Corespondență în Administrație și Secretariat

1.1.Definiţie:

- Corespondenţa include forma scrisă (de regulă sub forma scrisorilor), pe care o îmbracă o relaţie stabilită între persoane juridice sau între persoane fizice şi juridice.

- Corespondenţa oficială cuprinde ansamblul scrisorilor şi documentelor care circulă între persoane juridice sau între acestea şi persoane fizice, în scopul rezolvării unor interese comune.

Sfera corespondenţei oficiale cuprinde probleme de ordin: administrativ, juridic, organizatoric, diplomatic, de personal, etc.

1.2.Importanţa corespondenţei oficiale:

- Contribuie la stabilirea de relaţii între persoane juridice şi persoane fizice, pentru a rezolva probleme comune.

- Constituie un element de înregistrări contabile.

- Serveşte ca mijloc de probă în justiţie.

- Constituie o bază de documentare (prin arhivarea corespondenţei).

- Oferă posibilitatea însemnării scriptice a unei activităţi.

1.3.Clasificarea corespondenţei:

1.3.1.După domeniul de activitate, sunt patru tipuri de corespondenţă:

a) Administrativă (ex: referatul, raportul, procesul verbal)

b) Juridică (ex: contestaţia, plângerea, întâmpinarea)

c) Protocolară (ex: invitaţii, scrisori de felicitare)

d) Comercială (ex: cerea de ofertă, oferta, comanda)

1.3.2.După scop, există, corespondenţă:

a)De solicitare (ex: cererea)

b)De informare (ex: oferta)

c) De constatare (ex: procesul verbal)

d)De reclamaţie (ex: juridică, economică)

e) De îndrumare, decizie şi control (ex: ordinul, decizia)

1.3.3.După criteriul accesibilităţii, sunt urmatoarele forme de corespondenţă:

a)Deschisă

b) Secretă

1.3.4.După numărul şi destinaţia exemplarelor, corespondenţa se găseşte sub următoarele forme:

a) Originalul (se trimite destinatarului, conţinând număr de înregistrare, semnătură şi ştampilă în original.

b) Copia (se scrie o dată cu originalul – la indigo – neavând semnătura şi ştampila în original)

c) Duplicatul originalului ( se eliberează numai în condiţiile şi formele prevăzute de lege)

1.3.5.După iniţiativă, corespondenşa îmbracă următoarele forme:

a) Scrisoare iniţială

b)De răspuns

c) De revenire

1.3.6.După suportul ce depozitează informaţia, întâlnim corepondenţă:

a) Pe hârtie

b) Optico – magnetic (CD, DVD)

1.3.7.Dupâ modul de întocmire, cunoaştem corespondenţă:

a) Tipizată ( majoritatea textului este tipărit)

b) Netipizată