nu sunt conştienţi de eforturile inovatoare şi noile tehnologii introduse în administraţia publică, ei percepând doar partea vizibilă a procesului şi anume, atenţia îndreptata către public a administraţiei. Pe de altă parte, administraţia municipală este capabilă ca din informaţiile obţinute de la cetăţeni să se adapteze cerinţelor şi să îmbunătăţească serviciile oferite. Cu atât mai mult, folosind noile tehnologii pentru îmbunătăţirea serviciilor oferite, cetăţeanul percepe o imagine de modernitate, inovaţie şi eficienţă sporită a administraţiei;

-reducerea reală a costurilor interne. Timpul necesar procesării documentelor scade în medie cu 15-20% şi timpul necesar cetăţenilor de a-şi rezolva problemele scade cu până la 70%. De asemenea, multe resurse umane valoroase au fost eliberate de munci inutile şi pot fi redistribuite spre sarcini mai productive.

Pentru cetăţeni, guvernarea electronica oferă posibilitatea de a trimite cereri şi de a primi astfel servicii personalizate. Printre cele mai importante beneficii pentru mediul de afaceri sunt: comerţul electronic la nivel municipal şi iniţiativele de achiziţii electronice. Acestea pot conduce la o scădere costurilor de operare şi obţinerea unor costuri de tranzacţionare mult mai mici pentru majoritatea agenţilor.

În România, după cum arată unele studii, interacţiunea dintre cetăţeni, mediul de afaceri şi administraţia publică prin Internet, este neglijabilă. De asemenea, comparând diferite site-uri web aparţinând unor structuri similare (de exemplu, primării), constatăm că la posibilităţi financiare egale, rezultatele sunt cu mult diferite între ele.

Luând în considerare stadiile e-guvernării, trebuie să conştientizăm că acesta este doar începutul, indiferent de numărul de formulare disponibile pentru descărcare de pe Internet. Pentru a putea vorbi de e-administraţie este necesară încheierea circuitului — completarea on-line a formularelor — nu numai pentru ghişeul informatizat, ci şi pentru back-office — incluzând informatizarea instituţiilor administraţiei publice, inclusiv conectarea între departamentele aceloraşi instituţii şi între instituţiile din administraţia publică locală şi cea centrală. Următorul pas ar putea fi formulare disponibile pentru completare şi transmiterea on-line, de pe site-urile web ale administraţiei publice locale.

1.DATE GENERALE

CONSTANŢA

Municipiul Constanţa este situat în judeţul Constanţa în extremitatea de sud-est

a României, la ţărmul Mării Negre. La limita de nord a oraşului se află staţiunea Mamaia, plaja întinzându-se pe o lungime de 6 km, orientată spre est . Portul Constanţa este principalul port al României la Marea Neagra şi al patrulea ca importanţă în Europa, fiind întins pe o suprafaţă de 3182 ha (uscat şi acvatoriu).

Populaţia Municipiului Constanţa depăşeşte 500.000 locuitori, majoritatea de naţionalitate română, alături de care întâlnim minorităţile: turcă, tătară, rromă, rusă, maghiară, armeană, greacă, germană, bulgară, ucraineană, adepţi ai religiilor ortodoxă, romano-catolică, greco-catolică, reformată, uniteriană, musulmana etc.