Funcția de comunicare în cadrul Primăriei Orașului Milișăuți, Județul Suceava

1.NOTIUNI GENERALE DE COMUNICARE SI IMPORTANTA ACESTEIA

Fascinantă și omniprezentă, comunicarea este o dimensiune fundamentală a existenței și dezvoltării umane din cele mai vechi timpuri. Practic nici un fel de activitate nu mai poate fi imaginată în afara procesului de comunicare. Deasemeni, comunicarea reprezintă o caracteristică fundamentală a ființei umane. Comunicarea a fost de-a lungul timpului un subiect de cercetare intens studiat și mereu îmbogățit.

De aceea am încercat ca în această lucrare să arăt din punctul meu de vedere ceea ce înseamnă organizația și comunicarea în administrația publică locală dar mai ales despre comunicarea în primăria orasului Milisauti. Pornind de la definiția organizației și a comunicării și a studiilor efectuate, am încercat să realizez o trecere prin instrumentarul și procedeele utilizate în comunicare, îndeosebi pe metodologia de lucru din administrația publică locală, primăria.

Am considerat că acest demers teoretic este unul foarte util deoarece procesul de comunicare nu trebuie privit ca responsabilitatea unui compartiment, ci ca un instrument pe care fiecare angajat al administrației publice locale îl folosește zilnic în interacțiunea cu ceilalți angajați dar mai ales cu cetățenii. Comunicarea este adesea ignorată și potrivit specialiștilor în domeniu, comunicarea este asociată unei funcții a managementului, ceea ce înseamnă că un bun manager nu poate să își legitimeze acțiunile și deciziile făra a utiliza comunicarea ca instrument de interacțiune al categoriilor ce participă în procesul de comunicare. O administratie publică locală modernă urmăreste dezvoltarea procesului de comunicare, o comunicare transparentă cu cetătenii, un management eficient al relatiilor publice.

Studiile de specialitate au revelat surprinzator cat de putin din ceea ce intentionam sa comunicam ajunge efectiv la celalalalt. Astfel astazi se stie in mod obisnuit, in lipsa unui efort special, ceea ce dorim sa comunicam reprezinta 100%, ceea ce stim sa spunem efectiv .-80%, ceea ce asculta interlocutorul - 50%, ce intelege efectiv interlocutorul-40%, ce admite receptorul - 30%, ce retine receptorul - 20%, ce va spune si va repeta receptorul va reprezenta in final 10% din mesajul initial gandit de emitator. Acest fenomen de imputinare si deformare a mesajului este binecunoscut si poate fi usor evidentiat atunci cand o veste trece succesiv de la unul la altul. A comunica nu este deloc usor, presupunand in egala masura ascultarea activa si dialogul.

Orice organizatie ar trebui sa aiba o strategie bine pusa la punct privind comunicarea interna si circulatia documentelor, strategie de care trebuie sa fie responsabili managerii superiori, departamentul de resurse umane si daca exista departamentul de PR.

Pentru a putea fi caracterizata drept organizata, comunicarea organizationala trebuie sa prezinte urmatoarele caracteristici:

- sa fie orientata spre finalitate (scop), adica sa reflecte un plan de ansamblu si obiectivele pe care si le asuma organizatia;

- sa fie multidirectionala, adica sa se realizeze de sus in jos, pe orizontala, pe verticala etc.; *sa fie instrumentala, adica sa se sprijine pe o varietate de suporturi in functie de obiectiv; *sa fie adaptata, adica sa foloseasca sistemele de informare specifice fiecarui sector de activitate si sa concorde cu cultura organizationala promovata; *sa fie flexibila pentru a integra comunicarea informala si pentru a crea structurile care o favorizeaza;

Drept urmare, comunicarea organizationala nu este un proces spontan si natural. Ea trebuie proiectata in asa fel incat sa permita:

- coordonarea: proces ce are in vedere atingerea unui obiectiv prestabilit, necesar pentru realizarea scopului final al organizatiei; *armonizarea : activitate ce are drept scop definirea unui obiectiv comun.

2. COMUNICAREA IN CADRUL PRIMARIEI MILISAUTI

Revenind la functia de comunicare in cadrul Primariei orasului Milisauti, aleasa pentru acest studiu de caz, putem spune că întalnim mai multe tipuri de comunicare in cadrul acestei institutii:

a) comunicare orala;

b) comunicare scrisa;

c) comunicare nonverbala.

2.1 COMUNICAREA ORALA: - se realizeaza sub mai multe forme.

2.1.1. Comunicarea fata in fata:- are loc in cadrul tuturor departamentelor intre functionari, de asemenea si intre functionari si cetateni.

In cadrul Compartimentului de Registratura Relatii cu Publicul, in decursul anului 2018, s-au inregistrat circa 5 solicitari zilnice informatii furnizate sub forma verbala referitoare la activitatea compartimentelor de specialitate din cadrul Primariei orasului Milisauti, cu precadere in urmatoarele domenii de interes public :

- hotarari ale Consiliului Local al orasului Milisauti; dispozitii cu caracter normativ

emise de Primar;

- informatii diverse privind starea economica si sociala a orasului Milisauti (strategii

si programe privind dezvoltarea social-economica a orasului);

- repartizarea spatiilor cu destinatia de locuinta;

- informatii privind actele necesare in vederea acordarii unor drepturi;

- modalitati de contestare a unor acte normative;

- structura organizatorica a Primariei orasului Milisauti, statul de functii, atributiile

diferitelor servicii de specialitate, program de functionare si de audiente, datele de identificare a persoanelor din conducerea institutiei etc.;

- informatii privind achizitiile publice.

Toate aceste informatii au fost furnizate verbal solicitantilor, iar persoanele care au solicitat informatii din alte domenii de activitate, au fost directionate catre institutiile competente, potrivit legii.

Tot ca o modalitate de comunicare fata in fata este si audienta, Primarul orasului Milisauti are un program de audienta cu cetatenii, in zilele de luni si joi, orele 10.00-14.00, timp in care cei interesati, pot discuta cu edilul localitatii pe diferite teme, solicitari sau nemultumiri.