Intranet

Cap. I Notiuni generale despre Intranet

“Prin intranet se intelege utilizarea tehnologiilor Internet in vederea legarii intr-un totunitar a resurselor informationale ale unei organizatii: de la text la baze de date vechi, la fluxul de munca si gestiunea documentelor.” (John Desborough)

Cu alte cuvinte, un intranet este o retea din interiorul unei organizatii care leaga utilizatorii multipli prin intermediul tehnologiilor Internet. Astfel, intraneturile limiteaza teritoriul nelimitat al Internetului, stabilind sectoare cu acces controlat in care utilizatorii pot sa comunice si sa interactioneze in mod liber. Aceste retele au la baza World Wide Web – ul, permitand utilizatorilor comunicarea intre platforme diferite in timp real. Aplicatiile intranet au aparut dupa anul 1995, in prezent acordandu-li-se o atentie deosebita de catre comunitatea dezvoltatorilor, datorita solutiilor, avantajelor ce pot fi aduse organizatiilor. Aceste avantaje se incadreaza in doua mari categorii: eficienta si eficacitate. Comunitatile umane tind sa se organizeze si sa isi optimizeze activitatea desfasurata; in acest sens, se impun de-a lungul timpului diferite modele, metafore ce isi dovedesc eficienta timpului lor. Intranetul este tocmai asa ceva: propune un model, un mod tehnocratic de organizare a comunicatiilor interumane.

Intraneturile nu reprezinta o idee noua. In realitate, cele mai utilizate aplicatii ale Internetului precum Bulletin Board Systems (BBS) sau America OnLine (AOL) sunt intraneturi pe scara larga care grupeaza utilizatorii ce acceseaza Internetul si il identifica prin diverse mecanisme de recunoastere a utilizatorilor. Pe de alta parte, sistemele permit furnizorilor de servicii comerciale sa urmareasca utilizatorii si sa mentina informatiile de facturare.

In contrast cu serviciile comerciale, intraneturile pot fi create si special pentru anumite organizatii, fiind mai mici, mai particularizabile si mai sofisticate in termeni de facilitati oferite fata de serviciile comerciale de scara larga. In plus, deoarece intraneturile reprezinta si un mediu propice pentru comunicare in interiorul organizatiei, acestea tind sa aiba integrate mecanisme din ce in ce mai sofisticate de securitate.

Diferenta principala intre serviciile cu acces general si intranetul organizatiei rezida in structura si scopul utilizarii. Astfel, in timp ce serviciile comerciale de masa tind sa ofere “de toate pentru toti”, intranetul unei organizatii se concentreaza asupra unui grup de persoane care necesita o gama specifica de facilitati pentru a indeplini anumite scopuri.

Ceea ce intranetul aduce nou in tot acest mediu supra-aglomerat, este la nivel conceptual: el nu propune (cel putin intr-o faza incipienta) noi tehnologii, ci integrarea celor existente intr-o forma usor accesibila pentru utilizatori.

- Utilizari ale intranetului

Intranetul functioneaza pe baza tehnologiilor Internet, dar in interiorul unei organizatii. Acest lucru permite mai multor persoane sa interactioneze in timp real, sa stocheze si sa caute arhive de documente, sa colaboreze pentru crearea unor documente, sa schimbe grafice, imagini, documente audio si video si nu in ultimul rand, sa converseze in timp real prin intermediul chat-ului. In plus, depinzand de modul de constructie al intranetului, utilizatorii pot sa navigheze pe Internet, fara sa faca vreo diferenta intre accesul de pe intranet spre Internet.

Angajatii organizatiilor pot utiliza intranetul si pentru relatiile cu clientii. Comis-voiajorii pot accesa informatii complementare on-line despre produsele companiei din biroul clientului in locul notelor tiparite. Pentru anumite produse mai sofisticate, departamentele de marketing pot sa stabileasca un sector din intranet special pentru clienti, care sa-l acceseze prin intermediul unui sistem de autentificare si autorizare pentru a vedea ultimele noutati.

De asemenea, notificarea si programarea intalnirilor poate fi gestionata prin intranet- un calendar central afiseaza intalnirile programate impreuna cu sarcinile de indeplinit.

Un intranet poate fi dezvoltat unidirectional – o aplicatie care sa permita partajarea documentelor firmei intre angajati – sau dezvoltat in mai multe directii – o aplicatie care sa cuprinda mai multe module interconectate. Aceasta din urma ar putea sa cuprinda un modul dedicat gestionarii resurselor umane ale companiei, un altul dedicat administrarii financiare, administrarii unei biblioteci de documente etc. Un alt exemplu: activitatea salariatilor companiei poate fi supravegheata prin intermediul unui modul al unei aplicatii intranet care sa urmareasca atat timpul petrecut la firma, cat si activitatea desfasurata.

- Facilitati si servicii oferite de intranet

In cadrul unei companii, principalele probleme care apar sunt schimbul defectuos de informatii intre membrii companiei si administrarea greoaie a informatiilor si a documentelor deja existente. Analistii estimeaza ca 18% din materialele tiparite in cadrul unei companii devin inutilizabile dupa 30 de zile deoarece continutul acestora devine invechit; se intampla foarte des ca utilizatorii sa foloseasca versiuni diferite ale aceluiasi document ducand astfel la confuzii si la perturbarea activitatilor; accesul rapid la informatii ar putea reduce costurile; majoritatea conferintelor de tin face-to-face s-ar putea realiza online si astfel s-ar economisi bani si s-ar castiga timp.

In vederea rezolvarii acestor tipuri de probleme aparute in cadrul unei companii, aplicatia intranet ofera urmatoarele facilitati:

1. Autentificari si sesiuni de lucru – un utilizator poate avea acces la facilitatile aplicatiei prin intermediul unui cont personal.

2. Administrare utilizatori – administratorii aplicatiei pot crea, modifica, sterge si cauta conturi pentru utilizatori. Fiecare utilizator isi poate modifica anumiti parametri ai contului personal.

3. Administrare fisiere si directoare – un utilizator poate administra fisiere si directoare acolo unde are permisiuni. Exista urmatoarele facilitati: adaugare, modificare, stergere, schimbare optiuni de securitate pentru fisiere si directoare, copiere, mutare, adaugare de comentarii, check-in/check-out pentru fisiere.

4. Conferinte asincrone – se pot administra subiecte de discutii si pentru fiecare categorie un utilizator poate adauga comentarii sau raspunsuri la comentarii acolo unde are permisiune.