Rolul Secretariatelor

Am ales aceasta tema pentru a putea observa schimbarile ce au survenit in ultimul deceniu privind rolul si locul secretariatului

Profesiunea de secretara este poate singura profesiune care a “suferit” cele mai multe transformari dupa 1989, odata cu aparitia si la noi a mijloacelor moderne de comunicare si informare. Secretara nu înseamna doar putina dactilografie si arta de a face cafea, ea lucreaza acum pe calculator, foloseste Internetul, are cunostinte de management, marketing, drept, primeste si transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail în limbi straine pe care le stapâneste mai bine decât seful ei, dispune de un mic atelier informational si dactilografiaza pe calculator folosind “metoda oarba”.

Cap.1 ROLUL SI LOCUL SECRETARIATULUI ÎN STRUCTURA UNEI ORGANIZATII

1.1. Organizatia si structura ei organizatorica

Organizatia – este o forma concreta de desfasurare a activitatii umane în diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrata. De aceea, orice organizatie functioneaza ca un sistem ale carui componente sunt în strânsa legatura pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a raspunde unei nevoi. Organizatia poate fi considerata ca o colectivitate ierarhizata de oameni si obiective, ca un ansamblu de mijloace de productie si de informatii, o împletire de interese generale si individuale. Ea are o structura proprie, determinata de scopul pentru care a fost creata. În vederea obtinerii obiectivelor social-economice, orice organizatie îndeplineste mai multe functii: functia de cercetare-dezvoltare, functia comerciala si de marketing, functia de productie, functia financiar-contabila si functia de personal.

Structura organizatorica a unei organizatii reprezinta ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca (tehnico-productive, economice, administrative), modul în care sunt constituite si grupate precum si legaturile care se stabilesc între ele.

O structura organizatorica rationala este conditia esentiala pentru: asigurarea functionarii normale a compartimentelor de munca, repartizarea precisa a responsabilitatilor, stabilirea riguroasa a dependentelor ierarhice, a unitatii între responsabilitatile unei functii si puterea de decizie. Reprezentarea grafica a structurii unei organizatii poarta numele de organigrama. Indiferent de ramura economica sau activitatea sociala desfasurata, structura organizatorica este alcatuita din urmatoarele elemente:

1. Functia (functia de conducere si functia de executie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhica

4. Compartimentele (compartimente functionale si compartimente operationale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relatiile organizatorice

7. Activitatile

La baza înfiintarii unei organizatii sta Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competentelor unei institutii. Este un act normativ care reglementeaza functionarea compartimentelor (stabileste competentele pentru fiecare compartiment în parte, atributii si responsabilitati) si este adoptat de forul de conducere superior al organizatiei respective. Mai exista si Regulamentul de Ordine Interioara (ROI) care reglementeaza regulile de conduita cerute angajatilor în relatiile de serviciu, programul de lucru, circulatia documentelor si este adoptat pe cale de dispozitie de catre conducatorul unitatii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat si completat în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de înfiintare si care le reglementeaza functionarea (ROF), unitatile îsi

elaboreaza propriile regulamente de organizare si functionarea adaptate la structura organizatorica, aprobate si completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activitatilor, atributiilor si sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizatiei respective.

ROF al organizatiei are un caracter general si este completat de Statul de Functii. Statul de Functii are un caracter intern si prevede numarul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul si pregatirea angajatilor, precum si relatiile dintre acestia. Este o completare necesara a ROF pe baza careia se poate calcula bugetul de scolarizare a personalului1.