Analiza Sistemului de Gestiune a Stocurilor în Cadrul unei Baze de Date

INTRODUCERE

În prezenta lucrare s-a dorit realizarea unui sistem informatic privind gestiunea stocurilor, punând accent pe aprovizionarea cu mărfuri. În acest scop, s-au stabilit următoarele obiective:

- descrierea bazei de date proiectate

- descrierea tabelelor şi interogările utilizate

- prezentarea relaţiilor dintre tabele

- prezentarea formularelor şi rapoartelor

- realizare macroinstrucţiune

- modelul relaţional şi conceptual al datelor

- realizarea bazei de date în Microsoft Access

- prezentarea aplicaţiei propriu-zise

1. ANALIZA SISTEMULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR

- APROVIZIONARE MĂRFURI -

Gestiunea stocurilor într-un sistem informatic presupune prelucrarea datelor şi documentelor referitoare la fluxul de produse al unei societăţi. În acest sens vom urmări paşii pentru realizarea documentelor şi rapoartelor necesare unei gestionări optime.

În vederea unei bune organizări a datelor, am optat pentru realizarea unei baze de date ce permite stocarea unui volum foarte mare de date, accesibile şi uşor de prelucrat, asigurând în acelaşi timp o viziune unitară centralizată asupra datelor şi o redundanţă minimă şi controlată.

1.1. TABELE (TABLES)

FURNIZORI_SOC (CODF, DENF, LOC, ADR)

FACTURI (NRFACT, DATAFACT, VAL, TVA, FURNIZOR)

UNITATI_DE_MASURA (UM, SIMBOL)

PRODUSE (CODP, DENP, UM)

DETALII_FACT (NRFACT, DENP, CANTLIVR, PU)

Tabelele sunt obiecte fundamentale ale unei baze de date, deoarece ele conţin descrierea structurii fiecărei colecţii de date şi actualizarea, localizarea şi filtrarea înregistrării.

O bază de date este formată din mai multe tabele cu diferite legături între ele. Tipurile de legături între două tabele utilizate în această lucrare sunt:

- 1:1 – legătura de tip unu la unu – când unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespunde o singură înregistrare în cealaltă tabelă. EXEMPLU: unei facturi îi corespunde un singur furnizor.

- 1:M – legătură de tip unu la mulţi – când unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă. EXEMPLU: o factură conţine mai multe produse, un furnizor poate înregistra mai multe facturi.

- M:N – legătură de tip mulţi la mulţi – când mai multor înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă. EXEMPLU: produsele sunt înregistrate în facturi.

Uneori într-o tabelă există foarte multe date, de aceea se recomandă ierarhizarea datelor din tabelă, pentru a putea fi regăsite cât mai uşor. De aceea pentru anumite tabele se recomandă construirea indecşilor. Cu ajutorul unui index datele din tabelă se pot regăsi foarte uşor. În cazul nostru indecşii sunt chiar cheile primare, care nu permit duplicate.

Orice tabelă trebuie să aibă definită o cheie. Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute (cheie simplă sau compusă) care identifică o înregistrare dintr-o tabelă – aceasta este cheia primară. Această cheie primară va identifica în mod unic o înregistrare din tabelă. Dacă într-o tabelă un atribut sau un ansamblu de atribute ia valori în acelaşi domeniu ca şi cheia primară a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numeşte cheie externă.

EXEMPLE:

- Cheie primară – FACTURI(NRFACT), FURNIZORI_SOC(CODF)

- Cheie externă – PRODUSE(UM), DETALII_FACT(NRFACT, DENUMIRE)

Practic, aceste chei determină relaţiile (ToolsRelationships) dintre tabele.

EXEMPLU: tabela UNITATI_DE_MASURA are relaţii de legătură cu tabela PRODUSE prin atributul UM, unitate de măsură.

1.2. INTEROGĂRI (QUERIES)

Interogările sunt obiecte care permit utilizatorilor să realizeze operaţii de selecţie, proiecţie, joncţiune, reuniune, intersecţie, diferenţă, produs cartezian, calcule aritmetice, calcule folosind funcţii predefinite din sistem.

În lucrare au fost folosite operaţiile de selecţie, proiecţie, joncţiune, reuniune, calcule aritmetice şi calcule folosind funcţii predefinite din sistem care au fost posibile cu ajutorul câmpurilor: FIELD, TABLE, SORT, SHOW, CRITERIA, TOTALS.

Proiectarea interogărilor se poate face în următoarele ferestre: DESIGN VIEW sau SQL.

1.3. FORMULARE (FORMS)

Formularele sunt tipuri de obiecte care permit proiectarea interfeţei prietenoase cu utilizatorul prin crearea ecranelor de actualizare înregistrări, crearea ecranelor pentru vizualizare prelucrări şi creare de panouri de comandă.

În această lucrare s-au utilizat majoritatea tipurilor de formulare:

- formulare legate (dacă sursa directă este tabela sau interogarea) – formularele realizate cu Create form by using wizard : FACTURI_INT, PRODUSE;

- formulare nelegate : PANOU_DE_COMANDA, FACTURI, GESTIUNE_MARFA;

- formulare de tip SINGLE : FACTURI, FURNIZORI;

- formulare de tip CONTINOUS : FURNIZORI_SOC.

1.4. RAPOARTE (REPORTS)

Rapoartele sunt tipuri de obiecte care permit proiectarea fişierelor text, având ca sursă de date tabela sau interogarea. Ele sunt utilizate în general pentru previzualizarea listelor şi imprimare.

Dacă formularele permit filtrări şi localizări, din păcate, raportul nu permite aceste operaţii, dar permite grupări de date până la 10 niveluri.

1.5. MACROINSTRUCŢIUNI (MACROS)

Macroinstrucţiunile sunt obiecte care pun la dispoziţia utilizatorilor acţiuni predefinite pentru lucrul cu tabele, interogări, formulare sau rapoarte, respectiv cu întreaga aplicaţie.

Astfel, s-au realizat comenzi rapide pentru cele mai utilizate acţiuni: introducere NIR, facturi, furnizori, respectiv produse.