Corespondența protocolară

Introducere

În contextul relațiilor de afaceri printre îndatoririle asistentului manager și ale managerului, obligați prin natura funcției lor să contribuie la stabilirea unor relații interpersonale, se numără cunoașterea, înțelegerea și respectarea unor reguli de protocol, la care se adaugă cele de comportament și conduită uzuală. Aplicarea lor corectă în anumite situații îi va scuti de greșeli și gafe.

Astăzi, când automatizarea a devenit parte integrantă din viața noastră, când bărbații și femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt în posturi de decizie), când mulți tineri, oameni de afaceri, mănâncă la fast-food, aceste cerințe de comportament pot părea demodate, dar ar fi o mare greșeală să nu le acordăm atenția cuvenită. Intenția de a aduce în atențía managerilor și asistent-managerilor reguli și recomandări în sprijinul unui comportament organizațional agreabil, precum și a unei comunicări organizaționale eficiente, a apărut concomitent cu extinderea procesului de globalizare. S-au întrepătruns culturile, ori s-a renunțat la norme culturale tradiționale. Se vorbește tot mai mult de bunele maniere în corespondență, iar relațiile civilizate dintre doi parteneri de afaceri determină un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondența protocolară se referă la invitații, felicitări, scrisorile de felicitare, scrisori de mulțumire, dar și la diferite tipuri de scrisori transmise de Departamentul de protocol al unei instituții.

Invitația

O mare parte din timpul unei persoane publice este destinat participării la o serie de acțiuni, respectiv onorarea unor invitații sau organizarea unor evenimente. Și aici putem vorbi de o adevărată ,,artă’’, de o diplomație a invitației care trebuie cunoscută și însușită de omul de afaceri sau de conducătorul unei organizații, de o persoană publică.

Invitațiile privesc în special coctailurile, dejunurile, recepțiile, conferințele sau alte evenimente organizate de firme sau instituții. Transmiterea invitațiilor reprezintă primul contact al organizatorului evenimentului cu cel invitat, așa încât reușita acțiunii va depinde și de acest moment. Transmiterea invitațiilor se face după ce, în prealabil, persoanele care urmează a fi invitate au fost consultate asupra datei și posibilității de participare.

Cu toate că telefonul înlocuiește astăzi o mare parte din comunicarea scrisă, invitațiile se transmit în forma tipărită. Invitația scrisă este un mod de prezentarea a gazdei și a evenimentului, dar ea informează și despre locul, data, motivul desfășurării respectivului eveniment.

Invitața reprezintă nu numai biletul de intrare la un eveniment, ci și cartea de vizită a gazdei. O invitație de afaceri nu trebuie doar să-l facă pe destinatar să aștepte cu nerăbdare participarea la petrecere (eveniment), ci ea trebuie să fie și un mijloc de a face reclamă pozitivă expeditorului. De aceea, între conținut, forma de prezentare, culoare, grafică trebuie să existe o armonie perfectă, pentru a obține efectul dorit. Individualitatea și creativitatea formulării pot influența valoarea și atractivitatea evenimentului.

Structura unei invitații cuprinde următoarele elemente:

- denumirea și sigla firmei;

- numele și, eventual, funcția celui care lansează invitația;

- formularea invitației;

- evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);

- scopul întâlnirii (evenimentului);

- data, ora;

- locul;

- instrucțiuni speciale;

- unde se poate răspunde (acordul sau refuzul celui invitat).