Negociere

I. Negocierea – formă principală de comunicare în afaceri

I. 1. Comunicarea verbală - element preponderent al negocierilor

Comunicarea, ca instrument, îşi manifestă toate avantajele atunci când este realizată în cadrul unor negocieri. Acest cadru poziţionează pe om într-o balanţă a unui echilibru care se vrea optim, îl obligă să ia decizii, să acorde prioritate intereselor lui, conştiinţei sale sau ambelor. Prin aceasta, se poate defini negocierea ca fiind cel mai eficient mijloc de comunicare, respectiv acela care realizează în cel mai scurt timp efectul scontat.

Teoria comunicării umane a fost folosită în negocieri încă de la apariţia ei, atât pe plan socio-politic cât şi pe plan economic.

În tranzacţiile internaţionale, deşi procesul negocierilor este finalizat prin comunicări scrise, comunicarea verbală are un rol primordial atât din punct de vedere al spaţiului pe care îl ocupă (etapa de selecţie, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, aspectele de derulare, activitatea post-negociere etc.), cât şi din punct de vedere al conţinutului (elementele esenţiale ce fac obiectul negocierilor se stabilesc prin dialog direct). De altfel, istoria a adus multiple dovezi din care rezultă că cele mai dificile şi mai divergente situaţii au fost soluţionate prin comunicare verbală.

În afaceri, negocierile se desfăşoară de regulă după principiul faţă în faţă la masa tratativelor. Prin comunicare verbală sunt realizate o serie de procese cum ar fi: obţinerea de informaţii; transmiterea de informaţii; elaborarea unor propuneri; exprimarea unor opinii; stabilirea dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amânare a acestora etc.

În unele situaţii, după epuizarea parţială sau totală unor subiecte clarificate la masa tratativelor, uneori se schimbă circumstanţele, fapt ce determină reconsiderarea unor poziţii exprimate anterior. În acest moment apar situaţii în care un partener se declară convins că hotărârea a fost adoptată într-un fel, iar celălalt partener – că s-a decis de comun acord altfel. Problema care se pune este dacă şi cât de neintenţionate sunt aceste omisiuni sau neînţelegeri.

Un grup internaţional specializat a făcut în acest sens un experiment. S-au întocmit două grupe de negociatori a câte trei membri. Ei au negociat timp de două ore conform unei teme stabilite. La cinci minute după terminarea negocierilor (desfăşurate liber şi în cunoştinţă de cauză, pentru a se elimina orice neînţelegere) organizatorii au reluat în faţa negociatorilor opt aspecte de pe parcursul tratativelor punându-le două întrebări: dacă aspectul a fost discutat; dacă s-a căzut de acord asupra acestuia. Răspunsurile au fost uimitoare: 70% dintre negociatori au răspuns afirmativ la prima întrebare, dar numai 30% la a doua. Rezultatul acestui experiment conduce la două concluzii cu aplicabilitate imediată: în negocierile verbale este necesară repetarea şi sublinierea aspectelor convenite; orice acord negociat verbal trebuie confirmat în scris în cel mai scurt timp posibil.

Comunicarea verbală mai are o importanţă caracteristică, şi anume aceea că permite un joc logic al întrebărilor şi răspunsurilor într-o derulare spontană flexibilă, lucru care nu este posibil atunci când negocierile au loc în scris sau prin alte tehnici.

În cadrul negocierilor comerciale întrebările au o serie de funcţionalităţi, dintre care, evident, cea mai importantă este aceea de a descoperi lucruri necunoscute, de a înlocui presupunerile cu certitudini. Printre celelalte funcţionalităţi putem nominaliza exprimarea dezacordului prin lansarea unor întrebări.

În literatura de specialitate, în legătură cu jocul întrebărilor şi răspunsurilor, sunt consemnate două categorii de informaţii: externe(respectiv fapte şi date reale, dar insuficiente pentru ca cineva să poată opera cu ele) şi interne(care se referă la exprimarea propriilor opinii şi sentimente). Ambele categorii de informaţii sunt necesare în procesul negocierilor verbale, ca o probă de încredere reciprocă. Trebuie urmărit ca informaţiile interne să nu fie prezentate ca fiind externe. Atunci când opiniile sunt prezentate ca simple păreri creşte credibilitatea şi, odată cu aceasta, se întăreşte încrederea; este o încredere prudentă, dar fără de care negociatorii nu vor ajunge niciodată la un acord.

Dacă privim negocierea ca un proces prin care se construiesc legături între parteneri, comunicarea verbală este caracterizată şi prin posibilitatea lansării pe parcursul negocierilor a unor propuneri originale, ale momentului, care în multe cazuri deblochează procesul contribuind la finalizarea acestuia. Cantitatea şi calitatea unor astfel de propuneri vor clarifica şi profesionalismul negociatorului.

O altă calitate a comunicării verbale, care face din aceasta elementul preponderent al negocierilor, se referă la posibilitatea de a clarifica anumite aspecte pe parcursul procesului. Rolul clarificării constă în principal în testarea gradului de înţelegere a fenomenului şi a concluziilor comune.

Experienţa internaţională în domeniul negocierilor a demonstrat că un alt avantaj al comunicării verbale – ca mod de negociere – este posibilitatea alegerii, respectiv a schimbării negociatorului de către cel pe care îl reprezintă la tratative. Practica a demonstrat că există un raport între calitatea negociatorului şi frecvenţa cazurilor de acord, respectiv dezacord. Există o balanţă rezonabilă între convergenţa şi divergenţa opiniilor. Aceasta nu înseamnă acceptarea unor condiţii de dragul echilibrului balanţei, ci culegerea mai multor informaţii, declanşarea mai multor procese de gândire înaintea respingerii condiţiilor respective.