Sisteme informaționale în management, studiu de caz farmaceutică Remedia SA

1. INTRODUCERE

În perioada contemporană se remarcă existenţa necesităţii utilizării de manageri a sistemelor informatice şi a tehnologiei informaţiei. Tehnologia informaţiei oferă posibilitatea managerilor de a gestiona mai bine interdependenţa organizaţională într-un cadru global.

Tehnologia informaţiei cu componentele sale: telecomunicaţiile, reţelele, computerele şi resursele informaţionale sunt disponibile pentru manageri acum mai mult decât oricând.

Tehnologia informaţiei devine în condiţiile actuale şi o provocare managerială.

Gestionarea resurselor de sisteme informatice ale unui business nu mai este apanajul unui specialist, ci mai degrabă o responsabilitate majoră a managerului.

Tehnologia informaţiei presupune şi eficienţă din punct de vedere economic. În prezent putem vorbi de faptul că tehnologia informaţiei este utilizată mai mult pentru a gestiona procesele comerciale decâtpentru fundamentarea deciziilor. Eficienţa tehnologia informaţiei se referă şi la timpul de răspuns la întrebări, la incompatibilitatea sistemelor, la neintegrarea aplicaţiilor etc.

Astăzi, mai mult ca niciodată, desfăşurarea oricărei activităţi economice nu se poate

imagina fără utilizarea unui puternic suport informaţional care să asigure avantajul concurenţial în raport cu ceilalţi competitori de pe piaţă. A dobândi cunoaştere prin informaţia obţinută este rolul tehnologiei informaţiei (TI).

Conceptul de sistem are un rol de bază în domeniul sistemelor informatice. Odată

înţeles, acesta vine să fundamenteze alte concepte conexe din domeniile tehnologiei, aplicaţiilor, dezvoltării şi managementului sistemelor informatice.

Conceptul de sistem în domeniul IT este legat de:

- reţelele de calculatoare ca elemente componente ale sistemelor de prelucrare a

informaţiilor;

- utilizarea computerelor din domeniul business-ului;

- tehnologiile de management-ul informaţiei care au un rol deosebit de

- important asupra calităţii, valorii business-ului etc.

1.1 CONCEPTUL DE SISTEM INFORMAŢIONAL

DEFINIŢIE, FUNCŢII, STRUCTURĂ, TIPURI DE FLUXURI

ŞI CIRCUITE INFORMAŢIONALE

Sistemul informaţional reprezintă ansamblul tehnico-organizatoric de culegere, transmitere, stocare şi prelucrare a datelor în vederea obţinerii informaţiilor necesare procesului decizional. Sistemul informaţional se interpune între sistemul decizional şi sistemul operativ având drept scop asigurarea informaţiilor necesare staff-ului managerial reprezentând în acelaşi timp un mijloc de comunicare între celelalte două sisteme. Sistemul informaţional nu trebuie văzut doar ca o interfaţă între sistemul operativ şi sistemul de conducere ci şi ca elementul de legătură a mediului intern al firmei şi cel exterior lui (mediu economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informaţional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale, toate informaţiile necesare.

Un sistem informaţional modern trebuie să asigure: informarea la toate nivelele, operativitatea informării, selectarea informaţiilor, adaptabilitatea la modificări (modificarea cererilor de informaţii, a datelor de intrare, a structurii organizatorice, a metodelor de prelucrare a datelor).

Informaţia furnizată de către sistemul informaţional trebuie să se caracterizeze prin:

- acurateţe şi realitate: informaţia furnizată trebuie să reflecte cât mai fidel realitatea, printr-o evaluare corectă;

- concizie: informaţia trebuie să ofere plusul de cunoaştere la obiect, succint evitându-se elementele nerelevante;

- relevanţă: informaţia trebuie să ofere acele elemente de cunoaştere de care decidentul are nevoie pentru soluţionarea unei probleme;

- consistenţă: informaţia trebuie să fie densă, lipsită de elemente needificatoare pentru problema studiată;

- oportunitate: informaţia trebuie să parvină utilizatorului în timp util pentru a-i servi la fundamentarea deciziei sale;

- accesibilitatea: vizează uşurinţa obţinerii informaţiei dorite, cu limitările impuse de gradul de confidenţialitate şi drepturile de acces ale utilizatorului;

- forma de prezentare adecvată: informaţia trebuie oferită utilizatorului într-o manieră relevantă astfel încât acesta să o recepteze rapid şi corect. Indicatorii pot fi prezentaţi în mărimi absolute sau relative, în dinamică prin utilizarea reprezentărilor grafice şi coroboraţi astfel încât relevanţa informaţiei oferite să fie maximă;

- cost corespunzător în raport cu valoarea acesteia.

Componentele sistemului informaţional sunt:

C1. date şi informaţii;

C2. circuite şi fluxuri informaţionale;

C3. proceduri informaţionale;

C4. mijloace de tratare a informaţiilor.

C1. Date şi informaţii

Datele şi informaţiile reprezintă componentele primare ale sistemului informaţionalinformatic, organic interdependente, ceea ce determină tratarea şi abordarea împreună a celor două noţiuni şi concepte.

Data semnifică, conform opiniilor majorităţii specialiştilor, reprezentarea cifrică sau letrică a unor fenomene, procese, acţiuni, activităţi referitoare la organizaţie/firmă.

Informaţia este ansamblu de date care au fost supuse unui proces de prelucrare şi aduc un plus de cunoaştere pentru destinatar furnizându-i elemente noi, valorificabile în exercitarea sarcinilor şi realizarea obiectivelor ce-i revin. Din punct de vedere al managementului organizaţiei, informaţia are calitatea de a aduce utilizatorilor un spor de cunoaştere privind direct sau indirect organizaţia respectivă, motiv pentru care informaţia reprezintă temeiul principal al declanşării deciziilor şi acţiunilor.