Realizarea audienței la instituția prefectului Județul Satu Mare

INTRODUCERE

Audiența într-o instituție publică are la bază, în primul rând, comunicarea. În acest sens e necesar a preciza o definiție a acesteia. Conform specialistului Ioan Radu comunicarea reprezintă acțiunea de a face ca un individ să-ți însușească experiența referitoare la datele și evenimentele ambianței de la un alt individ sau sistem, mai pe scurt, un mod de interacțiune între persoane/grupuri ca relație mijlocită de cuvânt, imagine, gest, semn sau simbol.

Pentru a exista o comunicare eficientă trebuie pus accentul pe elementele principale ale acesteia, respectiv emițătorul, receptorul și mesajul. În cazul nostru de regulă emițătorul este organul administrației publice vizat iar receptorul publicul, respectiv cetățeanul. Mesajul reprezintă informația transmisă, fie ea la cerere sau din oficiu.

Desigur în comunicarea dintre instituția publică și cetățean rolurile de emițător - receptor se pot schimba între ele, pe măsura ce se efectuează comunicarea și mesajul diferit este cerut , transmis, primit.

În cazul instituțiilor publice principalul canal de comunicare este cel scris, reprezentat prin, notificări, date, relații, sprijin și cel mai des folosit fiind petiționarea etc. „Dreptul de petiționare este stipulat în Constituție și este un drept de bază al cetățeanului. Potrivit articolului 41 alineatul 1 din Legea fundamentală, "cetățenii au dreptul să se adreseze autorităților publice perin petiții formulate numai în numele semnatarilor."

De asemenea canalul de comunicare poate fi verbal prin intermediul audiențelor sau prin comunicate, mass-media, etc. De obicei instituțiile publice organizează program de audiențe și la anumite intervale de timp ori cu ocazii speciale comunicări.

Astfel fiind o modalitate de comunicare și de asigurarea a transparenței decizionale, audiența este o modalitate prin care cetățeanul poate sa se adreseze direct conducătorului organului de administrație publică. Alături de audiență alte modalități precum dezbaterile publice, ședințele deschise, consultările, etc. sunt mijloace prin care se dorește informarea eficientă a cetățeanului.

Audiența presupune câteva etape, având în vedere că este un mijloc de comunicare oficial cu managerului instituției publice. Fapt pentru care publicul interesat care dorește să fie primit va trebui să consulte informațiile oferite în acest scop de către departamentul relații cu publicul. Acesta va completa o cerere, de obicei tipizată, care va cuprinde datele personale, alături de motivul pentru care a solicitat audiența.

Această cerere va fi înaintată către departamentul specializat care va înregistra documentul, în registrul constituit în acest scop. Astfel se acordă o caracteristică oficială audienței și se poate contabiliza numărul de cereri pentru audiență, principalele probleme, soluțiile, etc.

Persoana va fi primită în audiență de regulă de către persoana care conduce organul administrativ, sau de înlocuitorul acestuia, în funcție de orarul prestabilit.

În cadrul audienței se realizează o comunicare directă și personalizată. Astfel pentru a consolida și exprima faptul că este respectat cadrul legislativ este necesar urmărirea unor principii:

- gratuitatea acestui serviciu;

- egalitatea cetățeanului, evitându-se orice formă de discriminare ;

- acordarea timpului suficient pentru audiență;

- evitarea trimiterii de la instituție la alta , fără a prezenta interes pentru problema cetățeanului;

- oferirea unei soluții optime, iar dacă problema nu este de competența instituției oferirea unui minim de informații prin care persoana să fie îndrumată;

PREZENTAREA

INSTITUȚIEI PREFECTULUI DIN JUDEȚUL SATU MARE

Instituția prefectului are, potrivit legii, personalitate juridică, patrimoniu și buget propriu. Sediul instituției prefectului, denumit prefectură, este în municipiul Satu Mare, în Palatul Administrativ, proprietate publică de interes județean, aflat în administrarea Consiliului Județean Satu Mare.

Personal din cadrul instituției prefectului este format din înalți funcționari publici, funcționari publici de conducere, funcționari publici de execuție, funcționari publici cu statut special și personal contractual.

Este important de menționat că într-un județ nu există relații de subordonare fașă de prefect a primarilor, consiliilor locale, președintele consiliului județean sau a consilierilor județeni.

Instituția Prefectului - Județul Satu Mare asigură realizarea în județ a obiectivelor cuprinse în Programul de Guvernare, verificarea aplicării legii, coordonarea și conducerea eficientă a serviciilor publice deconcentrate, sprijin autorităților publice locale în vederea absorbției fondurilor structurale, gestionarea situaților de urgență, eliberarea și evidența pașapoartelor simple, eliberarea permiselor de conducere și certificatelor de înmatriculare a autovehiculelor.

Instituția Prefectului - Județul Satu Mare are un număr total de 74 de posturi, din care 3 înalți funcționari publici ( Prefect - Radu BUD, Subprefect - ALTFATTER Tamîs Ferenc și Cosmin BOTA), 5 funcționari publici de conducere, 53 funcționari publici de execuție și 13 personal contractual, cu următoarea organigramă: