Studiu de Caz privind Sistemele Informatice Moderne pentru Gestiunea Eficientă a Datelor Utilizate în Instituțiile Publice

1. Prezentarea succintă a instituţiei / autorităţii publice

Creat în 1975 ca centru de referinţă naţional de neurochirurgie de către Prof. Dr Constantin ARSENI, Spitalul Clinic “Prof. Dr. D. Bagdasar” a devenit în 1993 spital de urgenţă, iar în 2001 şi-a schimbat denumirea în Spitalul Clinic de Urgenţă “Bagdasar - Arseni”.

Actualmente, Sp. Clinic de Urgenţă “Bagdasar-Arseni” reprezintă unul dintre cele mai importante spitale de urgenţă din Bucureşti, deservind o populaţie de aproximativ 4 milioane de locuitori din Bucureşti şi judeţele limitrofe, cu un număr de paturi de 555.

Centrul naţional de referinţă: Spitalul Clinic de Urgenţă “Bagdasar-Arseni” se menţine ca centru de referinţă naţională în:

- neurochirurgie pediatrică;

- chirurgie spinală;

- chirurgie hipofizară prin abord transfenoidal;

- chirurgia epilepsiei;

- cercetare fundamentală în neuroştiinţe;

- neuroreabilitare;

Se întreprind eforturi de asigurare a unui sistem de comunicaţii multicanal (telefonie mobilă, radio, fax, poştă electronică) între spitalul nostru şi personalul aflat la domiciliu, serviciile de ambulanţă, poliţie, Direcţia de Sănătate Publică a Municipiului Bucureşti etc., pentru o mobilizare eficientă şi eliminarea timpilor morţi în situaţiile în care spitalul nostru se confruntă cu o afluenţă masivă de pacienţi în stare gravă, victime ale unor accidente colective sau ale unor calamităţi naturale. Relaţiilor cu mediile de informare în masă li se acordă cuvenită importanţă, cu respectul reciproc al cerinţelor libertăţii presei, a informării corecte a publicului despre cazurile ilustrative precum şi a nevoii de popularizare a măsurilor de prevenţie a îmbolnavirilor şi accidentelor.

Programul de informatizare a activităţii administrative a spitalelor se află în plină desfaşurare şi a dus la eficientizarea gestiunii resurselor, a arhivării documentelor medicale, medico-legale precum şi a cercetării ştiinţifice.

Abordul pluridisciplinar al patologiei grave în condiţii de colaborare eficientă, într-o atmosferă colegială, destinsă şi condescendentă, reprezintă elementul central în obţinerea de bune rezultate şi reprezintă concepţia de lucru a colectivului Spitalului Clinic de Urgenţă „Bagdasar-Arseni” unitate medicală care prin eforturi deosebite se impune ca unul dintre punctele de sprijin majore ale sistemului de ocrotire a sănătăţii din Romania.

Spitalul Clinic de Urgenţă Prof. Dr. „Bagdasar – Arseni” a primit 4,8 milioane lei, pentru efectuarea lucrărilor de consolidare şi modernizare.

2. Prezentarea detaliată a situaţiei practice propuse pentru analiză

Sistemul informatic

În cadrul Spitalului Clinic de Urgenţă „Bagdasar-Arseni” există un sistem informatic bine structurat, care îndeplineşte mai multe funcţii, după cum urmează:

- reduce timpul de lucru al personalului care se ocupă de introducerea datelor primare;

- ţine o evidenţă clară, cronologică şi uşor de verificat privind situaţia pacienţilor, foşti sau prezenţi;

- are rol de arhivă electronică;

- asigură legatura şi comunicarea rapidă între diferite departamente;

- reduce volumul hartiilor şi timpul de circulaţie al acestora între diferite secţii şi cabinete;

- prelucrarea datelor se face mult mai repede, în comparaţie cu situaţia precedentă existenţei acestui sistem;

- exportul datelor de la o secţie la alta se face electronic, reducandu-se astfel timpul alocat circulaţiei informaţiilor;

- transmiterea în exterior a situaţiilor solicitate de forurile ierarhic superioare se face electronic, comunicarea între spital şi alte instituţii fiind astfel mult mai rapidă.

Din nefericire, luand în considerare nivelul cheltuielilor în comparaţie cu nivelul finanţărilor, ordinea priorităţilor şi efectele birocraţiei, îmbunătăţirea sistemului informatic se face lent şi la perioade mari de timp.

Componentele periferice sunt insuficiente faţă de nevoile unui spital de asemenea amploare, lipsa fondurilor destinate acestui capitol de investiţii făcandu-şi simţită prezenţa.

Cu toate neajunsurile, fiecare departament din spital are cel puţin un sistem complet format din: unitate centrală, monitor, tastatură, mouse şi imprimantă. Unele departamente se bucură de o dotare suplimentară, beneficiind de fax, scaner şi aparatură de copiat documente.

Componenta software

La nivelul fiecărei secţii din spital, în cadrul Serviciului Regitratură, există un program cu ajutorul căruia se ţine evidenţa pacienţilor internaţi, a diagnosticelor, a numărului de zile de spitalizare şi a altor date cu caracter medical. Comunicarea dintre registratura fiecarei secţii şi Serviciul Statistică şi Informatică se face pe suport de hartie şi pe suport electronic, utilizandu-se dischete, memory-stick şi, acolo unde este cazul, prin internet.

Partea medicală a sistemului informatic utilizează aplicaţia Hospital Manager, care este un sistem de gestiune a bazelor de date şi foloseşte ca limbaj de interogare Microsoft SQL 2005. Sistemul nu beneficiază de niciun tip de antivirus. Aceasta aplicaţie este utilizată şi în cadrul farmaciei spitalului, unde există o evidenţă centralizată a tuturor intrărilor şi ieşirilor de medicamente şi materiale sanitare.

Partea nemedicală a sistemului informatic deserveşte mai multe departamente, printre care: Serviciul Financiar – Contabilitate, Serviciul Achiziţii Publice, Departamentul R.U.N.O.S., Departamentul Salarii şi Biroul de internări.

În cazul Serviciului Financiar – Contabilitate, softul folosit este Budget Manager, tot un sistem de gestiune a bazelor de date. Limbajul de interogare utilizat este Microsoft SQL 2005. Nici acest sistem nu beneficiază de vreun tip de antivirus, explicaţia şi recomandarea producatorului fiind aceea ca nu este de dorit să se instaleze aplicaţia pe un calculator conectat la Internet. Instalarea ar avea consecinţe nedorite, datorate faptului că ar fi nevoie de existenţa unui antivirus, ceea ce ar duce la îngreunarea aplicaţiei şi la mărirea timpului de răspuns la comenzile şi solicitările utilizatorilor.

Calculatoarele din cadrul Serviciului Financiar – Contabilitate sunt legate între ele prin reţea, ceea ce duce la facilitatea centralizării datelor şi la sintetizarea tuturor informaţiilor financiar – contabile, necesară în cazul realizării situaţiilor cu grad de complexitate ridicat.