Comunicarea internă în agenția Oameni și Companii

Întreprinderea va fi comunicantă sau nu va fi deloc!

(Boneau, 1990)

1. Comunicarea internă – Introducere teoretică

1.1. Definirea termenului comunicare internă

Comunicarea internă este orice comunicare menită să creeze o înţelegere comună şi să cultive un spirit de comunitate în cadrul unui grup bine identificat şi distinct.

Comunicarea internă reprezintă un fenomen ce există în cadrul organizaţiilor. Astfel, organizaţia reprezintă „o cutie” în care are loc comunicarea.

O altă perspectivă priveşte comunicarea internă ca fiind un mod de a descrie şi de a explica organizaţiile. Aici, comunicarea este procesul principal prin intermediul căruia angajaţii fac schimb de informaţie, creează relaţii, construiesc sensuri, valori şi o cultură organizaţională. Acest proces este o combinaţie de oameni, mesaje, sensuri, practici şi scopuri şi reprezintă baza organizaţiilor moderne.

1.2. Rolul comunicării interne

Comunicarea reprezintă una dintre cele mai importante activităţi dintr-o organizaţie. În mod fundamental, relaţiile se dezvoltă în urma comunicării, iar funcţionarea şi supravieţuirea organizaţiilor se bazează pe relaţii eficiente între indivizi şi grupuri. Comunicarea ajută indivizii şi grupurile să îşi coordoneze activităţile în vederea îndeplinirii scopurilor şi este vitală în procesele de socializare, de luare a deciziilor, de rezolvare a problemelor şi de schimbări ale managementului.

Comunicarea internă oferă, de asemenea, angajaţilor informaţii importante în legătură cu postul pe care îl ocupă, organizaţia în care lucrează, mediul extern sau informaţii despre alţi colegi de-ai lor. Comunicarea poate contribui la motivarea angajaţilor, consolidarea încrederii, crearea unei identităţi comune sau poate mări implicarea personală; ea oferă indivizilor un mod de a-şi exprima sentimentele, de a împărtăşi speranţele şi ambiţiile şi de a celebra şi rememora realizările. Comunicarea constituie modul prin care indivizii şi grupurile îşi înţeleg organizaţia, ce este şi ce reprezintă ea.

1.3. Tipuri de comunicare internă

Comunicarea din interiorul unei organizații este formală și informală. Pentru a face distincţia între cele două tipuri de comunicare este suficient să se invoce misiunea organizaţiei: tot ce se referă la activităţi şi sarcini, deci la aspecte profesionale, reprezintă comunicare formală; tot ce se referă la sfera relaţiilor socio-afective reprezintă comunicare informală.

Comunicarea este formală atunci când mesajele sunt transmise pe canale prestabilite, (reţelele de comunicare formală sunt descrise prin intermediul organigramei). Pentru a defini tipurile de comunicare formală e util să se sublinieze că există două direcţii de comunicare (verticală şi orizontală), iar în comunicarea verticală există două sensuri: descendentă şi ascendentă. Reţelele de comunicare formală presupun transmiterea de informaţii între nivelurile ierarhice (comunicarea pe verticală) şi între departamente şi poziţii similare (comunicarea orizontală).

Comunicarea verticală descendentă (comunicarea de sus în jos sau comunicarea managerială) are pe manageri drept emiţători şi este îndreptată către nivelurile inferioare. De obicei, este folosită pentru împărţirea sarcinilor, explicarea regulamentelor şi practicilor, pentru solicitarea de informaţii; sau e folosită pentru transmiterea deciziilor, delimitarea responsabilităţii şi pentru delegarea autorităţii.

Comunicarea verticală ascendentă (comunicarea de jos în sus) este îndreptată dinspre angajaţi spre manageri, atunci când se dau informaţii despre punerea în practică a deciziilor, despre îndeplinirea sarcinilor şi despre activităţile desfăşurate. De asemenea, comunicarea ascendentă reprezintă un feed-back pentru comunicarea descendentă (angajaţii sintetizează modul în care înţeleg responsabilităţile şi sarcinile încredinţate).

Comunicarea pe orizontală se desfăşoară între angajaţi cu poziţii similare sau între departamente. Comunicarea de acest tip are rolul de a realiza coordonarea activităţilor individuale pentru realizarea unor sarcini complexe, sau coordonarea departamentelor (care de regulă sunt interdependente).