Intocmirea, conținutul informațional și circuitul documentelor în cadrul organizației publice

Întocmirea,conţinutul informaţional şi circuitul documentelor în cadrul organizaţiei publice

I.1. Noţiunea, conţinutul şi funcţiile documentelor

În sensul cel mai general, documentul este „actul prin care se adevereşte, se constată sau se recunoaşte o obligaţie, respectiv mărturie care serveşte la cunoasterea unui fapt real, actual sau din trecut.”

Prin intermediul actelor scrise, se face dovada, certitudinea şi masura adecvata a faptelor. Administraţia publică se legitimeaăa prin competenţe, acte, proceduri încheiate în forma prestabilită, scrisă.

Documentele:

-asigură cunoaşterea fenomenelor şi proceselor economice, financiare, juridice şi administrative;

-permit masurarea adecvată a dimensiunii angajamentelor evaluabile în bani;

-justifică în mod unitar caracteristici de structura ce dau sens şi semnificaţie pentru comparaţii în timp şi în spaţiu;

-fundamentează oportunităţile de analiză şi controlul activităţii, masura riscurilor, implicaţiile şi deciziile referitoare la gestiunea resurselor în condiţii de eficienţă şi eficacitate.

Operaţiile de lucru cu documente presupun:

-certificarea conţinutului, formei şi fondului informaţiilor consemnate;

-consemnarea informaţiilor şi culegerea datelor;

-prelucrearea datelor şi informaţiilor;

-circulaţia datelor şi informaţiilor;

-sintetizarea informaţiilor;

-păstrarea, publicarea, arhivarea, conservarea calităţii informaţiilor.

Orice operaţie economică sau financiară se consemnează la locul şi în momentul producerii acesteia într-un act scris (document justificativ). Documentele au scopul de a dovedi înfăptuirea operaţiilor. Acestea asigură delegarea autorităţii, motivarea competenţelor şi controlul responsabilităţilor, pentru exercitarea funcţiilor organizatorice şi administrative a unităţilor gestionare.

Documentele oferă suportul material pentru certificare şi cunoasterea detaliilor semnificative pentru toate procesele şi fenomenele administraţiei.

Prin documente, acte justificative, registre, situaţii şi evidente se reconstituie întreaga activitate a instituţiilor publice, se pot certifica existenţa, mişcarea, transformarea şi rezultatele administrării adecvate a resurselor. Prin documente şi registre se certifică şi se publică informaţii care garantează calitatea dialogului social pentru interese publice evaluabile în bani.

Conţinutul documentelor:

• variază în funcţie de caracterul operaţiilor;

• concretizează elementele prin care documentele trebuie să asigure reflectarea clară şi completă a operaţiilor;

• permite delimitarea elementelor comune şi specifice.

Elemente de conţinut comune (principale sau obligatorii) pentru majoritatea categoriilor de documente, cu referire la:

• denumirea documentului;

• denumirea şi sediul unităţii care întocmeşte documentul (dacă este cazul);

• compartimentul sau sectorul care a întocmit documentul (dacă este cazul);

• numărul şi data documentului;

• părţile participante la efectuarea operaţiunilor (dacă este cazul);

• conţinutul succint al operaţiunii şi temeiul legal al acesteia (dacă este cazul);

• date cantitative şi/sau valorice referitoare la operaţia consemnată (dacă este cazul);

• semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiei, a celor care avizează şi a celor în drept să aprobe operaţiile respective;

• alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor economice în documente justificative.

Elementele specifice asigură identitatea operaţiilor, detaliază conţinutul şi satisfac claritatea, precizia şi completitudinea.

Identitatea materială a conţinutului este dependentă funcţional de destinaţia şi scopul utilizării documentelor. Destinaţia, scopul şi finalitatea documentelor leagă prin coerenţa structurală lucruri, reguli, condiţii, circumstanţe.

Competenţa profesiei contabile presupune o succesiune de aptitudini şi raţionamente, însuşirea sistematică a limbajului de simboluri abstracte care vizează punerea în evidenţă a relaţiilor structurale permanente dintre elementele sistemului, prin referinţe controlabile la conţinuturi şi sensuri determinate. Caracterul moral al actelor administrative constă în conformitatea şi respectul competenţelor care leagă conţinutul documentelor de efecte pe baza funcţiilor îndeplinite în contextul administraţiei.